第3章Excel-办公中的数据分析与处理.ppt
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1、第 3 章,Excel:办公中的数据分析与处理,办公自动化,2,【本章内容介绍】,在办公业务实践中,经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析,公司产品销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。 本章采用实例形式,以Excel软件操作为例介绍办公业务实践中常见的数据分析与处理方法,主要包括数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视、图表制作、公式与函数运用以及数据关联表格的操作。,办公自动化,3,【本章主要知识点】,Excel表格中内容填充的常用技巧 Excel数据库表格的特殊格式设置 Excel表格中数据有效性的设
2、置 Excel数据库表格中的排序与筛选 Excel数据库表格中的分类汇总操作 Excel数据库表格中的数据透视分析 Excel中的数据图表制作 Excel表格中公式和函数的使用 Excel中的关联表格操作,办公自动化,4,4.1 EXCEL数据分析与处理概述,在办公业务中,除了文字和表格之外,还需要经常进行有关数据处理,有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。,办公自动化,5,1Excel中的数据库表格简介,数据库就是与特定主题相联系的信息集合。在Excel中,数据库实际上就是工作表中的一个区域,是一个二维表。,办公自动化,6,2Excel中的数据分析与处理,Excel中有很多可以进
3、行的数据分析和数据处理功能,包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。 本章将对上一章的实例进一步进行介绍,包括对报名汇总表进行数据分析,例如:按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇总、对整个表格进行数据透视分析等;同时,本章还将利用Excel中的公式和函数进行笔试成绩的计算、筛选、查询,与面试成绩进行关联表格的综合处理等。,办公自动化,7,3Excel中的数据图表制作,利用Excel,可以轻松、快捷地制作各种数据图表。 这些数据图表可将枯燥的数字形象化,并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。 数据图表的类型很多,在办公实践中,
4、使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。,办公自动化,8,4.2 “报名信息汇总表”数据库的建立,4.2.1 建立“报名汇总表”数据库框架 4.2.2 “编号”列的自动序列填充 4.2.3 定义单元格数据的有效性 4.2.4 使用数据清单添加记录,办公自动化,9,制作效果,办公自动化,10,4.3 对“报名汇总表”进行数据分析,本节介绍利用Excel中的有关功能,对“报名信息汇总表”进行数据分析的操作方法,主要包括数据的排序、筛选、分类汇总与数据透视等功能。,办公自动化,11,4.3.1 对“报名信息汇总表”内容进行排序,1排序的依据 2按单个字段排序 3按多级字段排序 4特殊
5、排序方式,办公自动化,12,4.3.2 对“报名信息汇总表”内容进行筛选,1自动筛选 2高级筛选 3高级筛选时的注意事项,办公自动化,13,4.3.3 对“报名信息汇总表”中数据分类汇总,使用分类汇总,能够在数据库适当位置加上统计结果,使数据库变得清晰易懂。 对于本例,根据需要,可以对“性别”数据进行分类汇总,以便了解不同性别报名情况;也可以按照“学历”进行分类汇总,以便了解不同学历的报名人数;可以对“报考职位”进行汇总,以便了解各个不同职位的报名情况。 在执行分类汇总命令之前,首先应该对数据库按照待汇总字段进行排序。,办公自动化,14,4.3.4 对“报名信息汇总表”进行数据透视分析,1数据
6、透视表(图)的概念 2数据透视表的创建 3创建数据透视图 4数据透视表的更新 5删除数据透视表,办公自动化,15,4.4 利用数据图表表现数据之间关系,Excel数据图表能将工作表中的数据变为非常直观的图形格式,并且从图表上很容易看出结果,以及数据之间的关系和数据的发展趋势。,办公自动化,16,4.4.1 利用图表向导创建条形图,利用图表向导方法可以创建嵌入到原工作表中的柱形图表,该图表可以用来反应各地报考各种不同职位的人数情况,其样式效果如图4-27所示。,办公自动化,17,4.4.2 数据图表的格式设置与内容更新,1图表的组成 2图表的格式设置 3数据图表的内容更新,办公自动化,18,4.
7、4.3 利用快捷键建立单独的图表并进行格式设置,在上面的向导方法制作图表外的最后一个步骤中选择“作为新工作表插入”,即可制作一个单独的图表工作表。除此之外,Excel中还可以利用F11或Alt+ F1功能键快速制作单独的柱状图表,然后再进行三维效果以及其他项目的格式设置和修饰,,办公自动化,19,4.4.4 选取不连续区域制作表现各职位报考人数比例的饼图,对不连续区域的数据,也可以制作图表,这在饼状图制作中非常普遍。图4-36的饼图就是如此制作的,它用来反应各个岗位报名人数在总人数中的比例。,图4-36 选取不连续数据区域制作的饼图,办公自动化,20,4.5 笔试成绩的数据处理,上面的报名情况
8、经过审核、分析和汇总之后,下一个环节就是要对合格考生进行统一设置准考生编号,并举行统一考试,包括笔试和面试。在本节重点介绍考试成绩的处理方法,主要用到了Excel中的数据库表格设置、内容录入技巧、公式和函数使用以及关联表格操作等。,办公自动化,21,4.5.1 笔试成绩处理表的框架建立,招录过程的第一步是笔试,为此先建立笔试成绩数据库表格框架。 建立好的数据库格式框架如下图所示,还需要进行数据输入和格式设置工作。,办公自动化,22,4.5.2 成绩处理表中原始数据的输入,表格框架建立后,下一步就是要输入原始数据,输入时候需要注意以下几点: (1)“编号”字段可利用自动序列输入,为了使A4 单元
9、格中显示出“001”效果,需要在输入时现以单引号()开头,否则输入的“001”将只是显示为“1”。 (2)“性别”字段可以设置有效性,或者利用列表选择输入。 (3)三门考试课程对应的三个字段,需要先设置数据有效性(整数,范围0100),然后再进行数据的输入,这样才能较好地避免数据输入时的错误。,办公自动化,23,4.5.3 数据库表格的格式设置,1数据库标题格式设置 2字段标题格式设置 3条件格式化设置 4表格边框线设置 5间隔底纹效果的设置,办公自动化,24,4.5.4 用公式计算笔试成绩,笔试成绩的最后结果需要使用公式来进行运算。 公式的有关知识: 公式是对工作表中的数据进行计算和分析的一
10、种等式,它可以对工作表数值进行算术运算、关系运算和逻辑运算,同样也可以对字符数据以及其他数据进行运算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格,或者其他工作簿的工作表中的单元格。,办公自动化,25,公式输入应该遵循的基本规则,(1)公式输入时必须以“=”开头,公式中间不能包括空格。 (2)公式中的单元格引用,可以在编辑区直接输入,也可以通过单击该单元格或拖动单元格区域从而实现自动填入。 (3)用算术运算符号:+(加)、(减)、*(乘)、/(除)、(乘方),字符运算符号&(连接字符串)以及关系运算符号(大于)、(小于)、=(等于)等来说明公式的操作类型。 (4)在公式
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