第4、5讲长文档编辑.ppt
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1、第4+5讲 WORD 长文档编辑,2019/3/11,大学计算机二,2,主要内容:,1、使用大纲视图组织文档 2、使用主控文档 3、使用交叉引用 4、使用标记提取索引 5、编制目录,2019/3/11,大学计算机二,3,一、使用大纲视图组织文档,1.1 在大纲视图下创建新文档 步骤1:新建一WORD文档切换到大纲视图依次输入第一个标题;(标题应独占一行) 步骤2:用内建标题样式或大纲级别格式化文档后,切换到“页面”视图输入文本、图片等。 大纲工具栏,2019/3/11,大学计算机二,4,一级,二级,2019/3/11,大学计算机二,5,1.2选中标题或段落,1、如果要选中一个标题以及该标题下的
2、各级子标题和正文,将鼠标指向标题左边的 符号,待鼠标变成 形状时单击。 2、将鼠标移到某个正文段落左边的 小方块符号上,单击则选中该段落。,2019/3/11,大学计算机二,6,二、使用主控文档,使用Word 的主控文档,是制作长文档最合适的方法。主控文档包含几个独立的子文档,可以用主控文档控制整篇文章或整本书,而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样,在主控文档中, 所有的子文档可以当作一个整体,对其进行查看、重新组织、设置 格式、校对、打印和创建目录等操作。对于每一个子文档,我们又可以对其进行独立的操作。,2019/3/11,大学计算机二,7,2.1 创建一个新的主控文档,步骤1:新建一
3、WORD文档切换到大纲视图并显示大纲工具栏; 步骤2:用适当的标题样式创建一个文档大纲(即标题) 用内建标题样式或大纲级别对各级标题格式化; 步骤3:选择要设置为子文档的标题“大纲”工具栏上的 创建子文档按钮 步骤4:重复操作(3) “保存”钮(结果如下图),2019/3/11,大学计算机二,8,标题样式成为子文档的起始标题样式,用虚线框来标识子文档,以区别主文档中的内容与其他子文档,2019/3/11,大学计算机二,9,2.2 将已有文档转换为主控文档,步骤1:打开要转换为主控文档的已有文档切换到大纲视图并显示大纲工具栏; ; 步骤2:通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲 选定要
4、划分为子文档中的标题和文本 ; 步骤3:单击“大纲”工具栏中的 创建子文档按钮,创建子文 档。 步骤4:重复操作(3) “保存”钮(结果如下图),2019/3/11,大学计算机二,10,2.3 重命名子文档,在创建子文档时,Word 2000 会自动为子文档命名。此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中时,该子文档用的名字就是文档原来的名字。 步骤1:打开主文档,并切换到大纲视图。 步骤2:单击 “折叠子文档”按钮折叠子文档。 步骤3:Ctrl+单击要重新命名的子文档的超级链接,打开子文档。 步骤4:单击“文件”菜单中的“另存为” 命令选择保存的目录,输入子文档的新文件名 “保存” 钮。,
5、2019/3/11,大学计算机二,11,2.4 在主控文档中添加子文档,在主控文档中,可以插入一个已有文档作为主控文档的子文档。 步骤1:打开主控文档,并切换到大纲视图 “大纲”工具栏上的 “展 开子文档”钮,以激活 “插入子文档”钮。 步骤2: 将光标定位在添加已有文档的地方 单击“大纲”工具栏中的 “插入子文档”钮“插入子文档”对话框。 步骤3:“查找范围”框的文件列表中 找到所要添加的文件“打开”钮。,2019/3/11,大学计算机二,12,2.5 编辑单个子文档,步骤1:打开主控文档,并切换到大纲视图单击 “大纲”工具栏上的 “主控文档视图”钮; 步骤2: 将光标定位到要进行编辑的子文
6、档前面的 按钮上双击打开这个子文档。 步骤3:编辑完毕“文件”菜单 “关闭”命令。,2019/3/11,大学计算机二,13,2.6 拆分子文档,将子文档拆分为两个子文档,子文档的文件名由Word 自动生成。用户如果没有为拆分的子文档设置标题,可以在拆分后再设定新标题。 步骤1:在主控文档中展开子文档; 步骤2:在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档,也可以为其创建一个标题后再选定; 步骤3:单击“大纲”工具栏中的 “拆分子文档”按钮。,2019/3/11,大学计算机二,14,2.7 合并子文档,合并子文档是将几个子文档合并为一个子文档。 步骤1:在主控文档中,移动子文档将要合并的子文档两两相邻
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