稽核员之角色与权责.ppt
《稽核员之角色与权责.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《稽核员之角色与权责.ppt(56页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、稽核員之角色與權責,稽核之目的 稽核與檢查之區別 稽核員的職責 稽核小組長的職責 受稽核單位的職責 稽核員的特質 稽核員不應 稽核成員的選擇,稽核之目的,檢討環境管理的執行績效 確認有關法令、規範、規則及環境管理作業系統的遵守程序 確定需增修之規範、規則或環境管理作業系統 推動及提昇組織成員的環境管理意識及認知 評估重大環境考量面在避免衝擊方面的努力與績效,稽核與檢查之區別,稽核AUDIT 定義: 以系統化、獨立審查方法來驗證(verify)以建立原則或標準(政策、計畫、程序.)被遵循(conformance)之情形 systematic, independent and documented
2、 process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled 特性: 系統化(systematic):明確稽核內容與方法 獨立法:由利益不相關人員執行(Third Party) 確認計畫與執行之一致性(consistency)(做你所說的) 重點: 確認計畫與執行現況能否符合評鑑基準所隱含之要求與精神 實務化,稽核與檢查之區別(續),檢查(INSPECTION) 定義:實際(physical
3、ly)查核執行狀況 所以: 應該去AUDIT是否有做INSPECTION,而不是直接去做INSPECTION 在時間限制下需要由查核記錄等文件審查方式先初步瞭解其規定與執行狀況,然後用抽樣查核方式來驗證執行成效,稽核員的職責,熟悉法令規章及事業單位之安全規則與程序 熟悉稽核作業流程,秉持公正、客觀及嚴謹的態度執行稽核,確保稽核結果的正確性、完整性及一致性 維持對専業技術及一般工業/工程之應用與規範的知識 審查受稽單位現有與過去矯正措施的有效性 記錄觀察到的事實,並對稽核發現的缺失提出具體可行的改善建議 協助稽核組長完成稽核報告 藉由稽核過程將環境管理理念傳達給受稽核部門 保密,稽核小組長的職責
4、,蒐集受稽核單位的資料 籌備一個有效的稽核,選擇稽核員,事先與稽核員及受稽核單位溝通/開會 計劃並主持開始與結束稽核會議 領導稽核之執行,管理進度按時完成預定工作 安排組員之交通、住宿、餐飲 確保各稽核員評分標準一致 負責完成稽核報告之草稿及最後正式報告 發送稽核報告,受稽核單位的職責,準備會議室給稽核小組在稽核期間使用 安排會議及工作場所巡視之行程 將環境管理活動文件資料/記錄備妥在會議室備查 安排各稽核主題/區域之陪稽人員準時到場 審閱稽核報告初稿,並將不同意見註記在上 追蹤完成改進建議事項,並向環境及上級主管報告結果,稽核員的特質,誠實、正直、機智 有禮貌,記住自己是客人 上班時間內工作
5、(不加班) 不捏造、不加個人情緒的說明事實 準時赴約、不遲到、不早退 有備而來(針對稽核的主題) 永遠表現你對事務的興趣與熱心 不可低估你的建議事項所帶來的巨大衝擊 遵守事業單位之規定,並穿戴適當的個人防護具 不要怕說出我不懂,當你真的不懂的時候,稽核員不應,挑釁 主觀 懶散 易受影響 太容易下結論 優柔寡斷,稽核成員的選擇,經培訓之稽核員 考慮稽核員的獨立性 考慮其個性與人員相處的親和力、適應性 稽核員對受稽核單位所需要的技術與經驗足夠,而且有責任感,內部稽核的困難,稽核員面對朋友、同事、上司 個人處理稽核 欠缺支援、協助的人力. 不合作,拖延戰術 以生產品質優先,搪塞責任. 稽核者的權限問
6、題 職位低,內部稽核員的選擇,選擇資深主管 選自各部門 執行部門間的交叉稽核 透過事業單位/工作場所主管指派 事前與事業單位/工作場所溝通稽核員的要求(如有親和力、受人尊重,對稽核有認識、有責任感的人) 給予適當的訓練 至少需有一人是受訓合格之稽核員,外部稽核的特點,稽核結果較客觀 易發現平時疏忽之處 所需經費較高 對工作場所之作業/製程特性不甚清楚 慎選具有専業技術能力/背景之稽核員,稽核技巧,稽核前準備事項,擬定稽核計畫 通知受稽單位 瞭解受稽核單位組織架構,確定稽核範圍及主題 蒐集受稽核單位之相關資訊,瞭解其製程/活動狀況,並鑑別出顯著環境考量面、衝擊及其控制 審閱相關法令及公司的標準規
7、定 確立稽核之流程、方式與基準 溫習、熟記及備齊應攜帶的稽核檢核表及參考資料,環境管理稽核計畫表(範例),環境管理稽核通知書(範例),日 期: 稽核編號: 受文者: 發文者: 說 明:一、依據環境/安全衛生管理手冊、規定執行管理系統稽核。 二、受稽單位: 三、預定稽核時間: 四、稽核範圍(查核要項): 五、稽核領隊: 環境管理稽核員: 六、敬請指派受稽聯絡人,並請於下欄簽知後儘速影印兩份退回稽核領隊及安環處。 七、敬請惠予配合,謝謝。 安環處: 年 月 日 (請勿撕開,影印退回) *上列稽核通知已收知,本單位之受稽聯絡人為: *敬覆稽核領隊及安環處 受稽單位: 主管:,稽核流程,稽核前會議 (
8、必要時召開),人員訪談,記錄查核,現場檢查,稽核後會議 (必要時召開),稽核前會議,目的在於讓受稽核部門瞭解稽核的目的、範圍、方式、時程、特別注意和配合事項,使稽核工作能夠順利依時完成 稽核小組長得視實際狀況決定是否召開 參加人員得包括受稽部門各級主管和稽核人員 會議時間以30至40分鐘為宜,稽核技巧,在筆記本上記下那些地方要查驗 把要查核的地方告知稽核組員,並要他們完成現場查驗 充分利用文件紀錄/查核資料、人員訪談及現場查核之驗證方式 紀錄稽核過程中所發現之結果,將之整理列入稽核報告,稽核技巧(續),文件/紀錄查核 確認相關文件/紀錄之關連性與系統化 人員訪談(含作業人員及各階主管) 確認不
9、同階層的人員對同一事物的說法的一致性 現場查核 確認員工是否遵守標準作業程序;硬體設施是否符合規定/標準,稽核觀察紀錄表(範例),總頁數: / 受稽單位: 日期: 年 月 日,文件/紀錄查核,應查核之文件紀錄包括:各種工程技術文件、圖表之完整性與適時更新和其維持狀況、各管理程序所使用之申請和紀錄表單、檢查紀錄表、訓練資料與紀錄、評估報告等 鑑別出顯著的環境考量面及控制 審查相關的意外事故調查報告 以相關法令、規範及規則的要求為準評核之 列出需要再仔細查核的項目 注意文件紀錄應保存之期限,並查核其保存期限內之文件紀錄 為了節省時間,可將需要查核的文件記錄下來請受稽核部門準備好後再進行查核 必要時
10、亦須到現場去查核文件/紀錄 必要時影印一份,以利報告之撰寫,人員訪談,訪談對象應涵蓋各階層主管和基層人員 事先安排訪談時間,以不過份干擾受稽核部門運作為原則,必要時,在現場查驗過程中一併進行基層人員訪談 慎選訪談地點,避免受到他人的影響,必要時得採取單獨訪談方式 確保對方確實瞭解問題之內容和意義,善用各種不同解說方式,但須避免對問題作彈性解釋 儘可能訪談到各工作班之人員 避免個人主觀意見或吹毛求疵 避免於工作現場爭論或陷入情緒化爭辯 解釋不符合事項對部門的不利影響,溝通要領,問題(Question),查證(Check),觀察(Observe),採用開放式問題,避免使用封閉式問題 運用5W1H(
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 稽核 角色 权责
链接地址:https://www.31doc.com/p-2256436.html