专案文件与行政支援管理.ppt
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1、專案文件與 行政支援管理,講授時間:4小時,課程編號:E108,PMA專案助理/技術師課程之八,2,課程提要,專案文件之收發 專案文件之內容 專案文件之建檔與更新 專案文件之儲存與管理 專案辦公室之支援與管理 專案行政支援規劃與執行,3,專案文件的收發,記錄資料/文件/檔案來源 確認文件的正確性與時效性 整理及校對文件內容的一致性 發送至需要之利害關係人手中,4,組織內文件的類別,基本文件 行政文件 專案文件 教育訓練文件 流程說明文件 標準樣本文件 公文,5,專案文件,專案團隊經常投入40%50%的時間發展與處理專案文件。 文件檔案管理是知識管理(KM)的基礎。 專案文件管理的目的在使所有專
2、案利害關係人迅速、有效正確的找到所需的專案資訊。,6,專案文件的類別,專案概念階段:本階段以需求分析與定義為主,以初期規格及合約文件為輔。 分析報告 需求文件 合約文件 規格文件,7,專案文件的類別(續),專案計畫階段:本階段文件以根據需求、規格及合約文件所發展出的專案各主、次計畫書(專案相關基準)。 需求文件 專案計畫書(Project Management Plan) 附屬及支援文件,8,專案文件的類別(續),專案執行階段:本階段是實際執行專案活動及其控管所需之文件、報告、紀律與統計分析資料。 工程技術規格文件 採購招標/履約文件 會議紀錄工作簡報 績效評量審查文件 變更控制文件 流程、進
3、度、成本、品質分析報告,9,專案文件的類別(續),專案結束階段:本階段是專案最後終結所需彙整的專案經驗學習與總結檢討報告。 成效報告 結案報告 交接文件,10,文件的管理重點,檔案的產生、建立與更新 檔案的命名規則 檔案摘要 文件分類與關鍵字標示 檔案使用權限等級與管理 檔案的儲存架構與關聯 文件標準化 文件檢索與版本管理 文件備份與安全,11,專案文件檔案編號與建立,將專案之文件及紀錄以系統化方式編輯成一種檔案式的文件。 不論書面或電子檔案均應建立檔案編號以利儲存及檢索。 各類型專案文件應於專案開始初期即完成編碼規則,並要求專案成員及助理在製作文件時依據規則歸檔。,12,專案文件編碼,依WB
4、S編碼: 專案編號 - WBS碼 - 文件名稱 - 版本 例: 行銷008 001.002.001 專案計畫書 v001,13,專案文件編碼(續),2.依作業性質編碼: 專案編號 大綱編號 細目序號 - 版本 例: 軟發031 001- 011.0002 v001 (第31號軟體品質發展專案-計畫類-技術規格.產品編號-第一版),14,專案文件編碼(續),3.依產品型態編碼: 專案編號產品編號產品序號 大綱細目 例: 製033 10258 1023 001 011 (第33號生產製造專案-10258主機板-產品序號-計畫類-技術規格),15,文件的歸檔管理,電子資料檔: 定義檔案性質 建立子目
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