高效时间管理.ppt
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1、高效 时间管理,上海知度贸易有限公司,中企智汇企业管理顾问公司提供 中企智汇值得信赖的企业管理培训专家 ,P P P 表,目的:认识时间管理的重要性 目标:掌握时间管理的基本要领 过程:3.5课时 要领:吸收、消化、领悟 收获:成为时间管理的高手,课程结构,一、时间管理的概念和误区 二、时间管理的原则 三、时间管理的方法和技巧,第一部分:时间管理的概念和误区,时间是什么? 时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。 哲学家,时间的特性,供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得,什么是时间管理? 时间管理探索的是:如何减少时间浪费,以便有效的完成既定目标。 时间管理
2、的对象:不是时间,而是面对时间而进行的“自管理者的管理”。,什么是“时间的浪费”? 是指对目标毫无贡献的时间消耗。 什么是“自管理者的管理”? 你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权利下放,加上自我约束、持之以恒,才能跳效率,事半功倍。,正确管理的基础是时间管理 格里,一个活到72岁的美国人的时间花费,时间管理的重要性,寻找事业、家庭与社会生活平衡的需要 信息爆炸 竞争的压力 你的客户对品质的要求,第二部分 时间管理的误区,所谓时间管理的误区是指:导致时间浪费的各种因素。,误区之一 工作缺乏计划,我们为什么不做或不重视做计划,因过分强调“知
3、难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考 不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心 不知道如何做计划,工作缺乏计划的恶果,目标不明确 没有进行工作归类的习惯 缺乏做事轻重缓急的顺序 没有时间分配的原则,误区之二 组织工作不当,组织工作不当的具体表现,职责权限不清,工作内容重复 事必躬亲,亲力而为 沟通不良 工作时断时续,解决方案,首先学会如何接受请托 分清楚: 职务所系责无旁贷 ; 不合情理不合时宜; 无义务予以履行。 明智接受: 拒绝是量力的表现; 拒绝是保障自己行事优先次序的有效手段。,其次学会利用资源 管理者常犯的错误: 1.担心部属做错事
4、2.担心部属表现太好 3.担心丧失对下属的控制 4.不愿放弃得心应手的工作 5.找不到合适的下属授权,误区之三 时间控制不够,拖延商数测验 时间控制的陷阱: 1.习惯拖延时间 2.不善处理不速之客的打扰 3.不善处理无端电话的打扰 4.泛滥的“会议病”的困扰,误区之四 整理整顿不足,我们的思考,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。 帕金森定律的套用: 工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间。 文件的堆积将被扩展,以便对满可供堆积的空间。,当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫的递给他?当你需要一份信息时,你是否满文件夹的翻个底朝天? 下面是一份“文件处置
5、测验”,看看你的文件处置系统是否完善。,误区之五 进取意识不强,进取意识不强的主要表现,个人的消极态度 做事拖拉,找借口不干工作 唏嘘不已,做白日梦 工作间中闲聊,送给大家,昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 而今天则是随时可运用的现金 请善用它!,第二部分 时间管理的六项基本原则,原则一 明确目标,目标刺激我们奋勇向上 有目标才有结果 目标能够激发我们的潜能,如何选择或制定正确的目标,目标要符合自己的价值观 成功完全是一种个人现象,只有你所完成的事情跟你的价值观相符,你才会觉得成功。 要了解自己目前的状况,完整目标应具备的五个特征,具体的(specific) 可衡量的(mea
6、surable) 可达到的(attainable) 相关的(relevant) 基于时间的(time-based),原则二 有计划有组织的工作,所谓有计划有组织的进行工作,就是把目标正确的分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。,“有计划有组织”的具体体现,将有联系的工作进行分类整理。 将整理好的各类事务按流程和轻重缓急加以排序。 按排定顺序进行处理。 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 由于工作能够有计划的进行,自然也就能够看到这些工作应该按照什么此序进行,以及哪些是可以同时进行的工作。,计划制定的步骤,制定目标; 探寻完成目标的各种途径; 选定最佳的完成方式; 将
7、最佳途径转化成月/周/日的工作事项; 编排月/周/日的工作次序并加以执行; 定期检查目标的现实性以及完成目标最佳途径的可行性。,计划与行动,切实实行你的计划和创意,以便发挥它的价值,不管主意有多好,除非真正身体力行,否则永远没有收获。 实行时心理要平静,估计困难、做好准备、及时调整。,原则三 分清工作的轻重缓急,请看下面的行事次序,看看你自己平时喜好哪种方式,先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事; 先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事; 先做容易的事,然后再做难得事; 先做只需花费少量时间就可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能完成的事; 先处理资料齐全的事,然后再处理资料不齐全的事; 先做已排
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