股份公司公文文件管理规定.doc
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4、形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策、发布规章制度、实施企业标准、施行行政措施、请示和答复问题、指导布置和商洽工作、报告情况和交流经验的重要工具。1.3 文件管理总的原则是:准确、及时、安全。文件处理和文件控制力求做到规范化、制度化、科学化。技术文件、管理文件的控制, 具体按TS “文件控制程序”执行。1.4 公司总经理办公室文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具备有关专业知识。1.5 公司职能部门要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,逐步改善办公手段,努力提高公文处理工作效率和质量
5、。行文要少而精、注重效用。1.6 在公文处理过程中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定,确保国家和企业的机密安全。2 文件种类2.1 公司文件分为技术文件、管理文件、专用文件。2.1.1 技术文件主要有产品图样及设计文件、工艺文件、工艺装(设)备文件、采购文件、检验文件等。2.1.2 管理文件主要有职责职能、规章制度、质量体系文件等。2.1.3 专用文件指在一定的业务范围内使用,具有特定文件版头和处理程序的公文。2.2 文件一般分上行文、平行文、下行文三种。2.2.1 上行文指对上级机关的请示、报告等。2.2.2 平行文指同级单位之间联系的公函、通报等。2.2.3 下行文指对下级单位的规
6、定、通知、通告、通报、标准、命令等。2.3 文件使用范围2.3.1 凡股份公司职责范围内的事项,以股份公司行文。2.3.2 分厂、部门、子(分)公司文件:凡各单位职责范围内的事项,以各分厂、部门、子(分)公司行文。2.4 文件使用文种根据国家行政机关公文处理办法的有关规定,结合公司实际情况,本公司公文文种主要有:2.4.1 命令适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实施重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤消下级机关不适当的决定。2.4.2 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排。2.4.3 公告、通告“公告”适用于向国内外宣布重要事项,或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵
7、守或周知的事项。2.4.4 通知适用于批转下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关公文;发布规章;传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。2.4.5 通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要事项或情况。2.4.6 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问。2.4.7 请示适用于向上级机关请求指示、批准。2.4.8 批复适用于答复下级机关请示事项。2.4.9 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题;向有关主管部门请示批准等。2.4.10 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3 公文格式3.1 公文一般由发文机关、秘
8、密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关和时间等部分组成。3.1.1 发文机关应当写全称或者规范化简称,联合行文时,主办机关应当排列在前。3.1.2 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”、“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。3.1.3 紧急文件应当分别“特急”、“急件”。3.1.4 受控文件应当在文件封面盖上“受控”字样,并在“受控”字样下方编号。3.1.5 发文字号,包括机关代号、年号、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。3.1.6 上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。3.1.7 公文标题应当准确简要地概括公
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