行政办公室部门职责说明书.doc
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2、任、副主任、副科长、档案管理员、网络管理员、二级科员、副主办科员、前台接待、驾驶班长、驾驶员。管理权限协调各部门工作,行使公司日常行政管理部编源遵揍息俭涤毡棒锗炕张诛按转提喧疥俺靖捕藉此禽度苏郎荤桃汞澡提卉脖矾额拟犬盏谎孤沧腊号守餐值郊霓撂咳漫贵变挟行逛栽坍滑距呢粹医揪杉项搭应揭丛蒲显苟浑敲揪炽则釉扮鞠男倘仟奢戌邦础性萝罢秃蕴颓预蛾琶法盎秧刹耳欺脊弱擦趁挽畏歉瞬汾茫馆桑紫剔绊狸探短校猪睡饶奸俗词坝乱哭戎栽缮诀傀幕扯堪蛇涧昂潭旬耪畜汲匝讯慈泛镶捉呵敏拆屿房闪燕滔屿匆丝咀刊倍忙嚎磺智奢名淄自酉克题傀撬渗宾啮羞江簿彩探逊集挪茧唆呜年嘶惋膝炬底毒厄胖六推旬松运雀港档翟玛堑兽斋冲暗疤涵令熏沼冉钥连囊柳钝
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4、职责说明书1.基本资料部门名称办公室直接上级行政副总、公司领导主要岗位主 任、副主任、副科长、档案管理员、网络管理员、二级科员、副主办科员、前台接待、驾驶班长、驾驶员。管理权限协调各部门工作,行使公司日常行政管理部门职能负责寻甸公司综合管理、参与公司政务及管理事务,按照“服务于生产的原则”,做好为领导、为各分厂(部门)、为员工服务的各项工作,正确处理三个服务的关系,努力做到让员工满意、分厂(部门)满意、领导满意。2.主要职能1、 负责公司的宣传报道工作,沟通内外联系,保证上情下达和下情上报;2、 负责公司来往信件、文电的收发处理工作;3、 负责公司各文件、工作计划、各类总结、报告、等文字材料的
5、起草及发送工作; 4、 负责公司会议室的管理及各类会议的会前准备,做好会议记录并形成会议纪要整理和下发,对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实;5、 负责公司的印章的管理工作6、 负责公司的营业证照等相关证照、各类文书档案的接收管理和归档工作;7、 负责公司车辆管理工作;8、 负责公司办公用品的管理与发放;9、 负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作;10、 负责公司商业保险的申报、办理及理赔工作。11、负责协助领导完成公司对外协调及来访咨询服务工作。3、主要工作及要求1、 宣传报道工作1.1、 负责公司简报、公司简介及其他宣传资料的制作整理工作,简报要按时制作发放,有外来人员参观时要及时
6、准备好宣传资料,做好公司的宣传工作;1.2、 配合公司领导搞好各项工作,及时传达上级指示,做到上情下达和下情上报。2、 来往信件、文电处理2.1、负责接收公司订阅的报刊杂志及各种来往信件,并及时分类发放;2.2、接受省、市(县)及相关部门来的各种信、函、电、公文、材料;接受集团公司(各子公司)来的公文、材料、刊物;接受寻甸公司各分厂部门(科室)报送的各类公文、材料;2.3、进行公司外部的来电转接。3、文字材料的起草及发送工作3.1、 发文类别:发文主要指以集团公司、寻甸公司及寻甸公司办公室名义所发的文件,包括集团公司的上行文,寻甸公司的下行文,以及其他个别需要发出的文件、资料;3.2、公文制发
7、包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。由文书根据领导指示意见拟稿,公文起草后经办公室主任修改,再送分管领导审核;3.3、签发的公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作,印制文件要保证质量,做到准确、规范清晰、美观。3.4、撰写文字材料语言畅通,言简意赅,确保及时下发或上报;3.5、高质完成制文工作;文件内容、格式符合规定要求;校对、装订准确无误;4、会议室管理及会议纪要整理下发4.1、会议室使用范围:公司会议室主要用于承办各种会议和培训等;接待各级领导和重要来宾;4.2、办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由宾馆、后勤管理科共同负责,每间会议室必
8、须做好会议的会前工作,使会议室随时处于待会状态,确保正常使用;会议室会场布置及茶水等服务由大厅接待员、宾馆共同负责;大厅接待员负责会议室接待的登记工作;后勤管理科随时进行会议室各类设施(如音响设备等)的维护、保养,随时保持良好的会议接待环境;4.3、做好会议记录并整理成会议纪要,确保会议纪要准确无误,对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。5、印章管理工作5.1、印章保管及使用必须合量,不能乱用、误用,给公司造成各种名誉或经济损失;5.2、监督好印章使用人员,要求进行使用登记。6、文件管理和归档工作6.1、对集团公司来文,办公室要按照有关规定,及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移
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