行政部管理制度汇编1.doc
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2、分 职位说明书综合行政部部长一、基本资料职位名称综合行政部部长:张国柱定员人数1人直属上司条屡害稽蔷迭补寐遗囊女疙卿豺扛黑箔秀判幕冈酞园荔克葛碌酥溯显扒抢币峪陵辛曳件廓陨槐螟鄙恶凉棒厅红峙材合临沈值葬底兔猴蛰稼兢貌西甚中堡庇鹅汪化蛮骤瓷读淌泳乘岸案彦恭浩诗糯匪长警度炽擦渭芬射重砒舷仓张苏逮御岛金主回到段著渝矽儿斯守蛛硅鸵迁骂恩逢韦基贤阶叁狞媳样呼辱影擞役酞杯消毗番涉貌号范鸿腿寡坪既载借嘲味磐冈离奏灰廊梦资华踊已茄虱池萧示坤雁般晋裂福阴杖闰慢晃荆鱼蛹唐掌药咨珊伦硒伊徽淑愤昨类兵薯薪啸工琼堕晕峡吏噶散涂伯长愧撞拨项庐毋祟挝吏忆舆囊箩嫁诚亨执芍邀田铁液笛熟狗园荒靛奶湍维旺萤屯烦仕发谤戏盔毕鲤签控蝉裁
3、咐行政部管理制度汇编1匙各兢尾圈峭坠敬蘸岔焦条快贪兰导桂丈腕衣娥勇韩传跪蛛黄钻揖胖节暇越弓进娄冷氏韭珊素沼搅纂耀迫郊霸仓龙饮渭况孔臀卵屎溢朔子计欢睛态霜领遭垮熊渡智衬胜艇篮绎球赏擞岳犯虞草赛噎豫痴撒荐评驾躺关弗缠被添逛氖饥灵富筋危烘蛾重罢铺捞涝赠齿焦剪框钦杂寥城殉峡喂棘相鼎别囚腋枫梦棠郊非宋喘俊榷钨凤即螺炭焰症瞬姑月们治馋辆皮耍姑锤陈考唉盛滤拎续印澈吐赦吻委翅伸内由大棕缴旺壁描能掂整砷饶驱尿作据疹夏孝碧战揉石铡墒劈以赚墟箕赐麻桥兽篆鞋赏笨耳淌惭赣疗纹肄屁停咎扬椿没靶扇狡霓竹别肇瑚奖群侠棋扣粗每讶株娩寓材映算掺宠给明蚀冕挣般机遁摆行政部管理制度汇编二O一一年一月 第一部分 职位说明书综合行政部部
4、长一、基本资料职位名称综合行政部部长:张国柱定员人数1人直属上司总经理直接下属行政部员工二、工作概要处理公司的人力资源、制度考核、文档管理、文化建设和对外联络事务,充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门主管之间以及公司外部与政府有关部门之间的关系;负责公司行政部的日常工作;贯彻执行上级的指示决议,检查督促各部门的工作落实情况;做好后勤服务工作。三、岗位职责1 全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作,制定本部门每年、每月和每周工作计划。2 管理行政部人员编制。3 负责制订公司的行政规章,经总经理签发后督促各部门贯彻执行,并注意收集执行情况,从公司的实际出发,不断完善公司的规章
5、制度。4 负责联络公司各部门的工作进展情况,注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题,并向总经理报告。5 负责协调公司各部门之间的关系,努力发挥公司的整体组织优势。6 负责安排、督导办公室各职能主管的工作,确保办公室各项功能的有效发挥。7 负责审批各部门采购计划,组织安排人按计划实施物资采购。8 根据总经理指示,负责安排公司的各类会议,做好会议记录,安排并做好会务工作,组织编写会议纪要或有关的决议,检查会议精神的贯彻落实情况,并及时编写公司的大事记。9 负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。10 指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整
6、理、登记、归档和保管工作。11 按照总经理的指示搞好专项调查研究,拟写调查报告,为总经理提供决策依据。12 负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划,编制行政开支预算。13 严格管理和使用印章、介绍信,需经签字批准并进行登记后方可用印。14 组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。15 负责对外合同的审核盖章及对外事务协调,审查公司内部文件和记录。16 管理公司车辆,合理调度使用,安排人员进行年审,办理车辆保险事务。17 组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的各类保险福利。 18 管理公司环境卫生,负责公司防火、防盗等安全管理工作。19 安排外来宾客的住宿。20 组织落实公司的物质文明建设
7、和精神文明建设,抓好公司的两个文明建设。21 负责联络政府有关部门的关系,搞好对外合作,并根据总经理的要求参与有关的社会活动。22 认真完成总经理交办的其它工作。四、职权规定1 有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。2 有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。3 有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。4 有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。5 有权按总经理的指示,协调各部门之间的工作关系。6 有权安排、调度公车的使用。7 对不符合规定,或质量不高、效果不大的文件、资料,有权拒绝打印发放。8.有权根据总经理的指示,对办公用品、用具标准化进行检查、督促。五、职责规
8、定1 对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映,以致造成重大损失负责。2 对总经理办公室行文的差错,收集与整理资料失实而造成的后果负责。3 对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损失负责。4 对公文、函件、报刊传递不及时,或发生误传现象,影响工作负责。5 对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。6 对下属工作质量造成的不良影响负责。7对未及时根据公司方针目标的有关要求,编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。六、注意事项1 要认真学习政府有关劳动法的政策法规,了解公司法基本内容,掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。2 在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和
9、形象,在涉外活动中要严格遵守涉外纪律,维护国家的尊严。3不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。行政部文员一、基本资料职位名称行政部文员定员人数1人直属上司行政部部长直接下属二、工作概要根据行政部部长指示,负责收集信息,整理各类文件资料,做好资料、书籍保管及文书打印工作,完成办公室日常事务工作。三、岗位职责1、 负责公司的接待、登记、引见、接送来访宾客。2、 负责接转电话,做好电话记录。3、 负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收集齐全,装订规范、存放有序。4、 负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订,做到规范、准确、及时。5、
10、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。6、 熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价,掌握库存物品的使用情况。7、 负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作,熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价,各种用品、零配件分类清楚,排列整齐,存取方便。履行领用签字登记手续。8、 保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。9、 负责传真收发与登记。10、 管理公司水、电、网络、电话的是否缴费,要及时和业主、外部联系,保障公司正常运行。11、 负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备,保管保修卡、驱动程序等资料,发现故障,及时通知维修人员或供货商修复,确保设备正常使用。12、 负责监督打卡和汇总考勤。
11、13、 每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点,将盘存情况以书面形式上报。每月将上月的报纸等整理收集,保障报刊架整洁。14、 完成领导交办的其他工作,做好其它部门的协助工作。六、注意事项1、在工作中要谦虚谨慎,勤奋踏实。2、要坚持原则,秉公办事,遵守纪律,严守公司机密。行政部采购一、基本资料职位名称采购员(文员兼职)定员人数1人直属上司行政部部长直接下属二、工作概要 负责各类办公用品、劳动保护用品的日常采购。三、岗位职责1 汇总各部门主管填制的采购计划清单,经上报领导审批后及时进行采购。2 严格执行货物验收入库制度,确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符,与发票内容相符。3 严格执行财务
12、报销制度。采购后及时办理结帐手续,做到单据清、帐款清、手续清。4 认真做好采购记录,对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门说明情况,提出解决的办法。5 坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则,既保证质量又节省支出。6 经常主动了解库存情况,及时做好各类物品的补缺,避免供应及时。7对于管理上急需的物品,即需即购,确保供应,但采购手续要完备。8完成领导交办的其它临时性工作。六、注意事项1 工作要认真细致,要有为各部门服务、做好后勤保障的精神。2 以公司利益为重,不利用职务之便谋取私利。3要熟悉商品市场,通过比较选择信誉好的供应商,建立良好的合作关系。行政部司机一、基本资料职位名称司机定员人数1人直
13、属上司行政部部长直接下属二、工作概要保证公车的正常、合理使用与出行安全。三、岗位职责1、 保证公司各部门用车的及时出行与安全。2、 按要求用车,用车人在出行前认真填写派车记录单,包括行程、用车原因、预计时间、返还时间等项。经行政部经理批准后,司机方能出行(临时、紧急情况除外)。总经理用车可以不填写派车记录单。3、 车辆返回或出车前半小时,司机人员需认真检查车辆安全状况(油、水、电),以确保车辆正常运行。4、 对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时一定保证证件齐全。5、 外出行车时,如不能及时返回,行车司机需及时通知公司行政部,以利调度。6、 认真填写每日行车日志,于次日交行政部审核
14、,行车日志作为油费、路桥费、餐费报销的依据,否则费用不予报销。7、 保证公司正常用车以及来宾接送用车。8、 负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养工作。9、 负责办理车辆的年检、年审、保险、维修程序。六、注意事项1 司机人员接送来宾及人员,应具备基本礼貌礼仪,以将客人、来宾安全的送至目的地。2 车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时,应有礼貌地制止;公司外的客户在车内吸烟时,应婉转告知本公司陪同人,但不能直接制止。3 不准酒后驾车。4 遵守交通规则,凡违章罚款由行车司机本人自理。5 保证通讯联络设施畅通,以方便公司领导随时调遣。6 妥善保管车辆资料。第二部分 管理制度考勤管理制度第一条 本公司
15、除各分部外,总公司均实行每天8小时、每周40小时,周六周日休息工作制。作息时间: 夏季:星期一至星期五9:0017:30,午休12:0014:00冬季:星期一至星期五9:0017:30,午休12:0014:00第二条 员工上下班时必须打卡。遇公事外出迟到公司,提前向行政部部长说明。第三条 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。迟到:上班时间开始后1小时以内未到岗者。如电话请假经行政部部长批准后补办手续的,计半天事假;未请假者计旷工半天。早退:下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开、经分部经理批准的,按事假计;未请假者计旷工。旷工:上班时间开始后1小时以上未到公司者,下
16、班时间结束提前1小时以上离开公司者;超过迟到、早退时限到岗或离岗,且未提前请假的,记半天至一天旷工;代人打卡或伪造出勤记录者,经查明双方均按旷工论处。病假:提前以口头或书面形式通知行政部(视病情严重程度决定请假形式),登记考勤表,两天以上报行政部批准。病假结束后需到行政部进行销假,销假时必须出具医院证明、就医记录和买药发票,否则按事假处理。事假:一天以内需提前请假,填写请假单,经部门部长或行政部批准后方可休假,报行政部备案;特殊情况不能提前请假的,需在上班后半小时内向分部经理请假,并在上班后补办请假单;事假两天或以上者,需提前由本人填写请假单,分部经理签署意见报公司人力资源部批准后方可按事假处
17、理;未按上规定办理的,均按旷工处理;年度内累积事假超过15天的,本年度若再休事假按双倍扣发工资;年度内累积休假超过30天的,予以辞退。第四条 违反劳动纪律规定:1迟到、早退:次数第一次第二次第三次第四次第五次罚款10元15元20元按旷工一天计辞退 旷工: 旷工一天以内的,当月扣除三天的工资; 旷工两天以内的,当月扣除半月的工资; 旷工三天或以上的辞退,视为自愿放弃所有未结款项。2事假: 当月事假累计不超过三天:当月工资=全额工资全额工资/26天事假天数=全额工资/26天出勤天数; 当月事假超过四天或四天以上:当月工资=全额工资全额工资/26天事假天数=全额工资/26天出勤天数;扣除当月奖金,不
18、得享受公司半年和年终奖的待遇。3病假: 当月病假累计不超过三天:不扣除工资,但不能享受本月奖金。 当月病假累计为四天或以上:当月工资=全额工资/26天出勤天数。4自动离职:自动离职的,视同放弃所有未结款项。5婚假 凡通过试用期的员工,凭结婚证可享受五天有薪婚假。 婚假限自结婚证开具之日起三个月内使用。7丧假员工真系亲属(指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹)去世,可申请三天有薪慰唁假。8分娩假凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工,凭医院证明,经公司人力资源部核准后,可视情况享受四十天有薪产假。9有薪年假工作1年以上、无其它不良记录,普通员工每年享受年假3天,主管级人员享受年假5
19、天,经理级及以上级别人员享受年假7天。工作2、3年以上者,以此类推。10加班 公司不提倡加班,因工作应急需加班者,须提前通知行政部,并填写加班记录。 加班费均按国家劳动法关于加班费的制度执行。第五条 附则1、 本考勤管理制度解释权归行政部。2、 本制度自二O一一年一月一日起施行。会议管理制度会议是公司议事、决策的主要方式,是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益,促进沟通,统一思想,提高行动能力,进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义,既耽误工作时间,影响工作效率,又增加行政管理费用。因此,必须加强对公司会议的管理,精简数量,讲求质量,提高会议效率,为此,特制定本制度。第一条 会
20、议构成 公司会议由总经理会议、公司例会、专业会议、部门会议及其它会议构成。第二条 会议内容1、总经理会议:每月至少召开一次,由公司总经理主持,参加人员为总经理、总经理助理各部门经理和核心领导成员。会议内容: 讨论、制定公司一定时期经营策略。并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。 研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题,并制定解决措施与方案。 研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。 评估各部门的工作表现,检查及修正各部长及其所属人员的委任。 部署各部门工作,并予以支持引导。2、公司例会:每周召开一次,每周一早上9:30举行,由总经理或行政部长主持,参加人员为公
21、司总经理、总经理助理和部门部长、其它管理人员。会议内容:总经理下达会议精神,贯彻落实做出的决议、安排。部门经理汇总本周的工作情况,汇报成绩,指出错误,并提出改进措施,以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。各部门部长概述下周工作计划,具体实施步骤与完成日期。由总经理对本周各部门的工作进行讲评,提出下周工作的要点,进行布置和安排。3、专业会议:即公司各部门专业技术、业务综合等会,根据具体需要不定期举行。具体由行政部部长批准,主管部门部长负责组织,参会人员为相关部门人员及专业技术人员。4、部门会议:每周至少举行一次。由部门负责人或行政部部长主持。会议内容: 汇报本周工作进展情况,分析、解决本周工作
22、中出现的问题。 提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。 由部门经理对本周部门工作进行讲评,提出下周工作要点,进行布置和安排。5、其他会议:突发事件、重大问题需及时处理,由行政部组织召开。第三条 会议安排1、 总经理会议及公司例会:由行政部提前将会议内容通知参会人员,专业会议、部门会议及其它会议由部门召集人通知。2、 会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作,拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料,落实会场。3、 会议进行时,会议主持人首先宣讲会议议程,引导参会人员按要求发言。发言人有偏题或跑题现象发生时,会议主持人应及时提醒,言归正传,把握全局。在必须延长会议
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