教育部留学服务中心办公室制作2014年7月.ppt
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1、 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1 1 公文的写作与办理公文的写作与办理 幻灯片放映时,点击鼠标左键换行或翻页幻灯片放映时,点击鼠标左键换行或翻页 一、公文的种类一、公文的种类 二、公文的格式二、公文的格式 三、行文规则三、行文规则 四、公文的办理四、公文的办理 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 2 2 一、公文的种类一、公文的种类 依据依据教育部关于公文处理的若干规教育部关于公文处理的若干规 定定,教育部的公文种类有,教育部的公文种类有1212种种 : 令令 决定决定 公告
2、公告 通告通告 通知通知 通报通报 报告报告 请示请示 批复批复 意见意见 函函 会议纪要会议纪要 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 3 3 常用常用公文公文的拟制的拟制 中心常用的公文主要有:中心常用的公文主要有: 请示请示 报告报告 函函 签报签报 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 4 4 ( (一一) ) 请示请示 请示 用于向上级机关或领导请求指示和需 要上级机关或领导批准的事项。向教育部 有关司局请示工作采用“教育部司局签报” 的形式,向中心领导请示工作采用“教育 部留
3、学服务中心内部请示报告”的形式。 原由部分写所请示问题的根据和理由 事项部分写需要上级审批的具体事项 意见和建议部分写对请示事项的具体 想法 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 5 5 ( (二二) ) 报告报告 报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、 提出建议及答复上级机关的询问。向教育部报 告工作采用“教育部留学服务中心发文” 的形 式,向中心领导报告工作采用“教育部留学服 务中心内部请示报告”的形式。 专题报告是就某项具体工作呈报的 书面材料,用于某项工作完成中或完成后 向上级汇报情况时。 综合报告是在一定工作阶段或时间 内向上级汇
4、报本单位综合情况的书面 材料。如:年度工作总结。 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 6 6 ( (三三) ) 函函 函 用于机关或单位之间商洽工作、询问和 答复问题, 向无隶属关系的有关主管部门 请示批准等事项。 采用“教育部留学服务 中心发文”的形式。 商洽性函 在平等机关或不相隶属机关之 间相互协商或联系工作时使用,多用于商调 人员、联系工作或处理有关业务性事项等。 询问性函 在向对方机关询问有关问题或 征询某一涉及对方机关权限范围的事项的 处理意见,需要对方机关给予答复时使用。 答复性函 在答复对方来文所询问的问题 和事项时使用。
5、 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 7 7 ( (四四) ) 签报签报 签报是就一些具体事项向上级机关或领 导请示、报告工作的内部文书。它便于 文件办理和记载公文运转过程,它不在 教育部规定的12种公文之列。 教育部司局签报 主要用于向教育部有关 司局请示工作。特别规定:向国际司申请 办理出国团组任务批件须用此签报。 教育部留学服务中心内部请示报告 用于向中心领导请示、报告工作。 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 8 8 二、二、公文公文格式格式 中心的发文中心的发文 一般由发文
6、字一般由发文字 号、标题、主号、标题、主 送单位、正文送单位、正文 、附件、署名、附件、署名 和用印(盖章和用印(盖章 )、成文时间)、成文时间 、抄送单位等、抄送单位等 部分组成。部分组成。 发文字号 标题上下 各空一行 主送单位 抄送单位 正文 署名 成文日期 标题 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 9 9 (一)发文字号(一)发文字号 发文字号:发文字号:由发文单位代字、年份、序号三部分组成,排印于正文首页由发文单位代字、年份、序号三部分组成,排印于正文首页 第第 1 1 行的右端。(图示见第行的右端。(图示见第8 8页)页) 单
7、位代字:单位代字:中心的代字有中心的代字有“教留服教留服”、“教留函教留函”、“教留服党教留服党”3 3种种 。 以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向有隶属关系有隶属关系 的单位发文用的单位发文用“教留服教留服”; 以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向无隶属关系无隶属关系 的单位发文用的单位发文用“教留函教留函”; 以中国共产党教育部留学服务中心委员会名义发文用以中国共产党教育部留学服务中心委员会名义发文用“教留服党教留服党 ”。 年份:年份:四位数公元纪年,用六角括号四位数公元纪年
8、,用六角括号“”括入。括入。 序号:序号:发文顺序号发文顺序号, ,不编虚位不编虚位, ,不加不加“第第”字。如字。如: : 教留服教留服201420141616号号 说明:说明:采用采用“教育部司局签报教育部司局签报”格式纸时,在右下角格式纸时,在右下角“编号编号”一栏内填一栏内填 写发文字号,在正文首页不需要再写发文字号。写发文字号,在正文首页不需要再写发文字号。“教育部留学服务中教育部留学服务中 心内部请示报告心内部请示报告”不编发文字号。不编发文字号。 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1010 (二)标题(二)标题 标题一般由
9、发文机关、公文的主要内容、文种三部分标题一般由发文机关、公文的主要内容、文种三部分 组成,中心发文一般不在标题中写发文机关,只在上组成,中心发文一般不在标题中写发文机关,只在上 报重要的工作计划、总结、规章时写发文机关。报重要的工作计划、总结、规章时写发文机关。 标题应准确、简要地概括公文的主要内容。标题应准确、简要地概括公文的主要内容。 标题中除特定的内容加引号、法规名称加书名号外,标题中除特定的内容加引号、法规名称加书名号外, 一般不用标点符号。一般不用标点符号。 标题位于发文字号下方(标题上下各空标题位于发文字号下方(标题上下各空1 1行)行), ,分一行分一行 或多行居中排布;回行时或
10、多行居中排布;回行时, , 要做到词意完整。(图示要做到词意完整。(图示 见第见第8 8页)页) 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1111 (三)主送单位和抄送单位 主送单位是指受理公文的单位。通常上行文只能有主送单位是指受理公文的单位。通常上行文只能有 一个主送单位。一个主送单位。 主送单位位于标题下方,左侧顶格排印,并在名称主送单位位于标题下方,左侧顶格排印,并在名称 之后加之后加“冒号冒号”。(图示见第。(图示见第8 8页)页) 抄送单位是指除主送单位以外的需要告知公文内容抄送单位是指除主送单位以外的需要告知公文内容 的单位。的
11、单位。 抄送单位标注于公文末页下端抄送单位标注于公文末页下端 ( ( 成文日期之后成文日期之后 ) )。 (图示见第(图示见第8 8页)页) 主送单位和抄送单位都应写全称或规范化简称。主送单位和抄送单位都应写全称或规范化简称。 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1212 (四)正文(四)正文 正文是公文的主体,用来表述公文的内正文是公文的主体,用来表述公文的内 容。容。 从主送单位名称下一行开始排印。从主送单位名称下一行开始排印。 每自然段左空每自然段左空2 2字。回行顶格,回行时字。回行顶格,回行时 应保持数字、年份的完整。(图示见第
12、应保持数字、年份的完整。(图示见第 1414页)页) 正文中除特别需要外,一般没有图表,正文中除特别需要外,一般没有图表, 图表通常作为公文的附件。图表通常作为公文的附件。 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1313 (五)附件(五)附件 附件是附属于公文正文的其他材料,具有对公文进行补充说明或提供相关资附件是附属于公文正文的其他材料,具有对公文进行补充说明或提供相关资 料等作用。料等作用。 公文如有附件,在正文末尾空公文如有附件,在正文末尾空1 1行、左空行、左空2 2字排印。(图示见第字排印。(图示见第1414页)页) 只有一个附件
13、时,只有一个附件时,“附件说明附件说明”为:为: 附件:附件: 名称后不加标点符号,但应在附件首页首行顶格标注名称后不加标点符号,但应在附件首页首行顶格标注 “附件:附件:”字样字样 。(图示见第(图示见第1414页)页) 有两个以上附件时,有两个以上附件时,“附件说明附件说明”为:为: 附件:附件:1. 1. 2. 2. 并在相应的附件首页首行顶格标注并在相应的附件首页首行顶格标注“附件附件1: 1: ”、“附件附件2: 2: ” ” 字字 样。(图示见第样。(图示见第1414页)页) 通常附件与主件装订在一起,如附件较多(太厚),主、附件分别装订,应通常附件与主件装订在一起,如附件较多(太
14、厚),主、附件分别装订,应 在附件首页第在附件首页第1 1行顶格标注发文字号和附件标识。如:教留服行顶格标注发文字号和附件标识。如:教留服201420141 1号附号附 件件1 1: 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1414 图示图示 正文与附件 之间空1行 附件名称后 不加标点 附件标识 署名前面 空3-4行 成文日期 右空4字 标题用华文 中宋/加粗 正文用仿宋 与正文字体 字号相同 回行顶格- 段首空2字 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1515 (六)署名(六)署名
15、在正文(或附件说明)之后空在正文(或附件说明)之后空 3-4 3-4 行署名,排印在成文日行署名,排印在成文日 期的正上方。(图示见第期的正上方。(图示见第1414页)页) 以中心的名义发文,一般署以中心的名义发文,一般署“教育部留学服务中心教育部留学服务中心”。 下列情况署下列情况署 “ “中国留学服务中心中国留学服务中心”: 1. 1. 向外交部申办护照;向外交部申办护照; 2. 2. 向各国驻华使馆发函;向各国驻华使馆发函; 3. 3. 对外宣传、外事联络有关事宜;对外宣传、外事联络有关事宜; 4. 4. 向培训基地院校行文;向培训基地院校行文; 5. 5. 所属公司以中心的名义行文。所
16、属公司以中心的名义行文。 以中心党委的名义发文,署以中心党委的名义发文,署“中共教育部留学服务中心委员中共教育部留学服务中心委员 会会”。 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1616 ( (七七) ) 用印用印 除会议纪要外,公文应该加盖相应的印章。除会议纪要外,公文应该加盖相应的印章。 签报和传真以领导签名生效,通常不盖公章。签报和传真以领导签名生效,通常不盖公章。 印章要盖端正,位于发文单位名称的正中央。(图示见第印章要盖端正,位于发文单位名称的正中央。(图示见第 1414页)页) 当公文排版后所剩空白处容不下印章位置时当公文排版后
17、所剩空白处容不下印章位置时, ,应采取调整行应采取调整行 距、字距的措施加以解决距、字距的措施加以解决, ,务使印章与公文同处一面务使印章与公文同处一面, ,不得不得 采取标识采取标识 “此页无正文此页无正文” ” 的方法解决。(图示见第的方法解决。(图示见第1717页页 ) 用印、署名、发文单位标识三者应一致。用印、署名、发文单位标识三者应一致。 代章应在署名处标明代章应在署名处标明“(代章)(代章)”字样。字样。 教育部留学服务中心办公室教育部留学服务中心办公室 制作制作 20142014年年7 7月月 1717 图示图示 章不能 压正文 不正确- 印章和 正文应 同一页 教育部留学服务中
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