文书档案管理.ppt
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1、文书档案管理,主讲:刘少霞 电话:13518828986,一、档案的概念 档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录。 档案是由文件有条件地转化来的。 办理完毕的文件才能作为档案保存。 对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。,按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案。 档案来源广泛,内容丰富,形式多样。 二、档案的作用 凭证作用 参考作用,第一节 全宗,全宗是一个独立的机关、组织或人物在
2、社会活动中形成的档案有机整体。,第二节 档案收集工作,一、文件的收集 接收本单位需要归档的文件 建立健全有关制度,强化执行制度的力度,二、文件的鉴定 确定文件材料归档和不归档范围 文件材料归档范围 凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。机关文件材料归档应体现“以我为主”的思想,突出立档单位的主体地位,尽量避免文件材料重复归档的问题。,会议文件: 本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录 ; 本机关召开工作会议、专题会议和联合召开会议的文件材料( 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、 典型材料、代表发言材料、交流材料
3、、简报 ),计划、总结、统计、调研等文件材料 本机关编辑、编写的文件材料 大事记、组织沿革、 简报、情况反映、工作信息等文件。,本机关业务文件材料 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料; 本机关的请示与上级机关的批复、批示。同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料; 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿; 机关联合行文的文件材料。,行政管理、执法活动中形成的文件材料 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 执法检查情况汇总、通报,整改通知等文件材料 行政管理工作中形成的审批、审查、核准 固定资产投资、科技
4、计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料,不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料; 许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料; 行政管理工作中形成的备案文件材料; 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料。,出国形成的文件材料 出国审批手续、执行日程、考察报告 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料,人事工作制度、规定、办法等文件 人事任免文件 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 对本机关有关人员的处分材料 职工录用、转正、聘任、调资、定级
5、、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件,人事考核、职称评审工作文件材料 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 职工名册,党、团、工会工作活动中形成的文件材料 工作报告、总结,换届选举结果 重要专项活动的报告、总结等 党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料 情况反映、工作简报 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 保卫部门的安全检查、调查记录 本机关处理人民来信来访的文件材料,本机关事务管理文件材料 房产、土地所有权和使用权的文件材料 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 机关财务预算,机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续
6、、招标投标、购置等文件材料 ,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料,职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手 续 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请,上级机关制发的文件材料 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料,同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 下级机关报送的文件材料 重大问题的专题报告 年度和年度以上的计划、总结、统计材料,文件材料不归档范围 上级
7、机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;,本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;,同级机关文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料; 下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。 另外,根据档案法第10条第2款规定:国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。,确
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