公文写作与处理2011.ppt
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1、公文写作与处理,任课教师:范瑞雪 联系:QQ 1352645563 手机 13506407986,公文写作与处理,课程时间 2-16周(2011.9.612.13) 最后一节随堂考试,公文写作与处理,课程内容 1.国家行政机关公文概述 (概念、特点、作用、种类、格式、行文规则、拟写要求); 2.具体分析13种行政公文的适用范围和写作要领; 3.国家行政机关公文的处理程序和要求。,公文写作与处理,关于参考书 网上下载: 国家行政机关公文处理办法(国务院发布) 中国共产党机关公文处理条例 (中共中央办公厅印发),第一讲 什么是公文,一、行政机关公文的概念 二、行政机关公文的特点 三、行政机关公文的
2、作用 四、行政机关公文的种类,第一讲 什么是公文,基础写作:主要研究写作的普遍规律和方法 文学写作:主要研究文学创作的一般规律和技巧 应用写作:主要研究应用文体的写作规律和方法,第一讲 什么是公文,文学作品:小说、诗歌、散文、戏剧 (审美愉悦) 法定公文:党、政公文 文章 通用文书 事务文书(约定文书) 公务文书 应 用 文 专用文书 (实际应用) 私人文书,第一讲 什么是公文,一、行政机关公文的概念 “上古结绳而治,后世圣人易之以书契,百官以治,万民以察。” 周易系辞,第一讲 什么是公文,一、行政机关公文的概念 行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是
3、依法行政和进行公务活动的重要工具。 (国家行政机关公文处理办法第一章第二条, 2000年8月24日国务院颁布) 这一概念,限定了行政公文作为法定文的特有属性,即“法定效力”和“规范体式”,这是行政公文区别于一般事务类文书的重要特征。,第一讲 什么是公文,党、政、军、人大、法院机关公文处理: 中国共产党机关公文处理条例中共中央办公厅1996年5月3日印发 国家行政机关公文处理办法国务院2000年8月24日印发 中国人民解放军机关公文处理条例中央军委2005年10月8日印发(是对中央军委办公厅1992年版本的修订) 人大机关公文处理办法全国人大常委会办公厅参照国务院办法于2000年1月15日印发
4、人民法院公文处理办法最高人民法院1996年4月9日印发。,第一讲 什么是公文,广义:公务文书简称公文 狭义:行政机关公文和党的机关公文的文种 以行政公文为例,第一讲 什么是公文,第一讲 什么是公文,二、行政机关公文的特点 1.法定的权威性(写作主体;公文内容;强制力) 2.鲜明的政治性、政策性(政治内容) 3.一定的时效性(现实执行效用) 4.严格的规范性(从形成到处理),第二讲 行政公文的格式,第一讲 什么是公文,三、行政机关公文的作用 1.指挥组织作用 2.联系沟通作用 3.宣传教育作用 4.准绳规范作用 5.记录凭证作用,第一讲 什么是公文,四、行政机关公文的种类 我国现行的行政公文主要
5、有:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。 (国家行政机关公文处理办法2000年8月24日国务院颁布) 1951年7类12种 1987年10类15种 1957年7类12种 1993年12类13种 1981年9类15种 2000年13种,第一讲 什么是公文,行政机关公文的种类(适用范围): (1)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。 (2)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (3)公告 适用于向国内外宣布重要事项
6、或者法定事项。 (4)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,第一讲 什么是公文,行政机关公文的种类(适用范围) : (5)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 (6)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 (7)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (8)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。,第一讲 什么是公文,行政机关公文的种类(适用范围) : (9)请示 适用于向上级机关请求指示、批
7、准。 (10)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (11)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (12)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 (13)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,第一讲 什么是公文,1993年11月21日国务院办公厅发布国家行政机关公文处理办法 命令(令) 议案 决定 指示 公告、通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 12类13种,2000年8月24日国务院发布国家行政机关公文处理办法 命令(令) 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 13种,第一讲 什么是公文,
8、第一讲 什么是公文,1996年5月3日中共中央办公厅印发中国共产党机关公文处理条例 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 14种,2000年8月24日国务院发布国家行政机关公文处理办法 命令(令) 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 13种,第一讲 什么是公文,第一讲 什么是公文,行政机关公文的种类(归类): 按公文来源 收文,发文;内部公文,对外公文 按行文方向 上行文,下行文,平行文,(泛行文、通行文) 按功能 指挥性公文,知照性公文,报请性公文,商洽性公文 按密级 一般公文,秘密公文,机密公文,绝密公文
9、 按紧急程度 平件公文,急件公文,特急公文,第一讲 什么是公文,行政机关公文的种类(使用原则): 现行行政机关公文文种使用原则: 2000年办法第二十五条作出了明确的规定:“公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。”,第一讲 什么是公文,(1)要符合行文的目的 (2)要符合法定作者的职权 (3)要符合与主送机关的行文关系 同一组织系统中的上下级之间属于领导与被领导的关系 同一组织系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的业务指导与被指导关系 同一组织系统中同级机关之间的平行关系 非同一组织系统的机关之间(不分级别高低)的不相隶属关系,第一讲 什么是公文,行政机
10、关公文的种类: 备,第二讲 行政公文的格式,公文的格式,即公文的规格样式,包括公文的构成要素、各要素在文面上的排列顺序和标识规则、用纸要求及印装规格等。公文的格式具有规范性和相对确定性,这是它和一般文章不同的重要标志之一。,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,国家行政公文的格式(GB/9704-1999 国务院办公厅秘书局编)对国家行政机关公文格式规定非常细密: 公文用纸主要技术指标 公文用纸质量,纸张白度,横向耐折度,不透明度,PH值 公文用纸幅面及版面尺寸 公文中图文的颜色 排版规格 制版要求 印刷要求 装订要求 公文中各要素标识规则,第二讲 行政公文的格式,公文从整体结构上看
11、,可以分为眉首、主体和版记三大部分,各部分又有各自不同的构成要素。 办法第三章第十条规定:“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、|标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、 | 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”,第二讲 行政公文的格式,1. 眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首: 秘密等级和保密期限;紧急程度;发文机关标识;发文字号;签发人。 2. 主体 置于红色反线(不含)以下主题词(不含)之间的各要素统称主体: 标题;主送机关;正文;附件说明和附件;成文日期和印章;附注。 3. 版记 置于主题词以下的各要素统
12、称版记:主题词;抄送机关;印发机关和印发日期。,行政机关公文的格式眉首,眉首: 发文机关标识 发文字号 秘密等级和保密 期限 紧急程度 签发人,000001 机密一年 特 急 文件 20001号 关于的通知 : ,秘密 特急 文件 签发人: 20001号 关于的请示 : ,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,眉首: 发文机关标识: 由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”两字组成,联合行文,主办机关应排列在上,其他机关在下依次排列,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如果联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。,第二讲 行政公文的格式,眉首: 发文字号: 是由发文机
13、关按行文时间先后顺序编排的公文代号,由机关代字、年份和序号组成,三部分缺一不可,且三者顺序不可随意调换。如“国发200923号”,“国发”是机关代字,代表国务院,“2009”是年份,“23号”是该年的发文序号,这个发文字号表示这份公文是国务院2009年下发的第23 号文件。,第二讲 行政公文的格式,眉首: 2002政发8号 政发200208号 政发028号 政发(2002)8号 政发20028号 政发8号,第二讲 行政公文的格式,眉首: 秘密等级和保密期限: 绝密、机密、秘密 紧急程度: 特急、急件 签发人: 办法规定:“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,请示应当在附注处注明联系人的姓名
14、和电话”。,第二讲 行政公文的格式,主体: 标题: 应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题有完全式标题和省略式标题两种形式。 完全式标题由发文机关、事由和文种三个要素组成: 财政部关于开展财务大检查的通知 省略式标题是指可以根据实际情况,省略其中的一两个要素: 省略发文机关:一般见于使用版头的公文。 省略事由:有些公文,如命令(令)、公告、通告等,常常省略事由,如中华人民共和国主席令、新华社公告、交通管理局通告。 文种不可省略:,第二讲 行政公文的格式,主体: 正确选用公文文种名称。 标题的事由一定要写“事” 标题的语言要简洁明了。 标题结束不加标点符号
15、,标题本身不用书名号;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。,第二讲 行政公文的格式,主体: 关于请求成立局处的报告 关于削减粮食定购任务的请示报告 关于开展计划生育的情况 关于我区开展拥军爱民活动情况的汇报 关于要求增拨化肥的申请,第二讲 行政公文的格式,主体: 市物资局关于购销油石、砂轮、金刚砂等物资的管理措施请转告所属单位执行的通知 市区人民政府为加强交通安全管理请于路上禁止重型卡车行驶的请示 局关于投机倒把的通知,第二讲 行政公文的格式,主体: 国务院批转国家税务总局关于进一步推进依法治税加强税收管理报告的通知 国务院办公厅转发国务院住房制度改革领导小组关于全面推进城镇住
16、房制度改革意见的通知,第二讲 行政公文的格式,练习题:指出下列标题中存在的问题,并加以修改。 (1)某食品加工厂对产品检验工作做了几条规定,其发文标题为:食品厂关于提高产品质量,造福人类,加强成品检验工作的通知。 (2)某化工厂为本厂机构调整问题向上级请示,行文标题为:关于化工厂机构调整问题的请示。 (3)某市商业局为贯彻上级指示,制止商品流通过程中的不正之风而发通知,标题为:市商业局关于制止不正之风的通知。,第二讲 行政公文的格式,(4)省厅严格控制会议费用规定的通知 (5)关于请求追认同志为革命烈士的报告 (6)科技部高级专家离退休问题的函,第二讲 行政公文的格式,(7)财政局关于更新医院
17、锅炉设备的请示报告 (8)厂关于下半年建立中心实验室需要增添部分仪器设备,请求批准从费用中开支的请示 (9)国家人事部、国家劳动总局、教育部关于原是民办教师或集体所有制企事业单位的正式职工考入高等学校和中等专业学校毕业后是否实行见习期问题的通知,第二讲 行政公文的格式,主体: (2)主送机关:指公文的主要受理机关,行文的主要对象,应当使用全称或者规范化简称、统称。除决定、公告、通告、会议纪要等公文外,公文一般都应写主送机关。 如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”。 “政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题
18、、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。”,第二讲 行政公文的格式,主体: (3)正文: 开头、中间、结尾 缘由事项(事实)要求,第二讲 行政公文的格式,主体: (4)附件说明和附件: 附件是指用于补充说明正文内容的有关文件、材料,如图表、名单、规定等。,第二讲 行政公文的格式,主体: (5)成文日期和印章:成文日期是公文生效的时间。 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 经会议讨论通过的公文,以会议通过的日期为准 成文日期要用公历,用汉字书写,不能用阿拉伯数字,同时,年、月、日要齐全,不能省略
19、或简化年份,如“二九年三月十五日”,中间的“”不要写成“零”,也不是阿拉伯数字的“0”。 零壹贰叁肆伍陆柒捌玖 一二三四五六七八九,第二讲 行政公文的格式,主体: (5)成文日期和印章: 单一机关发文 两个机关联合行文 三个或三个以上单位联合行文 “此页无正文”,第二讲 行政公文的格式,主体: (6)附注: 对公文的发放范围、使用注意事项加以说明,如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。,第二讲 行政公文的格式,版记: (1)主题词: 主题词是用于提示公文内容,便于公文检索查询的规范化词,通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。国务院主题词表 办法规定:“公文应当标注主题词。上行文
20、按照上级机关的要求标注主题词。”标引主题词,应使用主题词表,要做到准确、规范,原则上3-5个,先标类别词,再标类属词;在标类属词时先标内容词,再标形式词。,第二讲 行政公文的格式,版记: (2)抄送机关: 是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称。 如果主送机关移至主题词下,标识方法同抄送机关。,第二讲 行政公文的格式,版记: (3)印发机关和印发日期: 印发机关是指公文的印刷主管部门,一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。 印发日期以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识。,行政机关公文的格式版记,公文末页版式:,。 附件:1. 2. () 主题词: 抄送:, 。
21、 2001年月日印发,。 附件:1. 2. 主题词: 抄送:, 。 2001年月日印发,二一年一月一日,二 一年一月一日,。 附件:1. 2. 二一年一月一日 主题词: 抄送:, 。 2001年月日印发,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,第二讲 行政公文的格式,练习: 1.为某机关设计一份通知首页样式,机密特急文件,保密期限一年。 2.设计一份公文末页样式,这是两个机关联合行文,附件两件,抄送机关若干。,第三讲 行
22、政公文的行文规则和拟写要求,行政公文的行文规则 行政公文的拟写要求,第三讲 行政公文的行文规则和拟写要求,办法第四章 行文规则(13-23): 第十三条 行文应当确有必要,注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。 第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。 部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。,第三讲 行政公文的行文规则和拟写要求,第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关
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