公文写作及处理注意事项.ppt
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1、新台泥(杭州)企业运营管理有限公司 行 政 部 二零一二年三月 公文写作及处理 注意事项 1 2 3 4 公文格式 公文行文规则 5 发文办理 收文办理 公文归档 天头(上白边):37mm1mm 地脚(下白边):35mm1mm 订口(左白边):28mm1mm 翻口(右白边):26mm1mm 版心尺寸:156mm225mm 公文页边公文页边 与版心尺寸与版心尺寸 A4纸:210mm297mm 371 天头 281订口 156 225 210 297 26mm1mm翻口 35mm1mm地脚 公文的格式、文字、印 章都必须在版心中间, 不能出现在白边当中。 公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成:
2、置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首 ; 置于红色反线以下至主题词(不含)之间的各 要素统称主体; 置于主题词以下的各要素统称版记。 公文格式的组成 眉 首主 体版 记 份号 秘密等级 紧急程度 发文机关 标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效 标识 附注 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 份数 公文格式 Add Your Title 公文中各要素标识规则 眉首,是公文的“头”。 1、发文机关标识(必要项):发文机关名称“文件”二字组成 ,如“安徽海螺水泥股份有限公司文件”;字体字号:提倡使用小标宋 体字,颜色为红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,
3、宽度不超 过15mm 。 2、发文字号(必要项):由发文机关代字、年份、序号组成,3号 仿宋体字; 年份用阿拉伯数码,用六角括号“ ”括入;序号不编虚 位(即1不编为001),不加“第”字。如:台X政2012第04号(错 )应为:台X政20124号); 位置:在发文机关标识下空两行。 3、反线:宽度同版心,即线体为1.75磅,长156mm 。 4、秘密等级:此要素不常用,如发文机关认为有必要,可用3号黑体字 ,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。 5、公文份数序号:不是所有的公文都要编制份数需要,带有密级的公 文要编制份数序号。序号编制不少于两位。 6、上行文需标注签发人,下行文不必标
4、注,字体为3号仿宋体字,签发 人姓名用3 号楷体字,平行排列于发文字号右侧,居右空1字。如有多个签 发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单 位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号 与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 台泥(广安)水泥有限公司文件 台(广)政20121号 公文中各要素标识规则 主体,是公文的“身”。 1、公文标题:红色反线下空1行,2号黑体字,回行时,要做到词意完整 ,排列对称,间距恰当。 2、主送机关:标题下空1行,左侧顶格3号仿宋字体,回行时仍顶格;最 后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机
5、关应为全称、规范化简称等。 3、公文正文:主送机关下一行,每自然段行首均空两字,数字、年份不 能回行。 4、附件:正文下空一行,左空两字用三号仿宋字体标注,后标全角冒号 和名称。如文件有多个附件,则在附件后用阿拉伯数字标注,附件名称后不加 标点符号。如: 附件:1. 2. 关于 的通知 : 。 特此通知。 附件:1. 2. (附注: ) 附注是需要说明的其他事项,上行 文请求必须告知联系人姓名,联系 电话,以附注的形式标注。附注用 三号仿宋字体,加圆括号在成文日 期下一行左空两字标注。 二一一年月日 5、成文日期:用汉字书写,即俗称“大写” ,不能用阿拉伯数字和汉字共 用,同时年月日要标全,“
6、”不能写成“0”或“零”。位置应下空2-3行。 6、印章:单一机关制发的公文的落款处不署发文机关名称,只标识成文时 间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时 间。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即以下弧压在成文日期上;当印章下 弧有文字时,采用中套方式,即印章中心压在成文日期上。 当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机 关印章在前;两个印章均压成文时间。 当联合行文需加盖3个以上印章时,应将各发文机关名称(可用简称)排在 发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出 版心;最后一排如余一个或两个印章,均
7、居中排布;印章之间互不相交或相切; 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 注:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距 的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方 法解决。 公文中各要素标识规则 版记,是公文的“脚”。 1、主题词:用3号黑体字,居左顶格,后标全角冒号;词目间空1字;一 般标注25个主题词 。 2、抄送机关:在主题词下一行;左空1字,用3号仿宋字体,后标全角冒 号,抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;最后标句号。 3、印发机关和印发日期:位于抄送机关之下(无抄送机关位于主题词之 下)占一行,用3号仿宋字,左空
8、1字;印发日期右空1字。 4、版记中的反线:各要素均要加一条反线,长度同版心。 注:页码用4好仿宋阿拉伯数码标识,居中。首页也一并编号(如文件仅 一页可不编页码),页码格式为:-1-,-2-。 -6- 注意事项: 1、数字、年份不能回行(阿拉伯数字、年份不能分成两行)。 2、标题序号“一、(一)、1、(1)” 3、除特定需要汉字外,正文中一般使用阿拉伯数字。 在公文中主要使用阿拉伯数字,如表示数量、长度、高度、面积、 体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞 色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。 如: “ 50% ”不能写成“百分之五十” “21世纪90年代”不能写成“
9、二十世纪九十年代” “党的十七大”错成“党的17大”。 (发文份数序号用阿拉伯数,顶格 标识在版心左上角第1行) (发文机关标识距至版心上边缘25mm) (发文机关标识居中,用红色小标宋字体,宽度为15mm) (空2行) 发文字号:机关代字+年号+序号,用3号仿宋 字,居中排布,用六角括号 注:机密等级如无需与保密期限同时标识,则 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两 字之间空1字;紧急程度如无需与机密等级、保 密期限同时标识,则用3号黑体字顶格标识在版 心右上角第1行,两字之间空1字。 (序号距上页边为37mm) (空1行) 公文标题用2号黑体,居中排布,一 般由发文机关名称、事由、文
10、种三 部分组成 (空1行) 主送机关左侧顶格,3号仿宋字体 ,名称后全角冒号 正文字体为仿宋3号,行间距28- 30磅 附件:1. 特此通知换行,后加“句号” (空1行) 附件与结束语之间空1行,3号仿 宋字体,后标全角冒号,附件名 称后不加标点符号, (空2-3行) 上不压正文,压日期,骑年盖月 成文日期右空4字 主题词为3号黑体,居左顶格,后 标全角冒号,词目用3号黑体,词 目之间空1字,不用顿号。 抄报或抄送机关使用全称或规范化的简称 ,左空1字,3号仿宋字体,抄送机关间用 逗号隔开,回行时与冒号后抄送机关对齐 ,结尾用冒号。印发机关前也空1字。 印发日期右空1字 -1- 页码为4号仿宋
11、阿拉伯数码标识。仅一页,首 页无需编号,如多页,首页要一并编号。 版记中的反线长度同版心 (机密等级、保密期限用3号黑体字,顶格,标识在版心 右上角第1行,两者之间用“”隔开;紧急程度用3号黑 体字,顶格标识在版心右上角第2行,两字之间空1字。) 红色反线与版心等宽,位于发文字号下4mm处 (附注: ) 001机密一年 特 急 1、发文字号不规范,应为 201123号, 居中标识 2、标题不规范,应将“印发”改为“转发” ,引号改为书名号 3、缺少主送机关,应写明收文单位名称 4、附件说明不规范,应具体写明附件标题, 空2字 5、成文日期不规范,应用汉字写全,即“二 一一年四月二十三日”;应加
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