公文写作培训.ppt
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1、公文写作,讲师 谭小芳 13733187876 ,一、公文的含义 二、公文的基本构成要素 三、公文的写作程序 四、公文的特征与作用 五、公文写作的基本原则和要求 六、常用规范性公文的写法,公 文 写 作,公文是公务文书的总称,是国家机关和企事业单位实行管理、处理政务、事务和社会团体办理公务的工具。,公文的含义,公文的基本构成要素:,公文写作程序,1.明确意图 2.确定主题 3.选择文种 4.收集材料,(一)公文写作前的准备,(二)拟制文稿,首先要拟写提纲。,法定公文,党的机关公文14种,行政机关公文13种,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,命
2、令(令)、决定、公告、 通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,非法定文书,讲话类:工作讲话稿、专题讲演稿、会议讲话稿(开幕式、闭幕辞、祝辞、座谈会发言等) 调研建议类:调查报告、检查报告、研究报告、建议、提案 工作计划类:工作规划、计划、方案、要点、思路、安排 工作总结类:综合总结、专题总结、年度总结、阶段总结 规章类:实施细则、章程、规程、准则、公约、制度,非法定文书,宣传教育类:简报稿、典型材料 契约类:意向书、协议书、合同、协定 礼仪类:贺辞 、欢迎辞、答谢辞、悼辞、颁奖辞 书信类:倡议书、聘书、保证书、申请书、感谢信、证明信 告启类:布告、公示、告示、启事、海报
3、、声明 记录类:大事记、会议记录、工作日志,其次是安排结构。,法定公文,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,下行、平行公文首页格式,上报公文首页版式,1. 文头格式,文头是公文制发者的标志。位于公文首页上端的约1/3或2/5的位置。包括发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等。下面加一条红色横实线作为标记,形成正式公文的固定文头形式,因此俗称红头文件。,(1)发文机关标识,又称公文版头,它表明了公文的责任者,展示了公文的法定权威性。通常用
4、大号黑体、黑变体字或标准体、宋体字套红印制,居中排列,醒目、整齐、庄重。,(2)发文字号,简称“文号”,由发文机关、发文年份和发文顺序号三者组成。如“渝政发200415号”。 (3)秘密等级,也称密级,是国家对公文运用范围和保守秘密的规定。标注在发文机关标识的左上方。分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密和机密公文还应标明份数序号。 (4)紧急程度,是对公文抄送和办理的时间限度。办法规定“紧急文件应当分别标明特急、急件,紧急电报应当分别标明特急、加急、平急。”一般标注在发文机关标识的右上方。 (5)签发人,是代表机关核准并签发公文的领导人。上行文应当注明签发人、会签人的姓名,平行并列于发文字号右侧
5、。左右各空1格。一般在原稿上签注。,2. 正文格式,(1)标题:就是公文名称,一般由发文机关名称、事由、文种三要素组成。公文标题除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点。 (2) 题注:主要用于会议通过或领导机关批准发布的公文,是这类公文生效的标志之一。 (3)主送机关:是指公文的受理机关,顶格写在标题之下,字体与正文同。 (4)正文:一般由开头、主体、结尾组成 。,(5)附件:随正文发送的其他材料。 (6)发文机关:是公文的法定作者。 (7)成文日期:用汉字将年、月、日标全;位于发文机关名称下一行右侧;会议通过的文件,标在公文标题之下,要加括号注明。 (8)印章:即在公文成文时间和发文机关上
6、加盖机关印章,是公文制发机关合法性及公文法定效力的凭证 。,3. 文尾格式,(1)附注:对正文的某些内容或有关事项的附加说明。用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。 ()主题词:是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成。主题此标注在附注下方,每两个主题词间空隔一个字距离,不用标点;一般一份文件的主题词3-5个,最多不超过8个。,()抄送机关:是指除主送机关外需了解公文内容的有关机关,包括抄报、抄送、抄发。对上级机关用抄报,对平级机关或不隶属机关用抄送,对下级机关用抄报。抄送机关标注在主题词下方位置,用横线与主题词隔开。 ()印发机关和时间:即版记,用于标注公文印发机关名称
7、、印发日期与印发数量等。,4. 用纸、印装格式,(1)公文用纸幅面规格,一般采用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)。张贴的公文,如通知、通告、公告等,其用纸大小根据实际情况而定。 (2)公文的书写、排版,文字一律从左至右横写、横排。,A4型公文用纸页边及版心尺寸,主题词,一份文件如有两个以上的主题内容,如: 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 主题词:经济管理 企业 破产 劳动就业 通知 根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引。如: 国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定 主题词:科技 体制 改革 决定,抄送机关 指与公文内容有关、需了解和
8、协助工作的机关全称或规 范性简称。 对上级用 “抄报”, 对同级或无隶属关系的机关用 “抄送”, 对下级用 “抄发”; 也可以都用 “抄送” 抄送机关应以其性质、职权、隶属和其他逻辑关系排次序 印制说明: 公文印制部门(秘书部门)、印制日期(印刷时间)。,宁波大学科学技术学院 关于定期召开家长座谈会的决定 (本决定由一九九九年十月二十一日院长办公会议通过),题注:在标题下用圆括号注明法令、规定等通过或批准的时间、程序,或者生效时间。,标题:“红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布; 回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。”,公文的特征和作用,一、公文的特征,(一)有序
9、、有效的社会管理性 (二)作者、读者的法定性 (三)中心内容的政治制约性 (四)鲜明的政策性 (五)法定的权威性 (六)体式性和运行的规范性,二、公文的作用,(一)领导、指导作用 (二)规范、准绳作用 (三)沟通、协调作用 (四)依据、凭证作用 (五)宣传、教育作用,公文写作的基本原则和要求,一、公文写作的基本原则,旨戒杂 气戒破 局戒乱,语戒繁 字戒僻 详略戒失宜 表述戒失实,(一)注重体式的规范性,二、公文写作的要求,1.正文的结构 (1)三层式 (2)二层式 (3)篇段合一式,2. 正文的开头 (1)单刀直入法 (2)情况概述法 (3)目的依据法 (4)交代原由法 (5)阐明根据法 (6
10、)直叙现状法 (7)表明态度法 (8)引用文件法 (9)综合表述法,3.主体的结构形式,主体是公文的内容事项,或者提出解决问题的指示、措施、意见、方法,或请求指示或批准,或询问和答复问题,或商洽工作或联系工作,或通报情况,或周知遵守的事项等。要求具体明确,层次分明。 (1)因果式 (2)并列式 (3)递进式 (4)总分式 (5)综合式,4.正文的连接 指的是公文正文各段落层次之间的联系。正文连接要遵循适应、从属、体现结构关系的原则。,5.正文的结尾,(1)总结、强调、补充式。 (2)要求、号召、希望式。 (3)表态、建议、设想式。 (4)办理事项式。 (5)规范式。 (6)无尾式。,(二)遵循
11、行文规则,1.行文关系 公文是机关、团体、企事业单位内部管理或外部交流的主要载体,发文不但“应当确有必要”,而且应有一定的秩序,要按照机关的隶属关系、职权范围来确定,从而构成了不同的行文关系。,练习题,亲爱的marry 亲密关系私人之间 小胡 集体 咨询部所有员工 上级 胡经理 同事 张学友 下属,2.行文规则,(1)行文应当确有必要,注重效用。 (2)根据隶属关系行文。 (3)根据职权范围行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式发文。,3.行文注意事项,(1)不要多头主送和忽视抄送。 (2)一般应一文一事。 (3)同级机关可联合行文。 (4)注意特殊行文。,(三)注意公文的语体色彩,公
12、文语体是指为适应公务文书的需要而形成的语文体式。它的使用范围包括党和国家的文件、法令、公告、通知、通告、批示、通报、报告、请示、计划、制度、合同、公约,协议书、条例、守则等等。,1.公文语体的特征与要求,(1)平实管用 (2)准确周全 (3)庄重简要 (4)规范显体 (5)明快确指,2.公文语体的美感,(1)庄重之美 (2)亲和之美 (3)典雅之美 (4)气势之美,3.公文语言运用的方法,(1)语言选用因文而异。 (2)语言符合公文语体。 (3)依据文种职能,广泛使用公文惯用语。,思考: (1)什么是公文?现行公文种类有哪些? (2)上行文、平行文和下行文分别在什么情况下使用? (3)公文有什
13、么特点,它的作用有哪些? (4)公文正文一般由几部分组成?各包括什么内容?,公文常用特定用语简表1,公文常用特定用语简表2,计量单位的规范(判断题),质量(重量)单位 千克、公斤、斤 长度单位 公里、米、尺 功率单位 千瓦、马力 体积单位 毫升、公升 电量单位 度 土地面积单位 平方米 、亩,计量单位的规范,质量(重量)单位 千克、公斤、斤 长度单位 公里、米、尺 功率单位 千瓦、马力 体积单位 毫升、公升 电量单位 度 土地面积单位 平方米 、亩,常用公文种类,公文种类的意义: 表示行文关系。 上行文:报告、请示、意见。 平行文:函、意见。 下行文:决定、通报、批复、通知、意见 表示职权范围
14、的隶属关系。 表示事项的重要程度。,请示 报告 意见 通知 通报 批复 决定 函 会议纪要,请示,适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的分类和特点 1、请求指示的 2、请求解决问题的 3、请求批转的,请示概念:是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。,起草格式: 首部、正文和尾部 首部(标题+主送机关) 标题(发文机关+事由+文种)、(事由+文种) (xxx市人民政府关于xxx的请示) (关于开展春节拥军优属工作的请示) 正文(开头、主体、结语) 结语:当否,请批示/妥否,请批复/以上请示,请予审批/以上请示如无不妥,请转批各部门执行 落款(署名+成文时间) 标
15、题写明发文机关的,可不再署名,但加盖公章。,请示,写请示的注意事项,必须是一文一事,不能一文数事,材料真实性,必须事先请示,不能先斩后奏,标题不要写成请示报告,理由充分 要求明确,语气平和恳切,向主管部门请示,不能越级请示,请示,尊敬的国务院领导: 今年来,我国科学家、工程技术专家和有关人士,曾多次提出建立中国工程院问题。 全国政协七届五次xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 1、关于建立中国工程院的必要性。(略) 2、关于组建中国工程院的一些原则。(略) (一)关于名称(略) (二)关于中国工程院的性
16、质和作用(略) xxxxxxxxxxxxx,错误案例,望尽快批示。 xxxx年x月x日 国家科委(盖章),关于建立中国工程院有关问题的请示,国务院: 今年来,我国科学家、工程技术专家和有关人士,曾多次提出建立中国工程院问题。 全国政协七届五次xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 一、关于建立中国工程院的必要性。(略) 二、关于组建中国工程院的一些原则。(略) (一)关于名称(略) (二)关于中国工程院的性质和作用(略) xxxxxxxxxxxxx,以上请示当否,请批示。 国家科委(盖章) xxxx年x月
17、x日,报告,报告的适用范围:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 报告的分类及特点 1、工作报告。 综合工作报告是就本单位工作的全面情况向上级机关所作的报告,其内容带有综合性。 专题报告是就工作的某一方面和某一专项工作所作的报告,其内容具有单一性。,报告概念:下级机关向上级领导机关、业务主管机关、部门向机关领导、执行机关向权利机关汇报工作、反映情况、答复询问所使用的陈述性上行公文。,起草格式: 标题+主送机关+正文+落款+成文时间 标题:发文机关+事由+文种 (xx市人民政府关于2000年财政预算执行情况和其他财政收支情况的审计工作报告) 错误:关于汇报的xxx的报告/关于
18、对xxx工作的,报告正文,简要交代行文依据。如主动汇报工作的新情况或者根据有关规定和要求行文。 陈述具体工作情况和问题。概括叙述工作活动时间、地点、起因、经过、结果等,并分析取得的成绩及原因,存在问题以及对下一步工作的意见和建议,重点是工作进程和成绩。 结尾词。 特此报告。/如有不当(妥),请指正(示) 备注:如有妥否用与请示,报告 报告的特点,专题性报告结构(2) 关于报送建议的报告 : (事实)。 (建议依据)。 (建议内容及说明)。 现将建议报上,请审阅。 年月日,专题性报告的结构(1) 关于事故的报告 : (事故经过)。 (事故后采取的措施)。 (调查及事故原因)。 (经验教训及措施)
19、 (处理结果) 年月日,报告,报告与请示的区别,意见,意见的适用范围:适用于对重要问题提出见解和处理办法,意见可建议可以用意见文种。意见行方向可分为上、下、平行文。 意见的特点: 1、形式的灵活性; 2、内容的广泛性; 3、行文方向的可变性; 4、行文效力的政策性; 5、意见用于重要问题提出见解和处理办法。,意见的结构 关于的意见 : (提出问题或依据) 现就问题提出如下意见。 (见解或办法)。 (注意事项,预测前景 补充说明,实施要求)。 如无不妥,请批转各地执行。 年月日,意见注释:,上呈的“意见”无论是对重要问题的提出见解,还 是对处理某事项提出办法、措施,都是以下级机 关和参谋人员的身
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