公文写作规范大全ppt课件.ppt
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1、公文写作与行文规范,公文概述,一、公文的含义,公务文书简称公文,它是各类国家机关和社会组织(党政机关、人民团体、企事业单位)在管理过程中形成的具有法定效力和特定格式的应用文体。,二、公文的特点,法定的权威性 首先,公文的作者和读者是法定的; 其次,适用范围是法定的; 第三,发文权限是法定的. 2. 格式的规范性 3. 执行的时效性,周书:“慎乃出令,令出唯行。”,我国公文一律按照 国家行政机关公文格式(GB/T9704-1999国家质量技术监督局1999年12月27日发布,2000年1月1日起实施) 写作和办理。,三、公文的种类,国家行政机关公文处理办法中有13种: 命令(令)、决定、公告、通
2、告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 中国共产党机关公文处理条例中有14种: 决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,公文按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。,按内容及所限定的阅读范围程度,公文可分为秘密公文、普通公文。,按时限要求,公文可分为紧急公文和常规公文。,四、公务文书的格式,(一)眉首:包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。,四、公务文书的格式,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,四、公务文书的格式,2.秘密等级和保密期限 ,表明“绝密”、
3、“机密”和“秘密”。,四、公务文书的格式,3.紧急程度,标明“特急”、“急件”。,四、公务文书的格式,4发文机关标识 ,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,例如:,镇江市粮食局文件,中共中央文件,四、公务文书的格式,5.发文字号 ,由发文机关代字、年份和序号组成。,例如:,国发 2004 40号,机关代字,年号,序号,四、公务文书的格式,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时发文字号居左侧。,四、公务文书的格式,7.红色反线 。,四、公务文书的格式,(二)主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。,四、公务文书的格式,1.标题:由发文机关名称+关于+主要内容
4、+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。,例如:,市政府关于XX等同志任职的通知,发文机关,主要内容,文种,四、公务文书的格式,2.主送机关,即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外,一般都有主送机关,四、公务文书的格式,3.正文,是公文的主体,是反映公文具体内容的部分。,四、公务文书的格式,4.附件,是指随公文转发、报送的文件或资料。,四、公务文书的格式,此处的发文机关可以写,也可省略。,四、公务文书的格式,5.成文日期,公文生效的时间,一般公文以负责人签发的日期为准 。,四、公务文书的格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印
5、章或签署人姓名。,四、公务文书的格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,四、公务文书的格式,(三)版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。,四、公务文书的格式,1.主题词是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化词。,四、公务文书的格式,2.抄送机关,是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,四、公务文书的格式,3.印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,四、公务文书的格式,4.版记中的反线 。版记中各要素之间加一条反线隔开,是为显示各要素之间的区别 。,四、公务文书的格式,5. 版记的位置 。版记置于最后一
6、面,版记的最后一个要素置于最后一行。,行文方向,1上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。 2平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。 3下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令(令)、决定、通报、批复等。,常 用 公 文,通 知,(一)功用,一、适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,二、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,三、任免人员。,(二) 特点,1. 适用范围广 2. 使用频率高 3. 行文时效性强,(三)标准格式,标题:发文机关+事由+(重要、紧急、联合、补充)“通知” 主送机关 正文:缘由和目的、通知
7、事项、执行要求 落款,(四) 写法,1. 指示性通知 2. 批转、转发、发布性通知 3. 告知性通知 4. 会议通知 5. 任免通知,通知的写作要求具体、周全、细致,一、指示性通知,又叫事项性通知,这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。 在不适宜用“指示”这一文种的情况下,就需要用“通知”这一文种。,二、批转、转发、发布通知的共同点:,1.均有附件,而且附件是主要件 2.标题均含有批转、转发、发布公文的名称 3.正文均较短,批转国务院批转中国人民银行关于中国工商银行等四家与所属信托投资公司脱钩意见的通知 转发国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的
8、通知 发布山东省人民政府关于印发山东省国民经济和社会发展第十个五年计划纲要的通知,三、告知性通知,通知正文只有一段,依次写明目的、依据和事项,要求文字简练,明白晓畅。 分为两类: (1) 事项类通知 (2)设置、撤销机构,调整机构成员类通知,四、会议通知正文需交待清楚的几项要素:,会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时间、地点,以及必要的准备。,五、任免通知,关于任免等职务的通知 根据月日会议决定,任命为 (职务),免去其(原职务)的职务。 任免通知在规范上任命在前、免去在后。,报 告,(一) 功用 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 (二) 特点 1. 汇报性
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