公文写作讲义例文.ppt
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1、XXXXX有限公司,行政公文写作 讲 义,2009年6月19日 新疆 乌鲁木齐, 公文的种类 公文的写作方法 公司对外行文规范 公司内部行文规范,行政公文写作,公文的种类,XXXXX有限公司,XXXXX有限公司行政管理部,公文的种类,1.通知:是用于批示下级机关的公文、转发上级机关和不隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。 (1)指示性通知,用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。 (2)周知性通知,多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项,不具有强制性。,XXXXX有限公司行政管理部,
2、(3)批示性通知,又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规,要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建设、计划等,以及沟通情况,指导工作。 (4)会议通知,用于对上级或平级。 (5)任免通知,上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。,公文的种类,XXXXX有限公司行政管理部,2.决定:行政机关对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。决定在加强领导、统一行动、提高经济效益上,起着重大的作用。决定一般包括处置性决定、公布性决定、部署性决定。常见的决定有:法规性决定;重大事项决定;处理重大事件决定;表彰英模的决定;机构设置的决定;人事安排的决定;接受辞职的决定等。,公文的
3、种类,XXXXX有限公司行政管理部,3.报告:是下级机关向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问时使用的一种上行文文种。报告最显著的特点:内容上的汇报性和写作手法上的叙述性,多陈述工作是如何做的,有什么情况、经验和体会,存在的问题,打算如何解决问题。一般分为综合报告、会议报告、工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告及述职报告等。,公文种类,XXXXX有限公司行政管理部,4.请示:是下级机关向上级机关或业务主管机关请求某项工作中的问题,明确某项政策界限,审核批准某事项时使用的请求性的上行文。请示一般一文一事,即内容要单一,不可将多项内容放在同一文中请示。请示必须在事前行文。,公
4、文的种类,XXXXX有限公司行政管理部,5.函:是平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,或向有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的法定公文。 6.会议纪要:是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。大致有两种类型:办公会议纪要及专项会议纪要。,公文的种类,公文的写作方法,XXXXX有限公司,XXXXX有限公司行政管理部,四个要素 主旨 灵魂 材料 血肉 结构 骨骼 语言 细胞,公文写作的要素,XXXXX有限公司行政管理部,要求 主旨 正确、务实、集中、鲜明、符合领导意图 材料 收集要多、选择要严、使用要巧 结构 篇段合一式、分层表达式、分条列项式
5、 语言 风格平直朴实庄重、表达准确规范简练,公文写作的要求,XXXXX有限公司行政管理部,写作用语要求 准确(概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范) 鲜明(观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要) 简练(锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明) 得体(文体要求、书面语言、术语规范),公文写作用语的要求,XXXXX有限公司行政管理部,1、通知 结构: 标题、正文、主送机关、生效标识、发文时间、附件 正文内容: 通知的缘由、通知的事项、执行通知的要求 表述要求: 主题集中、一文一事, 条理清楚、表达简练, 及时快速、讲求实效,,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(1)通知的标题 发文
6、机关名称事由文种(通知) 事由文种(通知) 文种(通知) 如确有必要,可在标题中加“紧急”、“重要”、“补充”等词语。 此外,还应注意任免通知、批转(或转发、印发)类通知标题的特殊写法。,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(2)印发、批转、转发性通知的写法 对印发、批转、转发的文件提出意见,表明态度,如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等; 写明所印发、批转、转发文件的目的和意义; 提出希望和要求。,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(3)事务性通知的写法 发文缘由。包括发文原因和目的。发文原因,一般来自两个方面:一是上级或本单位的
7、领导部门的指示和决定;二是工作中出现的新情况,如“目前,许多地方出现了”。发文目的,一般只有一句话:“为了”。然后紧接着用一句过渡语,如“现将有关事项通知如下”、“特作如下通知”等转入第二部分具体事项。 具体事项。要注意3点:一是需划分段落、分条分项写时,必须按事项的性质、特点来划分,不可相互混杂、条理不清。二是事项必须紧扣缘由,做到事由一贯。三是各项措施必须明确、具体、切实可行,不可模棱两可、含混不清。 执行要求。,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(4)会议通知要包括的内容 会议时间、地点、报到时间 、具体接站 会议内容 会议参加人员(单位) 会议承办单位 有关要求(含食宿、资
8、料费,订票等) 联系人员姓名、电话 附件中应包括: 参加人员名额分配表 参加人员 返程订票回执表等,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,2、报告 工作报告:汇报成绩、经验、问题及下步安排。 向上级汇报 总结报告:汇报工作,提炼工作规律、总结经验,指 导以后工作,有一定深度。 报送备案报告:请领导知道,注册备案。 情况报告:自下而上反映信息,下情上达。 反映情况 调查报告:调查成果,提示规律,对一个部门。这种 报告对领导决策具有重大意义。 答复询问报告:答复上级所问。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(1)报告的标题 发文机关名称事由文种(报告) 事由文种(报告) 有的报
9、告内容紧急,则在标题中的“报告”前加“紧急”字样。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(2)报告的正文 报告的导语 报告的主体 报告的结语,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的导语 背景式导语 交代报告产生的现实背景 根据式导语 交代报告产生的根据 叙事式导语 简略叙述一个事件的概况,一般用于反 映情况的报告 目的式导语 将发文目的明确阐述出来作为导语,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的主体 a.总结式写法 主要用于工作报告。 主体部分以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主,在叙述基本情况的同时,有所分析、归纳,找出规律性认识,类似于工作总结
10、。 最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次,是最常用的结构方式。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的主体 b. “情况原因教训措施”四步写法 多用于情况报告 先将情况叙述清楚 然后分析情况产生的原因 接着总结经验教训 最后提出下一步的行动措施,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的主体 c. 指导式写法 多用于建议报告。 希望上级部门采纳建议,批转给有关部门执行、实施。 要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求,对 工作实行全面的指导。 形式上采用分条列项的方法逐层表达。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理
11、部, 报告的结语 报告的结语比较简单,可以重申意义、展望未来,也可以 采用模式化的套语收结全文。模式化的写法是: “特此报告。” “以上报告,请审阅。” “以上报告,如无不妥,请批转执行。” “以上报告,如有不妥,请指正。”,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,3、请示 请求指示类“我们应当怎样做” 请求批准类“我们请求这样做” 请求批转类“我们请求让相关部门这样做”,请示的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(1)请示的标题 发文机关名称事由文种(请示) 事由文种(请示) (2)请示的主送机关 主送机关只能有一个,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式。 只能主送上级机关,不能送
12、领导者个人。 不得越级请示。,请示的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,(3)请示的正文 缘由。请示的缘由是请示事项和要求的理由及依据。原由常常十分完备,依据、情况、意义、作用等都要写上。 事项。请求指示的请示,主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示,要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助,更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确,以便上级及时批准。,请示的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,结语。结语应另起一段。通常用法有: “当否,请批示。” “妥否,请批复。” “特此请示,请予审批。” “以上请示如无不妥,
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