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1、,公文及公文处理,吴 戎 2011年12月14日,制发文件,起草工作计划、报告、讲话等材料 收文办理,督查督办 内部签批件的起草与办理,机关工作的看家本领,严谨、规范、务实、高效 到位不越位,补台不添乱 大事不糊涂,小事不马虎 政策性与创造性,原则性与灵活性,办文,办会, 会前:考虑全面准备充分 会中:服务周到随时应变 会后:总结及时落实有力,办事,公文在机关事务中的重要性,办文,办事,办会,第一章、公文的概述,一、公文的概念,文书,公文,行政机关公文,文书:是一种记录信息、表达意图的文字材料。,公文:指机关履行公务职能按规范体式拟制,用来上呈下达或对外公布、联系的具有法定效用的正式行文。,行
2、政机关的公文 国务院关于发布国家行政公文处理办法的通知(国发200023号)中规定:行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书, 是依法行政和进行公务活动的重要工具。,二、公文的特点,公文是由法定的作者制成和发布的,具有法定的权威和效力 公文具有很强的政治性和政策性 公文有特定的体式并须经过一定的程序 公文有很强的时效性,三、公文的作用,法规作用:文件是法律规范的体现形式 书面领导与指导作用:文件是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具。 公务联系作用:往来文件是机关之间协商与联系工作的手段。 宣传教育作用:颁发文件是教育所属
3、干部和广大人民群众的一种方式。 凭证和依据作用:文件是机关公务活动的文字记录。,文件是档案的基础,档案意识 做好档案工作不仅仅是档案处或档案管理人员的责任,档案是由文件转化而来的,因为文件具有凭证作用。 文件的质量直接影响档案的质量和形成 文件的真实性 文件的完整性 文件用纸、用笔的规范,四、公文的分类,上行文 平行文 下行文,区别 1、使用的文种不同 2、公文的用语不同 3、行文方式不同,从行文关系上分:,第二章、公文的种类,文种(即文件的名称、又叫文件名称,简称文种) 国发200023号文件,把行政机关公文设为13类 命令(令) 议案 会议纪要 决定 报告 公告 请示 通告 批复 通知 意
4、见 通报 函,各类文种简介(一),命令(令):适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。 决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,各类文种简介(二),通告:适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员。 通知的特点 通知的种类,各类文种简介(三),通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 议案
5、:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提审议事项。,各类文种简介(四),报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 报告的特点 报告的类型 请示:适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的特点 请示的类型 请示的适用范围 请示的要求,请示与报告的异同,你所关于请示(文号)收悉。,各类文种简介(五),批复:适用于答复下级机关请示事项。 批复特点 一般写作方法,各类文种简介(六),函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;请求批准和答复审批事项。 函的类型 函与便函的区别,各类文种简介(七),会议纪要: 适用于记载、传达会议情况和
6、议定事项。 会议纪要的分类 会议纪要与会议记录的区别,第三章、公文格式,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 文件版式,公文份数序号 编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。 秘密等级和保密期限 秘密等级是公文保密程度的一种标志。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发单位能够知道保密期限,可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限,在秘密等级和保密期限间用“ ”隔开。,公文组成(一),紧急程度:对文件送达和办理速度的
7、要求。 发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后加“ 文件”组成。 联合行文时应使主办机关名称在前,“ 文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排列;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。,公文组成(二),公文组成(三),发文字号:简称“ 文号”,它是由发文机关编排的文件代号。 作用 组成 发文机关代字+年份+序号 说明 签发人:上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。,文件标题 组成: 发文机关事由文种 一说明 作用 排列方式 主送机关:它是主要的受文者,对文件负有办理和答复的责任。,公文组成(四),公文组成(五),正文:是文件的主体具体叙述要表达的思想内容,是文件最重要的部分。 附
8、件:是附属于正文的材料,作为对正文的补充说明或参考材料。 成文日期:表示文件开始生效的时间。,公文组成(六),公文生效标识:印章是发文机关对文件生效负责的凭证,也是证实文件效力的一种标志。 联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。 主题词:指能表达文件基本内容并经过规范化处理的名词术语。,抄送:指虽不主办公文,但也需了解这份文件内容的有关单位,以便于工作上的配合。 印发机关和印发日期 这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。印发时间以公文付印的时间为准,是为了界定生效时间与印发时间的区别。,公文组成(七),第四章、公文行
9、文制度,行文制度 行文方式 逐级行文 越级行文 多级行文 直贯到底行文 行文规则,第五章、公文写作,公文写作的特点和要求 特点 政治性、政策性 实用性、实效性 程式性、受约性 连贯性、可行性 要求,写前“四问”,总参某部谢作言 主任经验之谈,写的是什么:文体不同,写法不同 给谁写的:身份不同,角度风格不同 写给谁看的:对象场合不同,口气不同 为什么要写:需求、目的不同,要求不同,写中“四求”,写后“四看”,求实 求顺 求高 求新,是否到位:层次、态度、思想、语言 是否得体:身份、语气、火候 是否严谨:经得住推敲,经得起核查 是否细致:语病、错漏,格式、排版、页 码、页边交接处,标题、报送范围等
10、,基本要求,一、合“法” 即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策,合乎上级指示和规定,与本机关其他现行有效文件保持一致。 二、实事求是 实事求是,即要求公文的内容能从实际情况出发,有切实的客观针对性,有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题;各种判断要合乎实际;各种解决问题的方法措施应切实可行,具有可操作性。 三、平实得体 首先是文体要正确,务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求,其次,语言运用要得体,符合特定场合、对象的需要。,基本要求,四、简明通顺 简明,即要求尽量用最简洁的文字,顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容,做到言简意赅。 五、庄重严
11、谨 严谨,即要求公文的结构必须严密有序,用语务必周密确切不生歧义,没有漏洞。 六、表达准确 准确,即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达,从文种的选择到概念的使用,以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误,不允许有任何欠缺、失当或失真。,基本要求,八、结构完整 完整,即要求公文结构完整,不遗漏任何必备的内容,以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性,减少沟通次数,提高沟通效率。 九、材料耐久 耐久,即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张和字迹材料)应持久耐用,以保证公文的有效物质存在,使其既能充分发挥现行的执行效用,又能在转化为档案后,作为历史记录发挥更长远
12、的历史效用。,拟稿要求,内容要求 公文应符合国家的法律、法规及中国科学院有关规定。如对原有政策、规定进行调整或修订,应在颁布新的政策、规定时对原有政策、规定予以废止。 文字表达 公文应观点鲜明,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅适宜。 文种使用 文种根据行文目的、发文单位或部门的职权范围、与主送单位或部门的行文关系确定。,拟稿要求,规范化简称 文中应使用规范化简称。如使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。 人名、地名、数字、引文、日期 公文中人名、地名、数字、引文、日期要准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。
13、引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 结构层次的序数符号 公文结构层次原则上不超过四层。层次序数符号为:第一层“一、”,第二层“(一)”,第三层“1.”,第四层“(1)”。 数字使用 文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,均应使用阿拉伯数字。,【案例】 关于举办所庆30周年学术研讨会活动周的安排意见,一九七八年科学大会之后,在邓小平同志亲切关怀下,6月18日中科院批准建立三个研究所,9月18日,省政府批准与中科院共建我所,实行双重领导,以院为主。在学习贯彻落实中共届中全会决定的历史时刻,迎来了研究所
14、建立三十周年。 根据中央发扬艰苦奋斗反对铺张浪费的指示精神,响应省委“讲政治、顾大局、保增长、做贡献”号召,所党委与所务会研究决定,三十周年所庆不再组织庆典活动。同时,作为建所三十周年,是值得全所每位职工认真回顾与总结的里程碑,计划举办“所庆学术研讨活动周”,邀请院、省有关领导、专家作报告,科技人员开展学术交流与研讨等。(转下页),(接上页) 所庆学术研讨活动周日程安排如下: 3日(星期二)上午 召开全所大会 3日 下午,考察与学术报告会 4日(星期三),邀请省有关部门领导或专家做报告 5日(星期四),离退休老同志与青年科技人员座谈会 6日(星期五),请院领导做报告并座谈 7日(星期六),研讨
15、会报到 8日(星期日),研讨会及科技培训 恳请省、院领导在方便情况下来所视察,并做指示。 2008年月日(印章) _ 主题词:举办 所庆 安排意见 抄报:中国科学院办公厅 省委办公厅 省政府办公厅 院国际合作局,第六章、公文办理,收文办理 签收 承办 登记 催办 审核 立卷 拟办 归档 批办 销毁,提示 不同层次的发文办理过程不同,发文办理 拟稿 审核 分发 签发 立卷 缮印 归档 校对 用印,第六章、公文办理,国家行政机关公文处理办法第三十一条规定:“收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。”,审核,第六章、公文办理,办公室应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。,拟办与批办,第六章、公文办理,承办部门收到交办的公文后应当及时办理。 1、理解政策,结合实际,做好沟通、协调,提出办理意见或多个处理预案(必须分析利弊,提出倾向性意见),报领导审批。 2、根据领导批示,进行办理,并及时反馈办理结果。,承办,请批评指正!,
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