公文处理实务.ppt
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1、1,公 文 處 理 實 務,劉 賢 德 台北海洋技術學院 主 任 秘 書 兼人事室主任 96 年 8 月 31 日,2,報 告 大 綱,壹、前言 貳、公文的種類 參、公文結構及作法 肆、公文處理流程 伍、簽、稿之撰擬 陸、會議通知與紀錄,柒、公文用語 捌、公文之會核 玖、公文處理時限 拾、公文蓋印及簽署 拾壹、文書簡化 拾貳、結語,3,壹、前 言,一、公文製作非一朝一夕可以速成,就算是老公務人員,也不敢拍胸脯保證能寫出質量俱佳的公文。 二、公文寫作的精進及文字內涵的使用,必須靠不斷的學習及經驗中獲得。(化繁為簡、組織能力、系統思考能力) 三、自94年起,公文寫作規範,包含橫式書寫格式、阿拉伯數
2、字的使用等,有所改變。 (程式條例第7條) 四、資料來源:參考行政院訂頒之文書處理手冊。,4,貳、公文的種類,依行政院秘書處96年5月出版文書處理手冊貳、公文製作(p.4p.13): 令:公布法律、發布法規命令、解釋性規 定與裁量基準之行政規則及人事命令 呈:對總統有所呈請或報告 咨:總統與立法院、監察院公文往復 函:各機關間處理公務公文往復(上行函、 平行函、下行函),答復民眾之申請 公告:就主管業務或依據法令規定,向公 眾或特定對象宣布周知,5,其他公文:因其他辦理公文需要之文書。 例如書函、開會通知、電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄
3、、說帖及定型化表單。,6,行政院 令 發文日期:中華民國00年00月00日 發文字號:字第0000000000號 (印信位置) 修正臺灣地區與大陸地區人民關係條例施行細則第9條、第21條、第25條條文。 附修正臺灣地區與大陸地區人民關係條例施行細 則第9條、第21條、第25條條文。 院長 張 俊 雄,7,義守大學 令 發文日期:中華民國00年00月00日 發文字號:字第0000000000號 (印信位置) 修正義守大學教師進修研究獎勵辦法第3條、第8條條文。 附修正義守大學教師進修研究獎勵辦法第3條、第8條條文。 校長 傅 勝 利,8,教育部 函 機關地址:臺北市中山南路5號 受文者:國立臺灣
4、大學 聯 絡 人:張三豐 發文日期:中華民國94年2月16日 聯絡電話:(02)23566600 發文字號:台總(二)字第0940024680號 速別:最速件 密等及解密條條件或保存期限: 附件: 主旨:為杜流弊,節省公帑,各項營繕工程應依法公開招標,並不得變更 設計及追加預算,請 照辦。 說明: 一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。 二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事,- ,致弊端叢生,浪費公帑。 辦法:各機關學校對營繕工程應依法公開招標,並按政府採購法及相 關法令之規定確實辦理。 正本:部屬機關學校 副本:本部總務司、政風處、會計處
5、 部長 杜正勝,9,內政部 公告 發文日期:中華民國00年00月00日 發文字號:字第0000000000號 主旨:公告民國00年出生役男應辦理身家調查。 依據:徵兵規則。 公告事項: 一、民國00年出生男子,本年已屆徵兵年齡,依法應 接受徵兵處理。 二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地(鄉、 鎮、市、區)公所公告之時間、地點及手續,前往 辦理申報登記。 部 長 (登報用免署首長職銜姓名),10,參、公文結構及作法,函的結構:主旨、說明、辦法;三段式、 二段式、一段式。 分段要領 主旨:全文精要、目的與期望具體扼要 說明:說明事實、來源或理由詳細敘述 辦法:可改用建議、擬辦、核示事項具體
6、要求 製作要領:簡、淺、明、確;簡明扼要、標點符號。,11,函的結構舉例(1),教育部 函 機關地址:臺北市中山南路5號 受文者:國立臺灣大學 聯 絡 人:張三豐 發文日期:中華民國94年2月16日 聯絡電話:(02)23566600 發文字號:台總(二)字第0940024680號 速別:最速件 密等及解密條條件或保存期限: 附件: 主旨:為杜流弊,節省公帑,各項營繕工程應依法公開招標,並不得變更設計及追 加預算,請 照辦。 說明: 一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。 二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事,- ,致弊端叢生,浪費公帑。
7、辦法:各機關學校對營繕工程應依法公開招標,並按政府採購法及相關法令之 規定確實辦理。 正本:部屬機關學校 副本:本部總務司、政風處、會計處 部長 杜正勝,12,函的結構舉例(2),義守大學 函 受文者:教育部 校址:高雄縣大樹鄉 發文日期:中華民國96年7月21日 聯絡人:李四海 發文字號:(96)校人字第0940123456號 聯絡電話:(07)28611234 速別:最速件 密等及解密條條件或保存期限: 附件: 主旨:檢陳本校96年上半年教師借調名冊乙份,請 鑒核。 說明: 一、依 鈞部92年2月2日台人(一)字第0920111號函辦理。 二、本校教師之借調,均依照 鈞部86年10月5日台
8、(86)人字第8600123號 函及教師借調處理原則之規定辦理。 正本:教育部 副本:本部總務處、會計室、人事室 校長 傅勝利,13,書函的結構及作法舉例(3),義守大學 書函 校址:高雄縣大樹鄉 受文者:環境設計學院 聯絡人:張三陸 速別:最速件 聯絡電話:(07)28612256 密等及解密條條件或保存期限: 發文日期:中華民國96年6月25日 發文字號:(96)校人字第0951224466號 附件: 主旨:檢送本校暑假上班時間規定1份,請 查照。 說明:依本校96年6月16日94學年度第1學期第1次校務會議 決議辦理。 正本:本校各學術及行政單位 副本: 義 守 大 學,14,肆、公文處
9、理流程,來文:他機關之來文。 收文分文登錄簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔 存查歸檔 創稿:機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者,得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。 交辦(或主動辦理)簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔,15,伍、簽、稿之撰擬,一般原則 1.簽、稿的性質: (1)簽為幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案 情並作決定之依據。 (2)稿為公文之草本,依各機關規定程序核判後 發出。 2.擬辦方式:先簽後稿、簽稿併陳、以稿代簽。 3.作業要求:正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一 致、完整。 4.簽名或蓋章之方式。,16,擬辦方式 一、先簽後稿 制定、訂定、修正、廢止法令案件。 有關
10、政策性或重大興革案件。 牽涉較廣,會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 二、簽稿併陳 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。 須限時辦發不及先行請示之案件。 三、以稿代簽 一般案情簡單,或例行承轉之案件。,17,作業要求 1.正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰:文義清楚、肯定。 3.簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。 4.迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。 5.整潔:文稿均應保持整潔
11、,字體力求端正。 6.一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.完整:對於每一文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法,應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。,18,簽之撰擬 1.款式:(1)三段式,(2)案情簡單,可使用便條紙,不分段,以條列式簽擬,(3)存參或簡單案件,得於原文空白處簽擬。 2.撰擬要領:(1)主旨扼要敘述,不分項。(2)說明對案情來源、經過、分析,作簡要之敘述,視需要分項條列。(3)擬辦應提出具體處理意見或解決問題之方案,意見較
12、多時分項條列。 3.重要或特殊案件,承辦人不能擬具處理意見時,應敘明案情簽請核示或當面請示後,再行簽辦。 4.毋需答復或辦理之普通文件,得視必要敘明案情簽請存查。,19,簽的使用時機,1.屬開創性及案情須詳加說明者,通常為先簽後稿,建議以簽為之。 2.簽稿併陳者,應於簽文末敬陳 核示之前,標示簽稿併陳。簽署由上而下蓋用職章,日期時間標記於職章的右方如 (注意預留長官核印的空間)。,20,3.案情單純但須上陳給首長知悉者,以簡簽為之。 4.內部會議之紀錄需陳核後始發文,如無另加說明之必要者,建議以稿代簽;但案情複雜須說明前因後果者,宜加簡簽摘述。 5.陳機關首長核判者,請於敬陳 核示之次一行,標
13、示單位名稱,簽署由左而右蓋用職章,日期時間標記於職章的下方如07281520(注意預留長官核印的空間)。,21,簽的作法舉例(1),簽 於人事室 96年7月18日 主旨:為辦理96學年度教職員工福利事項,謹擬具本校教職 員工福利措施實施計畫(如附件),敬請 核示。 說明:本校96學年度預算,編列員工福利經費計有新臺幣 234萬元,為落實執行,經事先調查各單位需求狀 況,研擬實施方案,並於7月8日邀集各單位會商,獲 致結論。 擬辦:擬請同意依實施計畫辦理96學年度教職員工福利活 動。謹簽稿併陳,敬請 核示 人事室 敬會 會計室,組員,組長,人事室主任王 0 0,22,簽的作法舉例(2),簽 於學
14、生事務處生活輔導組 96年1月12日 一、奉派代表出席本(1)月9日上午於教育部召開之研商學 生輔導管教辦法相關事宜會議,謹將會議結論簽請 鑒核。 二、本次會議計討論三個問題,其結論分別臚陳如下: (一)第一案 (二)第二案 三、第一案有關部分,涉及事項,係屬教務處 之權責,擬請教務處錄案研處,並依限陳報教育部。其 餘因與本校業務尚無相關,無需辦理。 敬陳 核示 職謹陳,23,簽的作法舉例(3),簽 於文學院中國文學系 96年1月12日 一、檢陳96年1月9日召開本系95學年度第2學期第2次系務會 議紀錄,請 核閱。 二、本次會議計討論三個問題,其結論分別臚陳如下: (一)第1案 (二)第2案
15、 三、會議紀錄擬奉 核後分送各與會人員;第1案有關 部分,涉及本系師生之權益事項,擬轉知全體師生知 照。第2案有關辦理系所評鑑部分,擬會請研評室協助辦 理相關事宜。 承辦單位 會辦單位 批 示,24,檔 號: 保存年限:,簽 於學生事務處課外活動指導組 年 月 日 主旨:為辦理96學年度學生社團招新活動,檢陳活動計畫及經費需求如附件,請 核示。 說明: 一、依本校學生社團輔導辦法第條規定辦理。 二、為鼓勵並輔導新生參與學校。 三、活動約需經費新臺幣1萬1,200元,擬於學輔經費項下支應。 敬陳 核示 會辦單位:會計室、總務處,25,26,27,簽稿併陳的作法舉例,簽 於教務處研究生教務組 96
16、年5月12日 一、96學年度海外聯合招生委員會函,請本校就所附海外僑 生申請就讀本校碩、博士班予以審查1案,簽請 核示。 二、本次申請就讀本校研究所碩士班者計有3名(如附冊): (一)李申請就讀日語系碩士班。 (二)楊申請就讀社福系碩士班。 (三)侯申請就讀新聞系碩士班。 三、上開各員之書面資料,經分別送請各該系審查符合並提 經系務會議通過。擬函復96學年度海外聯合招生委員 會,謹附稿併陳 核示 教務處,28,義守大學 函(稿) 機關地址:臺北市中山南路5號 受文者:如正、副本單位 聯 絡 人:張三豐 發文日期:中華民國96年5月 日 聯絡電話:(02)23566600 發文字號:(96)校教
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