工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范.ppt
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1、工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范,郑永仙,对工程文件归档要求,基本要求 工程文件最基本的质量要求是:工程文件应与工程实际相一致、工程文件整理应符合规范规定。,一、工程文件内容的质量要求,工程档案的质量主要体现在归档的各种文件和图纸内容真实、完整上,因此要对归档工程文件的内容提出严格的质量要求。 工程文件和图纸的内容、深度和签署都应满足有关规范要求,内容要真实、签署要齐全、深度要符合标准。 (一)内容真实 (二)签署齐全 (三)深度符合专业规定,二、文件材料的数量齐全、内容完整,构成工程档案的文件材料数量和内容的齐全、完整是指按照基本建设程序应当产生的文件一定要齐全,而每一份文件的内容、
2、形式、规格均应完整。 工程文件种类、数量齐全 1)文件材料.要注意种类的完整和数量的齐全。 2)竣工图。建设工程竣工图包括综合图和专业图两部分。 工程文件格式、内容完整 对于一份文件、对于一个表格、对于一张竣工图、对于一幅照片、对于一盘录像(音)带(盘)均应检查其格式、内容是否完整。,三、工程档案系列化,工程文件的规范化、标准化是工程档案系列化的基础。 (一)文件名称的规范化 工程文件的名称应当反映出文件的内容和性质,尽量采用工程建设实践中习惯用的名字。 (二)文件形式的标准化 各种文件材料的格式、表格的形式、竣工图的编绘等,均力争实现标准化,既能正确全面地表述其内容,又能简单明了,易于操作。
3、 (三)工程档案的系列化 工程档案是由形成单位产生的工程文件汇集整理立卷而成。,工程文件材质的质量要求,一、纸质文件的材质要求,(一)纸张材料 纸质文件的材质应符合强度要求,宜采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸强。 (二)书写材料 1、原件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料。 2、复印件和复写件要采用不易褪色的复印墨粉。 3、计算机输出件视同原件。 4、传真件视同复印件。 5、竣工图纸一般采用蓝晒图(重氮盐图),视同原件。,(三)纸张规格 1、工程文件应使用国家规定的公文用纸。工程文件用纸幅面尺寸:A4(297mm210mm)幅面。 2、工程图纸的幅面应采用国家标准图幅。,二、胶片
4、、光盘、磁带的材质要求,记录声像和影像的材料为胶片、磁带、光盘等介质,对于光盘目前工程档案一般使用一次性写入光盘。,三、模型、实物的材质要求,制作模型、实物的材料性质不同,其耐久性不同,保存年限也不相同。,工程文件外观的质量要求,工程文件外观应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备,这是对文件外观质量提出的应达到的标准。 一、字迹清楚 二、图样清晰 三、图表整洁 四、签字盖章手续完备,电子工程档案的要求,工程文件宜采用计算机进行整理,形成电子文件,电子文件按档案归档立卷原则予以整理、组卷、便形成电子工程档案。 电子工程文件的归档要求 电子工程文件形成后,把经过鉴定符合归档条件的电子文件
5、向档案部门移交。应对归档文件的内容、归档时间、归档份数等提出要求。,(一)归档文件 归档文件包括文字、图形、声像、多媒体等材料。 (二)归档的补助文件 归档的补助文件是指元数据和背景信息。 (三)归档文件的性质 归档的电子文件应保证其真实性、完整性和有效性。 (四)归档时间 竣工验收后3个月内。 (五)归档份数 电子工程档案归档或移交最少要制作二套,一套封存保管,一套提供查阅。 (六)归档要求 电子工程档案要达到符合归档条件,并按档案管理要求将其存储到符合要求的脱机载体上。 电子工程档案的管理与纸质工程档案的管理程序基本一致,遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式。,工程档案立卷整理,组卷原
6、则: 遵循形成规律,保持有机联系。成套、系统,便于保管利用。,工程建设一般程序,工程准备阶段 监理阶段 施工阶段 编制竣工图 竣工验收阶段,工程准备阶段文件,1、立项文件 2、建设用地、征地、拆迁文件 3、勘察、测绘、设计文件 4、招投标文件 5、开工审批文件、 6、财务文件 7、建设、施工、监理机构及负责人,监理文件,1、监理规划 2、质量控制 3、进度控制 4、造价控制 5、分保资质 6、全同及其他事项管理,施工阶段文件,(一)以土建与结构为例 1、施工技术准备文件(施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工日志等) 2、施工现场准备(工程定位测量、环保、安全措施等) 3、地基处理 4、工
7、程图纸变更 5、施工材料预制构件质量证明,6、施工试验记录 7、隐蔽工程检查记录 8、施工记录 9、工程质量事故处理记录,电气、给排水、消防、暖通等,程序基本同上,室外工程,1、室外安装(雨污水、热力、燃气、电力照明等) 2、室外建筑环境(建筑小品、园林绿化等),市政基础设施工程,程序基本同上(略),竣工图,(以建筑工程为例) 1、综合图(总平面布置图、室外专业图给排水、管网线等) 2、专业竣工图(建筑、结构、装修、消防、暖通等),竣工验收文件,1、工程竣工总结 2、竣工验收记录 3、财务文件(决算、交付使用财产表) 4、声像、电子档案,(一)工程准备阶段文件立卷,工程准备阶段文件可按建设程序
8、、专业、形成单位等组卷。 1、按建设程序 工程准备阶段文件依次划分为提出项目建议书、可行性研究、工程规划设计、 工程计划安排、开工审批等项,其文件是按建设程序各阶段工作顺序形成的。 可以归纳为:提出项目建议书可行性研究工程规划设计工程计划安排开工审批.,2、按专业 按专业划分工程准备阶段文件,有四个问题需要明确。 (1)土地文件:土地规划、审批、拆迁、发国有土地使用证等一系列工作中形成的同一专业性质的文件。 (2)财务文件:按专业集中汇集、整理、立卷。 (3)招投标文件:应单独划为一项。 (4)建设、施工、监理机构负责人:参加建设的单位和人员变化情况。,3、按形成单位:一种是将同一类文件按形成
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