分公司财务管理制度.doc
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1、分公司财务管理制度 1.目的为规范分公司的财务管理、明确各管理者在费用控制方面的职责、加强费用报销、个人借款的管理;杜绝不合理之经营管理成本的支出,加强对各项费用的有效控制。 2.范围适用于分公司全部经营管理活动及分公司全体职员。3.职责3.1公司执行董事、法定代表人兼总裁负责批准由公司董事会审核之各项经营管理费用的开支并对最终结果负责;3.2 监事对公司所有经营管理活动中的各项费用开支拥有最终审批权;3.3分公司经理对分公司范围内的所有经营活动中的各项费用支出的最终结果负责,并对公司财务制度规定范围内的支出有审批权;3.4 分公司财务管理部负责依据本制度和财务管理规范要求,审核、监督、检查、
2、处理分公司所有人员的经营管理费用开支行为,并根据公司财务管理部以及分公司经营管理之现状修改或解释本制度,分公司财务管理部对分公司各项费用支出票据的合理性、合法性负全责;3.5分公司出纳对各项费用支出与所附的原始凭证的数量与金额的一致性负全责;3.6分公司人力资源部对各项福利、补贴费用的合理性负全责;3.7分公司经理对分公司所有经营管理活动各项费用支出的必要性和真实性负责;分公司经理签署的各项费用将直接进入到分公司的年度经营支出中。3.8分公司全体职员必须执行分公司的财务管理制度的管理流程和审批程序,要求自己在分公司经营管理活动中严格各项费用的开支,不利用其他手段、措施或提供虚假报销凭证借故超越
3、费用开支;3.9公司根据分公司项目发展需要设置专门财务管理人员;3.10分公司财务管理人员接受分公司总经理的行政领导,负责分公司与公司在财务管理方面的对接,接受公司财务管理部的专业指导和领导,对公司财务管理部和公司领导负责;3.11分公司财务管理人员负责处理分公司日常的费用的报销、单据的整理、填报每月应向公司财务管理部的相关报表、税务处理等相关财务事宜;3.13分公司总经理为分公司财务工作第一责任人。3.14分公司一切财务活动都必须遵照本制度执行,如遇本制度与公司财务管理制度相抵触的需要按照公司财务制度来执行。如确实根据分公司的实际情况需要修改的也必须先按照公司的财务制度执行后根据制度的修改程
4、序来重新修订。4.账户、印章(鉴)和资金的管理4.1账户4.1.1 所有开立的账户必须报公司财务管理部备案,收入账户必须申请开通网上银行业务及相关的网上支付业务,密钥分人管理。4.2 印章(鉴)4.2.1 分公司刻制的公章、财务专用章和负责人私章需要有专人保管。4.2.2 分公司公章和负责人私章由分公司总经理保管,财务专用章由分公司财务人员进行保管。4.2.3 分公司财务人员负责对发票、支票和财务票据的整理、保管以及缴销。4.3 现金的管理4.3.1 各分公司可以存放一定数目的现金以备日常之用,金额控制在2000元以下。4.3.2现金超过备用现金额度的部分必须及时送存银行收入账户。4.3.3
5、分公司现金保管人员相关资料必须报公司财务管理部备案。4.3.4 要对备用现金进行定期的盘查清点,每周至少一次,并填写分公司现金盘点表,以月报的形式向公司财务管理部报送。4.3.5 分公司财务人员还须登记分公司现金日记帐和分公司支出账户银行日记帐,并每月2日前将电子版本报送公司财务管理部。4.4 支票的管理程序4.4.1 支票的购买和保管程序:4.4.1.1 出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票;4.4.1.2 出纳员应将新购回的空白支票安全、妥善的存放在保险箱内。4.1.2 支票的使用程序及注意事项:4.4.2.1 因业务需要使用支票的人员,应按费用报销审核标准作业规程中的相关规 定进行支
6、付项目的审核及审批; 4.4.2.2 出纳员根据审核、审批手续完整的支付证明按相关规定填写支票;4.4.2.3 内容填写完整的支票应按相关规定加盖财务专用章、银行印鉴章;4.4.2.4 出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起在支付当天下班前交 财务会计审核后,按相关规定进行相关的帐务处理;4.4.2.5 支票用完后,出纳员应编制支票使用明细表交财务会计核对相关帐目资料;4.4.2.6 如因填写错误或其他原因导致支票作废,出纳员应将作废支票连同存根联一起 妥善保存;4.4.2.7 出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应及时到开户银行挂失;如因此造成的损失,由当事人负责全额赔偿
7、,并视情节轻重进行处理。4.5 费用4.5.1公司财务管理部按照各分公司的财务预算情况和工作需要拨付给各分公司支出账户相关费用。4.5.2分公司每月2日前向公司财务管理部报送当月的分公司资金计划表。4.5.3 分公司总经理和财务人员必须要审查所报销费用发票真实合法,发票须是在当月开出的,报销金额和发票金额须一致,需注明事由、日期、参与人员等。车费、办公费用须单独填写分公司交通费明细表、分公司办公费明细表。4.5.6费用的涵盖范围分公司的费用包括以下几项。4.5.6.1 办公费:指分公司行政管理人员日常使用的办公用品开支;办公用品需集中管理,并由专人负责登记发放,控制使用。4.5.6.2 交通费
8、:因正常上下班发生交通费用支出的一般不予报销,确因工作需要外出发生的交通费用,凭据据实报销,未经公司领导批准,不得报销出租车费。4.5.6.3 通讯费:指因工作需要配备通讯工具发生的费用;分公司各部门办公电话。4.5.6.4交际应酬费:为便于分公司各项工作的正常开展,在业务交往及公关活动中发生的交际应酬费用。4.5.6.5 差旅费:指因公出差到分公司所在地以外地区所发生的交通费、住宿费、伙食费等费用开支。4.5.6.6 各分公司租房的租金、物业管理费、保洁费。4.5.6.7 分公司申请,经过公司财务管理部报公司领导批准的其他费用开支。4.5.7 费用开支标准所有的日常费用开支在1000元以内的
9、可由各分公司总经理审批之后直接用分公司备用金支付, 1000元以上的费用须经分公司财务管理部向公司财务管理部上报,由公司总裁审批后才能支付。分公司可以根据实际情况对经常性耗品的采购采取月结的方式, 相应的合同应报送公司备案,并且每月需要针对需要付的款项编制分公司应付款明细表来反映本月应付、实付以及未付的款项。4.5.8 申请流程费用开支标准在分公司权限范围内的,经由分公司总经理审核之后财务人员可以直接支付;费用开支标准在分公司权限范围外的,由分公司总经理审核无误后向公司财务管理部申请支付。4.6其他4.6.1各报表报送时间:周报每周五下午3点以前,月报每月2号以前。日记帐只需要报送电子版本。4
10、.6.2各个报表在向公司财务管理部门报送前必须先由分公司总经理确认签字。4.6.3报送方式必须电子版本和纸质版本各一份,电子版本在规定的报送时间前发到公司财务管理部相关人员邮箱并抄送到公司分管领导邮箱中,纸质版本采用给公司财务管理部备案。4.6.4每月分公司应向公司财务管理部报送的报表有:见分公司表格明细。5.审批权限5.1费用的审批权限。 5.1.1日常经营性费用(如:办公费、办公室租赁费、水电费、通讯费、邮递费、材料费、维修费等):分公司总经理的批准权限为1000元(含);1000元以上报公司财务管理部门审批; 5.1.2非日常经营性费用(如:业务招待费、差旅费、出租车费、会务费、培训费、
11、书报费、职员活动费、社区文化活动费、医药费等);分公司总经理批准权限为1000元(含)、1000元以上报公司财务管理部门审批;5.1.3工程及劳务合同费用:金额在2000元(含)以下的工程及劳务合同,由分公司总经理审批后执行。金额在2000元以上报公司财务管理部门,经公司执行总裁同意批准后执行。所有涉及该项业务的相关合同,均需提交公司存档备查。5.2物资采购的审批权限5.2.1因业务需要购置办公用物资,例如:办公用品,办公设备等。单价在500元(含)以下由分公司总经理负责审批, 500元(含)以上须上报公司财务管理部审批; 5.2.2购置房屋建筑物类、运输工具类固定资产需附专题报告,经公司执行
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