第4章元数据.ppt
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1、第4章 元数据,国家级精品课程电子文件管理,时间: 月 日 第 - 节 教室:,教学重点,本章关键内容 元数据,元素,元数据集的基本概念; 元数据的基本特点; 元数据的实质; 背景信息与元数据的区别与联系; 元数据的基本作用 元数据的主要类型; 元数据的创建 元数据的质量评价; 元数据标准的设计; 文件管理元数据的作用与覆盖范围; 文件管理元数据的来源与特点 文件管理元数据的主要类型 文件管理元数据的捕获方式与特点 文件管理元数据的管理原则、方式与特点 关键词 数据 元数据 文件生命周期 元数据模型 背景信息 元数据类型 元数据集 元数据元素 元数据标准 元数据方案 文件管理元数据 元数据的管
2、理 元数据质量 封装 固化 信息总体,主要内容,元数据的基本了解,1,元数据的架构与创建,2,文件管理元数据,3,电子文件管理元数据的捕获和管理,4,1. 元数据的基本了解,1.1 概念 元数据(metadata):关于数据的数据。即,定义和描述其他数据的数据。,书目著录卡片,档案著录卡片,纸质文件的元数据,纸质文件的元数据,电子文件的元数据,电子文件的元数据,电子文件的元数据,【思考】:传统文件的元数据和电子文件的元数据异同? 1.2 元数据实质 (1)元数据也是数据 (2)元数据是一种标准、一种工具,或是系统结构的一部分 元数据可以用于解决数字资源管理的各种问题,如:描述、资源发现、认证、
3、数据管理、访问控制、数字保存以及内容分级服务等。因此,随业务需求不同,元数据的应用也不同。 政务信息资源目录体系核心元数据 电子文件元数据标准,政务信息资源目录体系核心元数据,政务信息资源目录体系核心元数据,电子文件元数据标准部分元素,电子文件的结构,1.3 背景信息 背景信息(Context Information):指的是对有关文件及形成文件、维护文件的管理背景的描述信息。 传统档案工作中,背景信息包括两类: (1)与机构有关的背景信息,即责任者; (2)与文件有关的背景信息,即,文件的归属和关联; 这两类信息为未来的用户确保了内容信息的可靠性。 对于电子文件而言,背景信息范围更宽,包括:
4、,电子文件背景信息,机构,技术环境,文件环境,业务环境,电子文件背景信息,【思考】:能否说元数据就是背景信息?,元数据的类型,1.4元数据的类型 元数据的普遍性分类方案: (1)系统类元数据:反映程序设计和数据库管理中所需要的物理和逻辑特性; (2)应用类元数据:为理解和使用数据所需要的信息; (3)管理类元数据:与数据收集程序相联系和供数据分析员管理用的有关信息。,元数据的类型,信息管理领域的元数据类型: 管理型元数据(Management Metadata) 描述型元数据(Description Metadata) 结构型元数据(Structural Metadata) 技术型元数据(Te
5、chnical Metadata) 文件保存型元数据(Recordkeeping Metadata) 随着数字信息的出现,元数据成为一种“帮助保证文件及文件中信息的价值、易管理性和长期可用性的工具” 。,横向划分,元数据的类型,从纵向上划分,一个完整的元数据体系应该包括三部分内容:语义、结构与语法(句法) 语义:元数据元素的定义,如题名、日期元素的含义。 结构:描述了元数据各元素之间的相互关系,如上位类与下位类之间的关系,元数据元素与修饰词(元素限定词和编码体系)之间的关系。 语法:规定了元数据体系是如何被表达与描述的,例如采用XML或RDF进行描述。,1.5元数据的功能 (1)资源描述:对信
6、息对象的内容属性等的描述能力是元数据的最基本功能; (2)资源检索:支持用户发现资源的能力,有利于其便捷快速地发现其真正需要的信息资源; (3)资源选择:支持用户在不必浏览信息本身的情况下能够对信息对象有基本的了解和认识,从而决定对检出信息的取舍; (4)资源定位:提供信息资源本身位置方面的信息,如URL,便于信息的获取; (5)资源管理:保存信息资源的加工、使用、管理、权限、版权、安全等方面的信息,便于管理; (6)资源评估:保存资源被使用和被评价的相关信息,通过对这些信息的统计分析方便资源的建立与管理者更好地组织资源,并在一定程度上帮助用户确定该信息资源在同类资源中的重要性。,元数据的功能
7、,主要内容,元数据的基本了解,1,元数据的架构与创建,2,文件管理元数据,3,电子文件管理元数据的捕获和管理,4,元数据的创建,2.1元数据的创建 (1)创建者 资源的创建者:结构型元数据和管理型元数据 信息管理专业人员:描述型元数据 研究人员和信息专业人员一起协作 (2)创建工具 模板 置标工具 抽取工具 转换工具,元数据的创建,为确保元数据的质量,美国国家信息标准组织(NISO)在建立优质的数字馆藏指南框架中提出了创建优质元数据的6条原则: 优质元数据应适合馆藏资料、馆藏的用户,以及适合数字对象的当前或将来的使用; 优质元数据应支持互操作; 优质元数据使用标准的受控词表来反映内容所涉及的事
8、物、地点、时间和人; 优质元数据包括一个清晰的声明,表明数字对象的使用条件和期限; 优质元数据文件应具备档案性、持久性、唯一认证性等品质,应是权威的和可证实的。 优质元数据支持馆藏对象的长期管理。,元数据方案与元数据标准,2.2元数据方案与元数据标准 (1)元数据方案的设计,元数据方案与元数据标准,(2)元数据标准的设计,(2)元数据标准的设计 元数据标准是经过标准化组织认可的元数据方案。要制定某领域的元数据标准,至少需要经过以下3个阶段:资源分析阶段;标准制定阶段;标准验证阶段,元数据方案与元数据标准,元数据方案与元数据标准,【实例】深圳市规划局规划电子文件元数据标准 资源分析:规划局的业务
9、分析、档案状况分析、参考国际和国外标准(OAIS、South Australian Recordkeeping Metadata) 标准制定:制定元数据框架、选取和新增元素等; 标准讨论、验证,新增元素,主要内容,元数据的基本了解,1,元数据的架构与创建,2,文件管理元数据,3,电子文件管理元数据的捕获和管理,4,文件管理元数据,文件管理元数据(Records Management Metadata)是用来描述文件背景、内容和结构及其整个管理过程的数据。 作用:保证文件的真实性、可靠性、完整性、可用性、凭证性和长期有效性。 功能: 支持对文件的存取利用 支持文件管理程序功能需求的使用 建立文件
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