第八部分编辑长文档应有的技巧.ppt
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1、1,第八章 编辑长文档应有的技巧,Word2002标准教程,2,学习目标: 掌握长文档处理的手段与技巧,使文档的编排具有专业水准,学习重点:,纲目结构编辑(升/降级、位移、展开/收缩) 题注与交叉引用,3,本章学习的主要内容,利用大纲显示和编辑长文档 创建目录和索引 创建版本 查找、替换和搜索 添加题注和交叉引用 设置文档分节、分栏及添加页眉页脚,4,第一节 文章结构与纲目结构编辑 (样式的扩展应用),5,重点: 纲目结构的编辑环境与操作技巧,本节学习内容: 运行纲目结构编辑的条件 进入纲目视图的方法 大纲编辑工具简介,6,1、使用纲目结构的条件,什么是纲目结构? 纲:事物的关键部分,事理的要
2、领。 目:大项中再分的小项。,编制长文档时,使用大纲的优点 保证文章的质量,保持文章的主题与思路的完成性。,使用纲目结构的原则及原因 原则:处理现有文档时,需预先为标题段落设置“样式” 原因:没有命名的标题样式,默认为正文样式。无法显示 标题级别。,纲目结构编辑环境与普通环境的区别 使用工具的区别; 标题级别的升与降; 执行相关操作的便利: 内容的展开与收缩; 段落位置的移动;,7,2、大纲视图与相关编辑工具,大纲视图及其编辑工具,使用工具 “视图”菜单中的“大纲”命令或者视图切换按钮。,Demo,标记的含义,工具栏简介,8,3、纲目结构的编辑,主要包括的三方面内容:,段落的升级与降级,段落级
3、别的展开与收缩,段落位置的移动,标题段落级别变化。,显示效果发生变化。,改变文档结构。,主要作用,相关操作,9,3、纲目结构的编辑,1)段落的升级与降级,操作升级与降级的方法 1、使用工具栏上的相应的命令。 2、使用快捷键。,参考内容 1、提升的快捷键“Shift+Tab”。 2、降低的快捷键“Ait+Shift+右箭头”。 (或Tab),目的 通过提升或降低标题段落级别,控制文章 的层次结构。,10,3、纲目结构的编辑,2)利用位移调整文档的结构,用途 重新组织标题或段落的结构。 特点 保持原来的级别不变. 文档结构发生变化。 使用工具 1、“大纲”工具栏上的相关按钮 重点:选中或光标位于该
4、段落。 2、直接用鼠标拖动 重点:主题标记的选定。 3、使用快捷键 重点:Alt + Shift + 下箭头或上箭头。,11,3、纲目结构的编辑,3)展开与折叠文稿结构,用途 展开或隐藏标题段落的从属内容。,使用工具 1、使用工具栏。 要点:选择欲操作段落标题; 按层折叠; 2、使用鼠标。 要点:双击主题标记。,工具栏的其他用途 1、选择显示级别。 2、只显示首行。,12,3、纲目结构的编辑,4)用文档结构图显示文稿纲 目结构,作用 1、显示文档的所有标题, 2、在纲与目之间进行随时切换。 3、可以快速定位到文档的相应位置。,使用 1、文档结构窗格中主题标记的使用及作用; 2、使用文档结构快捷
5、菜单;,注意 文档结构图与其他视图方式的组合特点。,13,第二节 创建文稿目录,14,内容: 目录的创建 目录样式的修改,重点: 掌握样式与目录的关系及建立 目录的技巧,15,1、创建目录,目录的定义及用途 目录是文档中标题的列表。 通过目录用户可以快速浏览和查找所需的内容。,创建目录的方法 使用内置标题样式和大纲级别样式。,特点 1、使用目录级别样式,不保留原标题样式。 2、创建的每一个目录项都是超级链接。 3、每一个目录项都是域项目。,16,2、修改目录样式,用途 改变目录的外观。,要点 要修改的目录样式必须是“来自模板”的。,Demo,17,第三节 创建文档的不同版本,18,重点: 版本
6、与备份的区别及创建版本的方法,本节学习内容: 建立、查看和比较版本,19,1、版本与备份文档的区别,版本保存 将文章不同的修改内容以版本方式加以保存。 此功能常用于重要文档的处理过程。 备份保存 是将上一稿内容加以备份,以防修改不当。 用于经常需要查看上一稿的工作环境。需先设置。 区别 1、保存版本时仅保存版本间的差别而不是每个版本的 完整副本,该方法可节省磁盘空间。 2、保存备份则以副本的形式保留文件的一种方式,副 本文件和原文件是两个不同的文件。,20,2、建立版本,要点 1、进行版本保存的操作方法。 2、“关闭时自动保存版本”复选框的作用。 Demo,21,3、查看和比较版本,查看版本及
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- 第八 部分 编辑 文档 有的 技巧
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