第2章ACCESS2003实例教程潘明寒赵义霞.ppt
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1、Access实例教程,潘明寒 赵义霞 主编 中国水利水电出版社,ACCESS实例教程,数据表的操作(第2章),1,建立表结构 2,向表中输入数据 3,建立表对象之间的关联 4,操作表中记录 5,设置数据表格式,本章要点:,2.1 建立表结构,数据表由表结构和表记录两部分组成,建立表结构在表的设计视图中完成,表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。,2.1.1 表的设计视图,一个表要围绕一个主题设计字段,每个字段都应该是最小的逻辑部分,计算字段或推导字段不要作为表中的字段。,2.1.2 字段的命名规则,字段的命名规则如下: 1字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符,第 一个字符不能
2、是空格。 2字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西 文双引号。 3字段长度为164个字符,在Access中一个汉字当作一个 字符看待。,2.1.3 字段大小 字段大小用来定义字段所使用的存储空间大小,是字段值所占的字节数。只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小,其他类型的字段由系统分配字段大小,例如,“出生日期”是日期/时间类型,字段大小为8,“婚否”是逻辑类型,字段大小为1。一个字符和一个汉字字段大小都是1。 2.1.4 字段的数据类型 数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种,分别是:文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、
3、OLE对象、超链接、查阅向导。,1文本型 文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如:学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5,则该字段的值最多只能容纳5个字符。 文本型字段的默认大小为50,最多可达255个字符。 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。 如文本型数字按升序排序:1、10、100、2、20、200 2备注型 备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如:备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时,应该定义该字段为备注型。 备注型字段大小是不定的,由系统自动调整,最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。,3数字型 数字型字
4、段存放数字。如:工资、年龄等,数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定,常用数字类型有以下几种: (1)字节,存放0255之间的整数,字段大小为1。 (2)整型,存放-3276832767之间的整数,字段大小为2。 (3)长整型,存放-21474836482147483647之间的整数,字 段大小为4。 (4)单精度型,存放-3.4E383.4E38之间的实数,字段大小 为4。 (5)双精度型,存放-1.79734E3081.79734E308之间的实 数,字段大小为8。,4日期/时间型 日期/时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如:出生日期、入校日期等字段
5、都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节,由系统自动设置。 日期/时间型的常量要用一对#号括起来。 5货币型 货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8,由系统自动设置。 向货币型字段输入数据时,系统会自动给数据添加2位小数,并显示美元符号与千位分隔符。,6自动编号型 自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号,长整型,字段大小为4,由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段,该字段中的顺序号永久与记录相联,不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后,系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数
6、值。 例如,输入10条记录,自动编号从1到10,删除前3条记录,自动编号从4到10,删除第7条记录,自动编号中永远设有7。 与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段,增加数据的安全性。,7是/否型 是/否型字段存放逻辑数据,字段大小为1,由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如:婚否、团员否。所以,是/否型数据又被称为“布尔”型数据。 是/否型字段内容通过画“”输入,带“”的为“真”,不带“”的为“假”, “真”值用true或on或yes表示, “假”值用false或off或no表示。,8OLE对象型 OLE(Object Linking and Embedding)的中文含义是“
7、对象的链接与嵌入”,用来链接或嵌入OLE对象,如:文字、声音、图像、表格等。 表中的照片字段应设为OLE对象类型。 OLE对象型字段的字段大小不定,最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。 9超链接型 超链接型字段存放超链接地址,如:网址、电子邮件。 超链接型字段大小不定。,10查阅向导型 查阅向导型字段仍然显示为文本型,所不同的是该字段保存一个值列表,输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询,也可以来自定义的一组固定不变的值。例如,将“性别”字段设为查阅向导型以后,只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可。
8、 查阅向导型字段大小不定。,2.1.5 设置字段属性,字段属性是字段特征值的集合,分为常规属性和查阅属性2种,用来控制字段的操作方式和显示方式。 不同字段类型有不同的属性集合。,1,输入掩码:字段的输入模板,有效性规则是一个条件,用来为字段的值定义数据范围和数值要求。如果输入的数据不符合有效性规则,将给出提示信息,并且光标停在原处,直到输入正确数据为止。 注意,有效性规则的设置不能与默认值冲突。 例如:性别字段只能输入文字男或女, 用:“男“ or “女“。 例如:年龄字段的范围是大于0, 用:0。 例如:出生日期的字段范围是2001年, 用:=#2001-1-1# and =#2001-12
9、-31#。,2有效性规则,2.1.6 建立表结构 一个“学生信息”表的结构,2.1.7 主键,若一个字段的值可以惟一标识表中的记录,则该字段所代表的信息称为主键。如字段“学号”能惟一标识一条记录,可以将“学号”设置为主键。设置为主键的字段名又被称为主关键字。 主键可以保证数据输入的安全性,作为主键的字段禁止重复值,也不能为空。主键还用于在表之间建立关系,建立了关系的多个表使用起来就像一个表一样。 主键类型有3种:自动编号、单字段、多字段。,2.2 向表中输入数据,向表中输入数据可以直接输入或导入外部数据。从外部获取数据有导入和链接两种类型,导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关。链接的数据只
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