六章建立行为规范保证建表质量.ppt
《六章建立行为规范保证建表质量.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《六章建立行为规范保证建表质量.ppt(54页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、第六章 建立行为规范,保 证建表质量,Excel2002标准教程,学习目标 通过本章的总结,熟悉 制表的六个基本过程,掌握每一过程的规则和正确流程,养成规范的行为习惯,保证制表的质量。 学习重点 制表的六个过程中每一过程的规则和正确的流程,主要内容,创建电子表格的基本过程与规则 Excel菜单功能与必会命令,第一节 创建电子表格的基本 过程与规则,创建电子表格的6个过程,每一过程的重点与技巧,构思与设计过程 表格创建过程的初始设计,对数据的统计与分析工作,起着至关重要的作用,因为表格数据的组织目标分析数据。,管理项目与表格结构的关系 表格结构与数据成图的关系 正确运用逻辑思维创建表格结构,管理
2、项目与表格结构的关系 正确认识管理对象的独立性,准确拆分管理项目至最小管理单元 建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系,案例应用,联系人管理表格 学生成绩统计表格,联系人管理表格 存在问题 “单位地址”与“邮编”在同一列 后期可能导致的3个问题 “单位地址” 属于文本型数据,其筛选与排序方法不同于数字型数据 “邮编” 属于数字类型,因与文本数据在同一单元格,变为文本型数据 文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计,但“单位地址” 类数据的输入存在不规则现象,将影响数据分析 解决方法 将“单位地址”与“邮编”,均设置为一个独立的项目名称,并在表格中独占一“列”,学生成绩统计表格 管理目标 统
3、计三个学生、三门课程两年的成绩 案例文件特点 上表头为“双层表头”,表现了两年的数据情况 存在4个明显问题,1、如果延续统计,第三年的数据需要向右扩充表格,那么第四年第五年以至以后,又该如何处理,表格在横向上将越来越宽,2、如果需要统计每个学生三科总成绩,则必须在每年数据后添加新列,然后进行求和计算。但是不希望显示个人总分时,又不得不将此列加以隐藏,从管理的角度上看,增加了很多操作上的麻烦,4、如果再增加管理项目(如“政治”、“历史”和“地理”等),上述成绩统计表将变得十分庞大。同时,数据的分析工作量也成倍增加。形成管理瓶颈,3、如果本例需要针对每一学生统计历年的各科总分,则又需要在表格横向添
4、加新列,并设置运算公式,管理目标分析 其实独立的管理项目应为三项:学生“姓名”、“学科”类型和“年份” 双层表头在管理活动中称为“表单”或“报告”,通常是数据组合与统计、分析的最终结果 由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂性,而统计分析又相对灵活,在确定管理项目时,就必须考虑到项目独立性与扩展性,解决方法 针对上述统计要求,并考虑到以后的延伸使用,正确设置此类统计用途的表格应设置四个独立管理项目 使用“透视表”功能 ,完成按年与学科对学生成绩的统计 甚至还可以快速通过图表表现成绩状态,表格结构设计总结 凡须独立管理的项目,必须单独设置项目名称,独占一“列” 管理项目的独立性必须与扩展性结合考
5、虑,以方便统计分析。避免失去关联。 表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。注意单表头与多表头的关系,表格结构与数据成图的关系 图表内容必须源自于表格数据(不可手工随意勾画) 表格数据成图的规则 上表头字段名称,用于生成图表的X轴标签(显示于X轴下方)。 左表头项目名称,用于生成图表的图例(显示于图表框右侧)。 此规则的条件是,表格结构完整且规则(包括上表头和左表头) 规则适用于任何程序中,通过表格数据成图的过程(包括Word、PowerPoint等其他软件),正确运用逻辑思维创建表格结构 案例 某单位承接了一项建筑工程,为计算塑料钢窗的窗框成本,通常按其结构类型分组计算。假设有30种类型
6、的窗框,平均每类窗框有4个窗格(本例只取三类),传统,电子,2、表格数据的输入与准确控制,为什么要注意数据的准确性 哪些数据容易造成输入错误 控制原始数据输入准确性的解决办法 控制加工数据输入准确性的方法,为什么要注意数据的准确性 创建表格的最终目的,是处理与分析数据 错误的数据将直接导致分析结果产生误差,甚至南辕北辙,案例,成本输入错误造成利润率失真 利润率公式输入错误,哪些数据容易造成输入错误,表格数据,表头内容,原始数据,加工数据,最容易出错 对分析起重要作用,年龄,出生日期,控制原始数据输入准确性的解决办法,错误根源在于人为的手工输入,尽量避免手工输入,解决方法,调用法 计算法,准确
7、自动更新 有效跟踪,自动完成计算 自动更新 便于跟踪运算关系,控制加工数据输入准确性的方法 产生错误的原因? 错误原因在公式内容可能输入错误,解决办法,用复制法建立相关公式 公式的常规检查方法 用公式审核工具检查加工数据 预设置公式检查规则 使用监视窗口检查 跟踪公式的求解过程,a)用复制法建立相关公式 作用 针对单元格,可以快速输入相同内容 针对公式,可快速创建具有相关性质的公式,用填充柄复制 用“复制”、“粘贴”命令 鼠标拖拉+Ctrl 复制的含义相对引用,b)公式的常规检查方法 作用 根据公式关系判断计算结果是否正确,使用“编辑”工具栏查看公式 双击跟踪法 常规性错误检查与自动更正,自动
8、更正 忽略错误 在公式编辑栏编辑 从左侧复制公式,以前忽略了的问题,要重新更正的操作!,c)用公式审核工具检查加工数据 作用 通过专业化数据跟踪工具,用跟踪线明确标记公式的取值关系 使用工具 “公式审核”工具栏 操作 查看公式的的取值来源 撤消审核工具栏,d)预设置公式检查规则 作用 预先设置错误检查的类型,以便及时显示错误提示。 根据数据管理与统计要求,自定义相关规则,以便提供自动检查 使用工具 “工具”菜单“选项” “错误检查” “规则” 操作 设置规则 注意 和拼写检查程序一样,“公式错误检查”程序一次只能更正一个常见的公式错误,e)使用监视窗口检查 作用 随时监视表格中重要位置的公式及
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 建立 行为规范 保证 质量
链接地址:https://www.31doc.com/p-2588444.html