李革增高级行政文秘职业化训练课程印刷本.ppt
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1、优秀精品课件文档资料,高级文秘职业化训练,目 录,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质; 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理; 六、行政文秘的文档管理; 七、行政文秘公文写作; 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,1、企业行政文秘的工作内容(1),企业行政文秘的工作内容(2),企业行政文秘的工作内容(3),企业行政文秘的工作内容(4),初级秘书:协助上司的工作,主要工作如下: 接听电话、上传下达; 使用办公软件:打字、制表、作幻灯; 使用各类办公用具(传真、复印、电脑); 使用互联网; 管理档案、文件等; 接待;
2、其它事务性的简单工作;,2、文秘的职业发展规划,中级秘书:分担上司的工作,主要工作如下: 起草公文、文件及其它需要的文字工作; 沟通协调各种关系; 管理上司工作日程; 组织、召集相关的会议; 收集相关信息资料等 ; 公司内、外的简单事务的处理; 语言要求,高级秘书:管理、参谋、支持上司工作,主要工作如下: 管理上司的工作时间; 主持大型商务、文化活动; 信息的处理与分析; 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持; 语言要求,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质; 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理; 六、行政文秘的
3、文档管理; 七、行政文秘公文写作; 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,二、行政文秘的角色定位与必备素质;,1、秘书的定义 l广义的概念;“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义,包括了公务秘书、私人秘书,又包括了各行业、层次、工种;领导人既含单数,又含复数-领导集体; 2狭义的概念。“秘书是一种职务名称,正在成为一种社会职业,指处于领导近身,直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。 我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动(商务秘书),2、秘书的角色定位,领导者 替身,决策支持,事务 执行者,服务人员,协调人,参
4、 谋,领导,2、常见的角色错位,1、主观态度上的问题 服从和服务意识淡薄 没有敬业精神,工作态度不佳 保密意识差,导致泄密事件 向上错位,擅作主张 2、客观能力上的问题 专业技能水平差 各类知识较浅薄 概念、判断、概括能力差,3、行政文秘必备的职业素质,正 直-坚持既定政策和原则 实事求是 热 情对人、对事积极、乐观 敬 业-以工作为荣,设定高的工作水准 守 信-不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚忠于上级 忠于事业 有 序-利落,有条不斋 高 效-追求效率和效益 可 靠-按约定完成工作,保质、保量、及时 细 心-尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性领悟上级或领导的真实想法 自 信积极 向上
5、勤 奋不断学习 提高能力 承受压力,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质; 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理; 六、行政文秘的档案管理; 七、行政文秘公文写作; 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析,结果发现:“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25,其余75决定于良好的人际沟通。 哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示,在500名被解职的男女中,因人际沟通不良而导致工作不称职者占82。 秘书是领导的助手 没有良好的沟通技巧就没有良好的工作结果,一、沟
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