强大的Excel功能.ppt
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1、强大的Excel功能,高效的Excel功能,提高数据录入效率 常用公式与函数 数据处理与分析 1、排序、筛选 2、分类汇总、数据透视表 3、邮件合并 宏与VBA,1. Excel2003的简介,2. Excel的工作界面,3. Excel的基本操作,4. Excel的安装,Excel 入门知识,1.1 Excel 2003简介,电子表格是一种计算机的应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格,使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中,编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列,对表格的数据进行求和、求平均值,对表格
2、数据的复制、移动、删除等。本章主要讨论中文Excel 2003各方面的应用与技巧。,1.1.1 Excel的功能与特点 采用电子表格管理数据 强大的数据处理功能 方便操作的图形界面,1.1.2 Excel2003窗口组成与操作,1标题栏 显示当前工作簿文件的名字。,2菜单栏 在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令,可以根据需要选取菜单中的选项,完成相关的操作。包括:文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。,3工具栏 工具栏是一些图标按钮,每一个按钮都代表了一个命令,这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏:格式工具栏、常用工具栏。,帮助,显示比例,绘图,图表
3、向导,降序,升序,自动求和,插入超级链接,恢复,撤消,新建,打开,保存,权限,电子邮件,打印,打印预览,拼写检查,信息检索,格式刷,复制,粘贴,剪切,字体颜色,填充颜色,边框,增加缩进量,减少缩进量,减少小数位数,增加小数位数,千位分隔式样,百分比,货币式样,合并及居中,右对齐,字体,居中,左对齐,下划线,粗体,斜体,字号,格式工具栏,4数据编辑栏 数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时,输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中,既可以在单元格中修改数据,也可在编辑栏中修改数据。,5编辑栏 编辑栏最左边的是名称框,最右边的是
4、编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时,编辑栏中将出现三个按钮。,编辑栏,确认按钮,函数向导按钮,取消按钮,名称框,6状态栏 状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时,状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程,如打开或保存文件,复制单元格或记录宏表等。,7滚动条 使用滚动条可以在长工作表中来回移动。,8工作表标签 标签栏位于状态栏上面,显示当前工作簿中所有工作表的名称,如图所示。,当前工作表标签,标签队列列表,标签队列切换按钮,图6-6 工作表标签,9任务栏 每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏,用户可以很方便地新建工作 簿,
5、 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。,1.2 操作Excel工作表,1.2.1工作簿与工作表 1.工作簿 工作簿(Book)是Excel中存储电子表格的一种基本文件,其后缀名为.xls,一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。 一个工作簿由多张工作表(Sheet)组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。,2.工作表 工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位,位于工作簿的中央区域,包含按行和列排列的单元格,是工作簿的一部分,也称为电子表格,它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档,可以显示和分析数据,能容纳的数据有字符
6、、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据,并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。 3.单元格与单元格地址 工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式,每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见,单元格应该使用一个唯一的名称来识别,这个名称称为单元地址,单元格的地址由列号和行号组成。,1.2.2 输入工作表数据 1、工作表的建立 任何一个二维数据表都可建成一个工作表。在新建的工作簿中,选取一个空白工作表,是创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和数据,就有了一
7、张工作表的结构。,2、数据输入 (1)数值输入 数值输入默认右对齐。正数输入时可省略“+”;负数输入时,或者加负号,或者将数值加上圆括号,例如,-6.09与(6.09)同义。 (2)字符输入 字符是指字母、汉字以及非计算性的数字等,默认情况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示。如输入学号“2001528121”等数字型信息时,必须在第一个数字前先输入一个(单引号)。例如,2001528121。,(3)日期和时间输入 Excel将日期和时间视为数字处理,默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期时,可用“/”或“”(减号)分隔年、月、日部分。例如,2002/02/12。输入时间时,可用“:”(冒号
8、)分隔时、分、秒部分。例如,10:30:47。 双击单元格,系统转入编辑状态,可作修改操作。,3、单元格与数据区的选取 单元格的选取 连续单元格的选取 不全连续单元格的选定 整行(或整列)的选取 多行(或多列)的选取 工作表所有单元格的选取,4、数据的复制和移动 单元格或数据区的信息移动和复制。 以插入方式移动或复制。 5、数据填充 对重复或有规律变化数据的输入,可用数据的填充来实现。 填充相同数据 输入序列数据,6、行、列及单元格的插入 修改工作表数据时,可在表中添加一个空行、一个空列或是若干个单元格,而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移,自动完成表格空间的调整。 7、数据区或单元格的删除
9、 删除操作有两种形式:一是只删除选择区中的数据内容,而保留数据区所占有的位置;二是数据和位置区域一起被删除。,1.2.3 编辑工作表 1、工作表的添加、删除与重命名 2、工作表的移动和复制 在一个工作簿内移动或复制工作表 在工作簿之间移动或复制工作表 3、工作表窗口的拆分和冻结 通过工作表窗口的拆分和冻结,可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理。,1.2.4 格式化工作表 1、数字格式的设置 使用“格式”工具栏设置数字格式 (1)”货币样式”按钮 给数字添加货币符号,并且增加两位小数。 (2)”百分比样式“按钮 将原数字乘以100后,再在数字后加上百分号。 (3)”千位分隔样式”按钮 在
10、数字中加入千位分隔符。 (4)”增加小数位数”按钮 使数字的小数位数增加一位。 (5)”减少小数位数”按钮 使数字的小数位数减少一位。,使用菜单命令设置数字格式,2、字体、对齐方式、边框底纹的设置 对表格的数据显示及表格边框的格式可进行修饰和调整。方法是:先选定数据区域,再选择“格式|单元格”命令,在打开的对话框中选择不同的选项卡来实现。,3、行高和列宽的调整 行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。 (1)精确调整 选择“格式|行(列)|行宽(列宽)”,打开对话框,输入适当的值。 (2)粗略调整 将鼠标指针移向需调整的格线上,使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字,按住鼠标左键并拖动即可。,4
11、、自动套用格式 Excel内置了一些表格修饰方案,对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式,既可美化工作表,也可省去设置和操作过程。,5、单元格醒目标注的条件格式设置 条件格式是指当给定条件为真时,Excel自动应用于单元格的格式。,1.3 Excel2003的数据计算,1.3.1 使用公式计算 运用公式可方便地对工作表、工作簿中的数据进行统计和分析。公式是由运算符和参与计算的运算数组成的表达式。运算数可是常量、单元格、数据区域及函数等,其中,单元格、数据区域既可以是同一工作表、工作簿的,也可以是不同工作表、工作簿的。 输入公式必须以“=”开始,然后是公式的表达式。,1.3.3 单元
12、格的引用功能 (1)相对引用 相对引用也叫相对地址,它是指在一个公式中直接用单元格的列标号与行标号来取用某单元格的内容。 (2)绝对引用 绝对引用也叫绝对地址,他是以列号和行号前增加符号“$”构成的。 (3)混合引用 混合引用也叫混合地址,他是在列号或行号前加符号“$”。,1.3.4 函数分类及用法 1、函数的使用 函数由函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现,用以描述函数的功能。参数是数字、单元格引用、工作表名字或函数计算所需要的其他信息。 在建立函数时,必须按如下语法规则: (1)函数必须以“=”开头,例如:“= Average(A1:A10)”。 (2) 函数的参数用园括号“( )”
13、括起来。其中,左括号必须紧跟在函数名后,否则出现错误信息。如个别函数PI等没有参数,也应在函数名后加上括号。例如,“=B2*PI()”。 (3)函数的参数多于1个时,要用“,”号分隔。 (4)文本函数的参数可以是文本,该文本要用英文的双引号括起来。 (5)函数的参数可以是己定义的单元格或单元格区域名。例如:若将单元格区域A1:A9命名为TL,则函数“=SUM(TL)是计算单元格区域A1:A9中数据之和。 (6)函数中可以使用数组参数。 (7)可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。,2、常用函数 (1)求和函数SUM 格式:SUM(number1,number2,number3)
14、参数:number1,number2,number3,为计算机求和数的1到30个数值。 功能:求参数表中所有参数的和。 (2)条件求和函数 格式:SUM(range,criteria,sum_range) 参数:range:搜索区域 criteria:条件值 sum_range:求和区域 功能:在求和区域内将搜索区域中满足条件的值求和。,(3)求平均函数AVERAGE 格式:AVERAGE(number1,number2,number3) 参数:number1,number2,number3为计算平均数的1到30个数值 功能:求参数表中所有参数的平均值 (4)计数函数COUNT 格式:COUN
15、T(value1,value2,value3) 参数:value1,value2,value3为1到30个数值型的数值。 功能:求参数表中所有数值型的数值个数。,(5)条件计数函数COUNTIF 格式:COUNTIF(range,criteria) 参数:range:搜索区域 criteria:条件值 功能:在搜索区域中求满足条件值的个数。 (6)IF工作表函数 格式:IF(logical_test,value_if_true, value_if_false ) 参数:logical_test:测试条件 value_if_true:条件为真时的结果 value_if_false:条件为假时的结
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