企业会计制度设计理论与案例分析3会计凭证的设计.ppt
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1、1,企业会计制度设计 理论与案例分析 Business Accounting Systems Designing: Theories and Case Analysis 罗其安 著,2,教学课时安排,3,第三章 会计凭证的设计,1,会计凭证设计的意义和要求; 2,原始凭证的设计内容和要求; 3,记账凭证的设计内容和要求; 4,会计凭证的处理规则和管理规则的设计; 5,案例及其点评。,4,1,会计凭证设计的意义和要求,一、会计凭证的意义:P54 1,会计凭证: 记录经济业务 ,明确经济责任的书面证明,也是据以登记账簿的依据。凭证具有法律证明效力。 2,按其填制程序和用途的不同,会计凭证分为原始凭
2、证和记账凭证两大类。,5,1,会计凭证设计的意义和要求,3,会计凭证设计的意义:P54 (1)有利于及时、完整和全面地反映各项经济业务的发生和完成情况,保证会计工作的顺利进行 发生经济业务的同时填制和取得凭证,地点、时间、 内容以及经办人员,任何一项财务收支都有相应的 证据予以证明,6,1,会计凭证设计的意义和要求,(2)使会计信息具有可验证性,为有效实施会计控制,提高审计效率和质量提供可靠的依据。 通过会计凭证的设计,使会计凭证的填制、审核、传递等符合不相容职务相分离的分工负责原则。 能相互监督、相互制约; 及时发现和纠正有关错弊。,7,1,会计凭证设计的意义和要求,(3)有利于加权企业经营
3、管理责任制,完善内部会计控制制度:P55 业务经办人员需要在会计凭证上签名或盖章,以明确其责任,从而能促使其严格按规章办事,保证业务处理的质量和工作效率 ,加强岗位责任制。,8,1,会计凭证设计的意义和要求,(4)可以加强企业内外和企业内部各部门之间的信息联系。 确保在企业内外传递过程中,及时、有效地将经济业务的发生情况和完成情况传达到有关单位、部门和人员,从而可以加强企业内外和企业内部各部门之间的信息联系。,9,1,会计凭证设计的意义和要求,二、会计凭证设计的要求:P55 会计凭证设计必须从各企业(单位)的实际情况出发。但是,在设计会计凭证时,必须考虑以下要求: 1,能够及时、完整地反映经济
4、业务的发生情况和完成情况。 2,完整记录业务经办和凭证处理的轨迹,明确有关部门和人员职责的履行情况。 3,原始凭证和记账凭证的格式和填制要求尽可能简单明了,具有可操作性。,10,2,原始凭证的设计内容和要求,一、原始凭证的种类:P56 1、原始凭证的概念:P56 在经济业务发生时填制(或取得)的,用以证明经济业务的发生和完成情况,以作为记帐的原始依据。 2、原始凭证的分类:P56,11,2,原始凭证的设计内容和要求,(1)按照来源不同分类:P56 外来原始凭证: 是指在同外单位发生经济往来事项时,从外单位取得的凭证。如发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单、企业购买商品、材料时,从供货单位取
5、得的发货票等。 自制原始凭证: 是指在经济业务事项发生或完成时,由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。如收料单、领料单、开工单、成本计算单、出库单等。,12,原始凭证,按取得来源,13,2,原始凭证的设计内容和要求,(2)按照填制手续及内容不同分类:P56 一次凭证: 一次凭证是指只反映一项经济业务或同时记录若干项同类性质经济业务的原始凭证,其填制手续是一次完成的。如各种外来原始凭证都是一次凭证;企业有关部门领用材料的“领料单”、职工“借款单”。购进材料“入库单”以及根据账簿记录和经济业务的需要而编制的记账凭证,如:“材料费用分配表”等都是一次凭证。 累计凭证: 累记凭证是指在一定时期内(一般
6、以一月为限)连续发生的同类经济业务的自制原始凭证,其填制手续是随着经济业务事项的发生而分次进行的。如“限额领料单”是累计凭证。,14,原始凭证,按凭证记录的 次数和时限分,15,2,原始凭证的设计内容和要求,(3)按其用途的不同,可分为通知凭证、执行凭证、转账手续凭证和套写凭证:P56 通知凭证: 指提示某项经济业务将要发生的凭证。如调拨单、出库通知单、扣款通知单等。 这种凭证由有关部门签字发出,通知有关部门执行,它不能证明某项经济业务已经完成。,16,2,原始凭证的设计内容和要求,执行凭证: 是据以办理某项经济业务的凭证。如固定资产调拨单、固定资产报废单、领料单、产品入库单、收据等。 转账手
7、续凭证: 是指据以办理账项调整的凭证。如各项费用分配表、固定资产折旧费用计算分配表、预提费用计算分配表、待摊费用分配表、红字冲账单、成本计算单等。 联合凭证: 是指同时具有以上两种(或两种以上)原始凭证功能的凭证,如收料单、限额收料单、工资结算单等。 收料单既有通知凭证的用途,又有执行凭证的用途。 套写凭证: 是指兼具有原始凭证和记账凭证双重功能的会计凭证。如银行的各种票据,注明会计分录的各种费用分配表等。,17,原始凭证,按用途,套写写凭证:是指兼具有原始凭证和记账凭证双重功能的会计凭证。如银行的各种票据,注明会计分录的各种费用分配表等。,18,2,原始凭证的设计内容和要求,(4)按其反映的
8、业务量和法律效力的不同,可分为直接原始凭证、汇总原始凭证和分割原始凭证:P57 直接原始凭证: 是指在经办经济业务时直接取得或填制的原始凭证。如材料入库单、领料单等。 汇总原始凭证: 是指根据一定时期若干份记录同类业务的原始凭证,汇总编制的凭证。如收料凭证汇总表、发料凭证汇总表、现金收入汇总表等。,19,2,原始凭证的设计内容和要求,分割原始凭证: 是指由主办企业(或单位)将多企业(或多单位)共同负担的费用,按协议分配标准(或方法)进行分配时所填制的费用分割通知书。如本地两个企业分别从同一外地采购一批物质,但共同租用一节货运火车车厢时,由主办企业将共同负担的运杂费按协议标准进行分配所填制的运费
9、分割单。,20,2,原始凭证的设计内容和要求,(5)按其格式的适用性不同,可分为通用凭证和专用凭证:P57 通用凭证: 是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。 可以在某一地区、某一行业,乃至全国通用,如某省(市、自治区)印制的发货票、收据等等;由中国人民银行制作的转账结算凭证全国通用。 专用凭证: 是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、收料凭证汇总表、产品入库单、工资计算单等等。,21,原始凭证,按凭证格式的 适用性分,22,2,原始凭证的设计内容和要求,二、原始凭证的设计要求和要点:P57 1,设计原始凭证的要求: (1)原始凭证的
10、基本要素: 填制原始凭证的单位名称; 原始凭证的名称; 接受凭证的单位(或个人)名称; 原始凭证的编号及填制日期; 经济业务内容摘要; 经济业务的实物数量、单价和金额; 填制凭证单位和经办人员的签名或盖章,23,24,2,原始凭证的设计内容和要求,(2)不同的经济业务,经办手续往往有所不同,因此可能影响原始凭证的设计:P58 如对于汇总原始凭证,需要在其上面注明“所附凭证张数”。 (3)原始凭证既是填制记账凭证的直接依据,也是登记大多数明细账的直接依据。所以原始凭证的格式需要满足这方面的要求。 (4)不同的经济业务取得的原始凭证,提供的信息不同。因此,设计原始凭证时,必须考虑由谁来审核,或审核
11、原始凭证需要提供哪些审核标准或依据。例如剧毒材料的领料单,通常还需要专门设置“保卫部门的审核意见”和批准人员的签章等。,25,2,原始凭证的设计内容和要求,2,原始凭证格式的设计要点:P58 原始凭证设计的内容,主要包括确定原始凭证的种类、格式、流转程序和要求。 原始凭证格式的设计要点,主要包括: (1)反映经济业务的全貌,并将重要项目放在显著位置; 如“领料单”需要设置“请领数量”和“实领数量”等项目。 (2)凭证项目的排列顺序应便于书写、计算、核对和阅读; 如设置销货发票时,应将“数量”、“单价”、“金额”三个项目按此序连续排列。,26,2,原始凭证的设计内容和要求,(3)凭证栏目(包括留
12、空)的大小要适当,不宜过大或过小。过大的凭证会造成浪费并不便保管,过小的凭证,不便书写或因字体大小辨识不清; (4)凭证的外形、纸张和尺寸,应尽可能一致并标准化;其优点是:简化设计工作、便于汇总和审计、便于及其或电脑处理、节约设计和印制成本; (5)应尽可能设计和使用套写凭证。其优点是:减少核算工作量,降低差错的可能性。,27,2,原始凭证的设计内容和要求,(6)设计一式多联的凭证时,应注明各联的用途; (7)重要的原始凭证应事先印好其连续的编号,次要的原始凭证只需设置编号栏目即可; 所谓重要的原始凭证,是指如果不事先连续编号,容易产生错弊,且一旦产生了错弊还不容易发现和纠正的凭证。如销货发票
13、,收款收据等。 (8)凭证的联次应以不同颜色、质地的纸张加以区别; (9)凭证上的划线等应尽可能柔和,但项目之间的间隔线等应醒目。 (10)凭证上留空行线较多时,可在行线两边每隔几行事先加印行号(如3,6,9,。)并改用粗线条。,28,2,原始凭证的设计内容和要求,三、主要原始凭证的基本格式:P59 由于各企业的规模、组织和经营特点、管理要求等不同,其原始凭证的种类、内容和格式都会有所不同。,29,主要原始凭证的设计,1、货币资金业务原始凭证的设计 2、材料采购及入库原始凭证的设计: 1)材料采购:订货单、发货单 2)入库:收货单(三联:收货人、收货仓库、财务核算)、商品入库单、商品验收报告单
14、(四联:仓库、业务、财务或结算、供货单位) 3、产品生产、成本计算及产品入库凭证的设计:领料单、职工薪酬及有关费用分配表、固定资产折旧计算表等 4、库存商品或商品销售原始凭证的设计:销售专用发票或增值税专用发票、发货单 5、固定资产业务原始凭证设计 6、往来结算业务的原始凭证设计 7、转账、结账业务的原始凭证设计,30,1,增值税专用发票:P59,(1)增值发票简介: 实行增值税专用发票是增值税改革中很关键的一步,它与普通发票不同,不仅具有商事凭证的作用,由于实行凭发票注明税款扣税,购货方要向销货方支付增值税,它具有完税凭证的作用。更重要的是,增值税专用发票将一个产品的最初生产到最终的消费之间
15、各环节联系起来,保持了税赋的完整,体现了增值税的作用。,31,1,增值税专用发票:P59,(2)增值发票构成: 增值税专用发票每联的颜色和名字。 四联: 第一联 蓝色 存根联,销货方留存备查。 第二联 棕色 发票联,购货单位作付款的记账凭证。 第三联 绿色 税款抵扣联,购货方作扣税凭证。 第四联 黑色 记账联,销货方作销售的记账凭证。,32,1,增值税专用发票:P60,表3-1,33,2,普通发票:P60,(1)普通发票可设置一式三联: 存根联; 发票联(购货方记账); 记账联(销货方记账)。 (2)样式如表3-2:P60,34,销货发票,35,3,收款收据:P61,可设置一式三联: 存根联;
16、 收据联(交付款人); 记账联(收款方记账)。,36,3,收款收据:P61,表3-4,37,4,备用金报销清单:P62,可以设置一式二联: 会计部门记账联; 备用金使用部门存根联。,38,4,备用金报销清单:P62,39,40,5,借款单:P62,可以设置一式四联: 借款单位(或人员)留存联; 报销联(会计部门用于反映实际报销金额和报账时收回多余现金额); 核销联(报账后退还借款人),交回多余现金时代还款收据; 借款记账联(即借款收据,作借支时会计部门的记账依据),41,借据,42,借款结账联,43,6,请购单:P63,可以设置一式二联: 送采购部留存; 请购部门留存。,44,6,请购单:P6
17、3,请购单,45,7,订货单:P63,可以设置一式四联: 交供应单位(与合同一起送供货单位); 采购部门留存; 交请购部门; 交收货部门。,46,订货单,47,48,8,收料单(或收货单):P65,可以设置一式三联: 仓库留存(作为登记材料吊卡等的依据); 交采购部门(作为登记供应合同备查簿的依据); 交会计部门(记账依据)。,49,收货单,50,51,材料或商品验收报告单,供货单位: 发票或送货号: 制单日期: 第 号,52,9,材料交库单:P65,如果是自制材料或在生产过程中回收的废料入库,应由交料部门填制“材料交库单”。 月末,对于本月已领未用而下月继续需用的材料,可以同时办理本月退料和
18、下月领料的凭证手续,材料仍留存车间,这种处理方法称为“假退料”。 “假退料”可以采用“材料交库单”,也可以填写红字“领料单”。,53,9,材料交库单:P65,材料交库单也可以设置一式三联: 交料部门留存(作为登记材料吊卡等依据); 交会计部门(记账依据); 交仓库(作为登记库存材料明细账的依据)。,54,10,委托加工材料收料单:P66,可以设置一式三联: 供应部门存查; 交仓库(据以发料和记账); 交会计部门(据以记账)。,55,11,收料凭证汇总表,在实际工作中,为了简化核算(尤其是手工核算),会计部门通常于月末根据各种材料入库凭证,填制“收料凭证汇总表”。 可以设置为一式一联。,56,1
19、2,退货单:P67,可以设置一式五联: (1)采购部门留存; (2)交供应单位(由会计部门按合同计算赔偿金后,与“代垫运费清单”一起寄供应单位); (3)交会计部门(记账联) (4)交仓库(作退货凭证) (5)交运输部门(据以发运货物),57,12,退货单:P67,58,13,材料卡片:P67,材料卡片是为了仓库部门设置的核算材料收发数量的悬挂与货架上的卡片。 应按材料品种,规格设置,并根据收发凭证逐笔登记。,59,13,材料卡片:P67,60,14,产品入库单:P67,可以设置为一式三联: (1)生产部门留存; (2)交仓库; (3)交会计部门(记账联),61,62,15,产品交库汇总表,在
20、实际工作中,为了简化核算(尤其是手工核算),会计部门通常于月末根据各种产品入库凭证,填制“产品交库汇总表”。 可以设置为一式一联。,63,16,领料单:P69,领料单是一种一次性使用的发料凭证,适用于没有消耗定额和不经常领用的材料。它一般采用一单一料式,即每次领用一次材料,就要填写一份。 可以设置一式四联: (1)领料部门留查; (2)交仓库 (3)交会计部门(记账联) (4)交供应部门(如果供应部门也设置了外购材料明细账)。,64,领料单,65,66,17,限额领料单:P69,“限额领料单”是多次使用的累计领发料凭证。在有效期间内(一般为一个月),只要领用数量不超过限额就可以连续使用。 “限
21、额领料单”包括一单一料式和一单多料式两种。 可以设置为一式四联: (1)领料部门留查; (2)交仓库; (3)交会计部门(记账联) (4)交供应部门(如果供应部门也设置了外购材料明细账)。,67,17,限额领料单:P69,68,18,领料登记簿:P70,适用于经常领用的消耗性材料。平时由仓库保管,并在领料时填写,月末汇总后再分送有关部门。 可以设置一式四联: (1)交领料部门备查; (2)仓库留存(据以登记材料吊卡) (3)交会计部门(记账联) (4)交供应部门(如果供应部门也设置了外购材料明细账)。,69,19,委托外单位加工材料发料单:P71,可以设置一式三联: (1)供应部门存查 (2)
22、交仓库(据以发料和记账) (3)交会计部门(据以记账),70,20,发料凭证汇总表:P71,在实际工作中,为了简化核算(尤其是手工核算),会计部门通常于月末根据各种材料出库凭证,填制“发料凭证汇总表”。 可以设置为一式一联。,71,21,存货清查盘点单(表): P72,可以设置一式一联,由清查人员在清查过程中根据清查结果填写实存数量,并由有关人员签章。,72,22,存货盘盈盘亏报告单(表):P72,可以设置一式三联: (1)清查小组存查; (2)交使用(保管)部门 (3)交会计部门(记账联) 实现存货按计划价核算时,应设置“材料成本差异”一栏。,73,22,存货盘盈盘亏报告单(表):P72,7
23、4,23,盘点报告表(实地盘存制),可以设置一式二联: (1)使用(保管)部门留存 (2)交会计部门(记账联),75,24,分期付款发票,可以设置一式三联: (1)收款收据(未交款的,此联作为购货人分期交款的凭证,每期交款和出纳员盖“收讫”章后,则作为收据) (2)交销售部门留存 (3)交会计部门(记账联),76,25,交货单:P74,可以设置一式五联: (1)交仓库 (2)销售部门留存 (3)交运输部门(据以办理送货) (4)交门卫 (5)交会计部门,77,发货单,78,26,提货单:P75,采用提货制商品交接方式对外销售,可以设置一式四联: (1)交仓库 (2)销售部门留存 (3)交门卫(
24、放行) (4)交会计部门,79,26,提货单:P75,80,27,固定资产清查盘点表:P76,可以设置一式一联由清查人员在清查过程中,根据清查结果填写实存数量,并由有关人员签章。,81,固定资产盘点表,82,28,固定资产盘盈盘亏报告单:P76,可以设置一式三联: (1)清查小组存查 (2)交使用保管部门 (3)交会计部门(记账联),83,固定资产盘盈、盘亏报告单,84,29,固定资产报废申报单:P76,可以设置一式三联: (1)使用部门留存 (2)交固定资产管理部门 (3)交会计部门(记账联),85,29,固定资产报废申报单:P76,86,30,固定资产内部转移单:P76,可以设置一式四联:
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