岗位职务描述.ppt
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1、岗位职务描述,企业培训师(一级)认证培训,主讲 孟志雄 2013.04,湖南省职业经理人协会人力资源委员会理事 湖南省劳动技能鉴定人力资源委员会专家委员 企业高级人力资源管理师、资深企业内训讲师 现任某集团行政人事总监,本章内容提要,第一模块 岗位职务描述相关信息搜集 第二模块 岗位职务描述基本工具的使用,预备性知识,一、工作分析定义 采用一定的方法(访谈法、问卷法等)对组织内特定职位进行分析,确定该职位的主要信息(职位目的、职位关系、职位责任、工作环境、素质要求等)的过程。,知识点,工作分析的六个导向,回答工作做什么,称为任务导向分析; 回答工作要如何做,称为行为导向分析; 回答任职条件是什
2、么,称为个人导向分析; 回答工作绩效是什么,称为目标导向分析; 回答工作环境是什么,称为条件导向分析; 回答工作责任是什么,称为责任导向分析。,预备性知识,常见的工作标识,一、工作标识,预备性知识,技能点,职位名称 指公司内部的工作岗位头衔.它应该能反映此职位的主要功能。如会计,销售经理。 部门名称 指各部门,办公室。例如,人事部、财务部、维修部,如果是分公司,请注明名称后,再同时写明部门名称。 分支部门 指各职能,各大部门下属的分支机构或部门。如果没有,该栏目可以省略。,预备性知识,某公司职位说明书工作标识示例,预备性知识,直接主管 直接上级主管的工作头衔. 直接主管签字和任职人签字 在职位
3、说明书编制完成之后,或新的任职者就任之前,直接主管将说明书交给下属,双方签字确认。 职位说明书撰写/修改人姓名 职位说明书撰写/修改日期,预备性知识,二、工作概要,请使用一两句简捷概括的话,准确说明该岗位存在的原因是什么。 通常情况下一两句话就足以说明,除非该岗位是由一个任职人同时完成着两个或更多的不同的工作。 此部分的撰写目的主要是从公司整体的角度看待该岗位的总体重要性,或者是该岗位对公司业务的独特贡献。,技能点,预备性知识,预备性知识,工作职责的基本特征 完备性:它表达了该职位所要取得的所有关键成果。 成果导向:它是成果为导向,而非以过程为导向。即它要表达的是该职位要完成什么工作,以及为什
4、么要完成这些工作,而非如何完成这些工作。 稳定性:工作职责仅仅包含该职位的稳定性的工作内容,而不包含上级那些临时授予的、动态性的工作内容。 独立性:每一项工作职责都直接指向一个唯一的工作成果,不允许职责与职责之间的交叉与重叠。 系统性:同一职位的若干项工作职责之间必然存在着某种逻辑关系,而非任务的简单拼凑与组合。,三、工作职责,预备性知识,表达目标的常用词,预备性知识,预备性知识,职责描述的常用动词,预备性知识,职责描述的书写规则 、必须采用“动词+名词+目标” 或者“工作依据动词名词目标”的书写格式; 、必须尽量避免采用模糊性的动词,如“负责”、“管理”、“领导”等; 、必须尽量避免采用模糊
5、性的数量词,如“许多”、“一些”等,而尽可能表达为准确的数量; 、必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语,尤其要尽量避免采用管理学专业的冷僻术语。如确实有采用术语的必要,须在职位说明书的附件中予以解释; 、当其存在着多个行动和多个对象时,如会在行动动词和对象之间的关系引起歧义,需要进行分别表述。,预备性知识,职责描述的典型错误,预备性知识,基于战略的职责分解步骤,预备性知识,人力资源经理成果目标示例,预备性知识,职责内在关系的四种类型,预备性知识,流程型职责示例某公司的市场部经理,预备性知识,并列型职责示例某高校院系办公室主任,预备性知识,网络型职责示例某公司的战略分析高级主管,预
6、备性知识,业绩变量的筛选标准 关键性:即业绩标准变量对该职责的最终完成效果的影响程度。影响程度越大,则该业绩变量越可取。因此,最终结果标准比从关键控制点中寻找出来的过程性标准更好。 可操作性:即业绩标准是否可以转化为实际能够衡量的指标。包括是否可以收集到准确的数据或者事实来作为考核该标准的依据;是否可以量化,如果不能量化,则是否可以细化,以避免单纯凭感觉打分的现象发生。 可控性:即该业绩变量受到任职者的工作行为的影响有多大,是更多受到任职者的控制,还是受到外部环境的控制。一般认为,如果任职者对该业绩变量的控制程度小于70%,则认为该变量必须舍弃。 上级职位的认可:业绩变量的选取还必须得到该职位
7、的上级的认可。,四、业绩标准,预备性知识,下属人数 指可以支配和管理的人数。是直接管理和间接管理的全部员工数之和。 内部关联 在完成工作时,该岗位会同公司内什么样的主管上级/同部门同事/其它部门发生工作关系;也可以说是对该职位有或受该职位影响的单位或个体有哪些。 外部关联 指因完成该岗位工作而必须发生联系的所有公司以外的机构,包括供应商,客户,上级单位,关系单位,政府机关等。,预备性知识,五、工作联系,示例某公司的人力资源部经理,预备性知识,六、工作压力因素与工作环境,预备性知识,预备性知识,下列各指标按照工作环境条件的恶劣程度,从低到高分为5个等级。等级越低,工作条件越好;等级越高,工作条件
8、越恶劣。 1空气:指工作时间内,岗位周边环境的空气质量。 清新1 2 3 4 5 污浊 2油污:指工作岗位和工作台面上油污的多少。 无 1 2 3 4 5 有 3粉尘:指工作岗位周围空气中粉尘的多少。 少 1 2 3 4 5 多 4液体:指操作时经常接触到的化学液体的有害程度。 无害1 2 3 4 5 有害 5气体:指操作时经常接触到的化学气体的有害程度。 无害1 2 3 4 5 有害 6噪音:指工作环境周围(半径30米内)较大声音的程度。 小 1 2 3 4 5 大 7温度:指工作场所的温度是否适宜。 适宜1 2 3 4 5 不适宜 8通风:指在有烟雾或其他不良气味的工作环境中空气的流动情况
9、。 好 1 2 3 4 5 不好 9照明:指工作场所的光照程度。 明 1 2 3 4 5 暗 10火花飞溅:指操作时是否有火花溅出。 无 1 2 3 4 5 有 11铁屑飞溅:指操作时是否有铁屑溅出。 无 1 2 3 4 5 有 12电弧光:指操作时是否产生电弧光。 无 1 2 3 4 5 有 13地面清洁:指工作岗位所在地面的清洁程度。 洁 1 2 3 4 5 脏 14设备清洁:指操作时所用的设备、模具、夹具、工具、量具、辅具的清洁度。 洁 1 2 3 4 5 脏 15警觉程度:指在操作中是否需要随时注意周围所发生的一切。 小 1 2 3 4 5 大 16危险程度:指万一由于操作不慎给操作人
10、员或他人造成的危险的程度。 小 1 2 3 4 5 大 17紧张程度:指时间上的持续作业和上下工序间的连续作业所形成的压力。 小 1 2 3 4 5 大,是完成 一项工作 的基本条件 要求,技 能: competence,主要指心智、行为、人际等方面的潜能和素质 skill 主要指操作性实务方面的技术能力, 重点关注外语、计算机、具体业务流程和设备操作方面,工作经验:从事从岗位需要的相关工作经验,教育背景:学历、专业背景等,如: XX及以上 学历,XX或XX专业毕业,七、任职条件(资格),其他要求:指执业资格、性别、党派、身体状况等,不代表现有人员的情况,而是指胜任此岗位所需的条件。,职前培训
11、:指上岗前需要接受的相关制度、法规等培训,预备性知识,练习,请基于撰写职位描述的撰写指导原则,以您自己的职位填写一份空白的职位问卷来草拟职位描述。,预备性知识,预备性知识,预备性知识,预备性知识,二、工作分析的基本过程,1、确定目的 工作分析的内容取决于工作分析的目的和要求 招聘侧重点:该岗位的工作职责;对任职者的要求。 绩效侧重点:衡量每项工作任务的标准。 薪酬侧重点:对岗位的量化评估以确定职务的相对价值。 培训侧重点:每项工作任务应达到的要求内容和水平。 2、收集信息 组织结构图 工作流程图 职业分类标准(职位名称词典) 现有岗位描述,预备性知识,知识点,预备性知识,预备性知识,中华人民共
12、和国职业分类大典,这部大典将我国职业归为8个大类,66个中类,413个小类。8个大类分别是: 第一大类:国家机关、党群组织、企业、事业单位负责人; 第二大类:专业技术人员; 第三大类:办事人员和有关人员; 第四大类:商业、服务业人员; 第五大类:农、林、牧、渔、水利业生产人员; 第六大类:生产、运输设备操作人员及有关人员; 第七大类:军人; 第八大类:不便分类的其他从业人员。,预备性知识,计划和执行与人事活动的所有阶段有关的政策。招募、面试和选拔员工以填补空缺职位。计划并进行新员工的上岗引导以培养对公司目标的积极态度。记录保险费用、养老金计划和像雇佣、提升、调动和解雇这样的人事变动。调查偶然事
13、故和为保险受益人准备报告。在劳动力市场进行工资调查研究以确定具有竞争力的工资水平。编制人事工作预算。会见员工及主管人员以处理意见。为因某种原因而离职的员工写离职通告并进行离职面谈以确定隐藏在离职后面的原因。准备报告和推荐手续以减少旷工和人员流动。与外部供应商接触以便为员工提供服务,如食堂、交通和重新安置等服务。可以对受雇员工的特征进行跟踪以便向政府进行报告。可以与劳动工会的商务代表协商集体谈判协议。,1 6 6. 1 1 7. 0 1 8,基本职业类型(1表示专业、技术和管理人员),基本职业类型中的门类(16表示行政管理方面的职业),基本职业类型中门类的组别(166表示人事管理方面的职业),关
14、于数据的难度(1表示需要对数据进行协调),关于人员的难度(1表示需要与人员进行协商),关于事情的难度(7表示需要对事情进行处理),如果前六位数字相同则用它来区分一种特定的职业,某炼钢厂计划科综合统计员的岗位经济责任制,职责: 在科长的领导下,按照专业管理制度和上级有关规定,负责全厂生产、经济、技术指标综合统计工作,归口数据管理。 工作标准: 综合统计、编制报表、图表。月报于次月6日前报出,季、年报表于季后第1月7日前、次年1月10日前报出,每月15日前完成图表上墙,每月28日前提出产品、品种及主要经济指标预测,准确率达99% 负责结算炼铁厂生产原料、燃料耗用量。每月1日与烧结厂、原料处结算烧结
15、矿、废铁数量,做到准确无差错。 负责收集国内外同行业有关生产经济指标等资料。每月20日前将16个单位主要指标登入台账,填写图表上墙。 负责提出统计分析,每月28日前完成。 建立健全数据管理制度,建立厂级数据库,使全厂数据管理系统化、规范化。 任职条件: 必须熟悉上级有关统计规章制度、统计方法,并严格执行,懂得炼铁生产工艺及主要设备生产能力,掌握企业管理的一般知识和工业统计理论知识及统计计算技能。,预备性知识,3、选择职位 对公司比较重要的职位 所选职位的组合能反映出公司的组织结构 所选取的职位比较稳定 没有比较频繁的变化 能够尽可能代表更多类似的职位 4、进行分析 由人力资源工作者进行 360
16、度评价,预备性知识,5、核对信息 6、撰写说明书 撰写职位说明书 撰写非典型职位说明书 形成岗位责任说明书体系,预备性知识,三、常用的工作分析方法,1、现场观察法 优点:适于由身体活动构成的工作 缺点:脑力劳动、偶发事件难于观察,预备性知识,职位分析观察表,预备性知识,2、工作日志法 优点:信息全面;费用低 缺点:信息整理量大;填写走过场,预备性知识,前 言 姓名()职位名称(): 首先,感谢您在繁忙的工作中抽出时间参与本次职位分析活动,本次职位分析的主要目的是确定此岗位新的任职者的培训需求。您填写的工作日志将帮助我们全面界定此岗位的主要职责。 在接下来的一个月里,请在您完整的工作日内,每隔半
17、小时如实记录前面半小时的工作内容(若任务连续不可间断,在任务完成后请立即填写)。请于本月末将填写的工作日志交至公司人力资源部。 当您在填写过程中遇到困难时,请及时与我们联系,电话。 再次感谢您的支持与合作! 公司职位分析项目组,工作日志填写示例,预备性知识,工作日志填写示例(正文),预备性知识,工作日志填写示例(正文),预备性知识,3、访谈法 方式:个人访谈/群体访谈/主管访谈 优点:了解一些难以发现的行为/提供一个解释的机会/了解一些不太吐露的看法 缺点:引起员工怀疑/有意夸大或弱化某些职责,预备性知识,你好!我叫王海,是本公司人力资源部职位分析师。想必你的上司已经和你沟通过,我们将通过访谈
18、等方式对你的职位证券分析员进行职位分析,确定该职位的工作职责及任职资格。本次项目选取了公司证券投资部5个核心职位作为标竿进行分析,证券分析员这一职位我们选取了公司五位职员进行访谈,你是我们访谈的第二位。通过本轮访谈收集的信息将连同职位分析问卷一道作为职位分析的信息基础,最后的成果在正式提交前,我们会再次和你沟通确认。当然对于本次访谈的内容,我们会予以保密。在访谈开始前,你问题需要向我们提出吗?,常用介绍词示例:,预备性知识,需要收集的主要信息,预备性知识,访谈记录表,预备性知识,1、请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么,它要完成的主要的工作内容和要达成的目标? 2、请问与您进行工
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