十讲文书工作.ppt
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1、第十讲 文书工作,本 讲 共 3 节,第二节 发文处理 A.交拟与拟稿 B.审核与签发 C.印制与校对 D.用印与登记 E.封发与传递,第三节 收文处理 A.收文与阅文 B.筛选与传阅 C.拟办与批办 D.承办与催办 E.立卷与归档,第一节 概述 A.文书与文 书工作的概念 B.文书工作的 五大作用 C.文书工作的 六项原则 D.行文关系与 行文制度,10-1 文书工作概述,秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 (“文来文去”) 10-1-1 文书与文书工作,公文,文书工作是指通 过互相联系的一系列 环节,完成文书制发、 传递、办理、保管的 全过程。(亦称文书 处理或文书管理),本讲主 要
2、研究,“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” 国务院办公厅修订的国家行政 机关公文处理办法第5章第22条,公文处理程序示意图,传 递,签收,登记,分发,拟办,批办,承办,立 卷 归 档 销 毁,分发,登记,用印,校对,缮印,签发,拟稿,审核,催 办 查 办,文书工作的任务,A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文,当好领导的参谋和助手,为改革开放和社会主义现代化建设服务。 B.具体任务: a.发文处理; b.收文处理;
3、c.文件管理; d.文件保密; e.文件贯彻落实情况的督促检查工作; f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。,10-1-2 文书工作的作用,文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作,对于改进文风、消除“文山”,提高办公效率,具有重要的意义。 五项作用: A.可以提高文书的质量; B.可以控制文书的总量; C.可以加快文书的运转; D.可以确保文书的安全; E.可以促进档案的管理和利用。,10-1-3 文书工作六项原则,A.准确无误; B.及时迅速; C.安全保密; D.力求精简; E.集中统一; F.党政分开。,10-1-4 行文关系与行文制度(1),行文关系根据组织关
4、系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系: A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种(通常用“函”行文): a.平行机关之间的行文; b.不相隶属的机关之间的行文。,10-1-4 行文关系与行文制度(2),B.行文制度:机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种 a.相互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。,案 例 二 则,1,某市卫生局向市委、市政府呈报了关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。您认为责任
5、在谁? 2,国庆前夕,市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢?,10-2 发文处理,10-2-1发文处理五环节: 10-2-2各环节主要注意事项 A. 交拟、拟稿:交拟时,交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容,即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。,交拟 拟稿,审核 签发,印制 校对,用印 登记,封发 传递,B.审核、签发: 关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则,进行综合审查与核定。 签发,是指机关领导人对已审核的文稿进行审批,签署表示核准发出的意见
6、。它是文稿形成定稿的最后环节,也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求(认真;明确;规范),C.印制、校对 对印制工作的要求内容准确;格式规范;页面整洁;字迹清楚;美观大方,便于阅读和保管。 校对非常重要,也最容易出差错,要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法 a.对校法。 b.折校法。 c.读校法(两人合作)。,D.用印、登记 发文用印注意4点:确认有领导人签字并且适合规定;盖印份数必须与原稿上标明的相同;印章应盖在落款中央,上不压正文,下要压日期(“骑年盖月”);盖印必须端正清晰,忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备
7、发出的公文作统一记载,以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用发文登记簿,一文一页登记表,其项目有:发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。,E.封发、传递 封发,即装封发出。分5个步骤:a.清点; b.写封; c.填写发文回签单(也叫发文回执) d.装封;e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同,其渠道和方式有:机要通信传递;机要交通传递;专职人员传递;文件交换站传递;电信传递(无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络)。 传递文件3条基本要求:迅速及时;安全保密;手续完备。,10-3-1 收文处理5环节 10-3-2 各环节操作程序与注意事项 A.收
8、文、阅文: a.收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。,10-3 收文处理,收文 阅文,立卷 归档,筛选 传阅,拟办 批办,承办 催办,对所收文件进行正确分类。,收 文 分 类,b.下级机 关请示、 平行及不 相隶属机 关商洽件,c.上级机 关批复件 及平行、 不相隶属 机关复函,d.内部各 部门调查 性及下级 机关陈述 性来件,e.内部刊 物、工作 简报等类 文书,a.上级机 关指令性 和指导性 文件,两种登记方法:分类登记法 流水式登记法,b.阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求:“四看清”性质与大体内容;制发与主送机关;缓急与时限;秘密等级与保密时
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