秘书三级情景录像题解答技巧.ppt
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1、秘书三级考试培训 情景录像题,主讲:李海莉,题 型,1、每个级别分别都有两道录象题,每道5-10分钟,每题连续播放2遍。 2、第一题要求至少找出10个秘书行为及工作环境中正确或错误的地方即可,第二题要求至少找出15个正确或错误的地方。但是每道录象题中至少有15-20个错误和正确的地方,甚至更多。大家都可以写下来。 3、注意:湖南卷从2011年11月开始还要求把错误之处改正过来,增加了一定的难度。,解题技巧,一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点 1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。 2、职业形象。包括坐/站/走
2、姿等/服饰等方面。 3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。 4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。,解题技巧,一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点 5、接打电话和处理通话中的问题。如方法,语言等等。 6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。 7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等 8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。,解题技巧,二、进行分析解答的关键处 抓住接触的人物角色分析解答 从情景录
3、象“主角”人物着手,观察录象片段中秘书所接触的所有人物,并根据所接触人物的职位、角色、关系、人物数量等方面,依次回忆秘书与每个接触人物发生事情的起因、经过和结果,结合知识点,分别找出错误和正确的地方。 抓住室内情景剧的特点分析解答 分析历年的情景录象,90%以上的录象题均在室内拍摄形成。尽管目前国内拍摄水平较低,但是基本反映出了考点要求。因此,考点所涉及的问题主要体现在对环境和硬件设施设备的要求方面。如绿色植物、光线、办公设备、功能布局、设备和用品摆设、温度、通风等等方面。,解题技巧,二、进行分析解答的关键处 抓住“普遍体现”的要点分析解答 普遍体现的要点通常在每个情景录象题中都会有所体现,主
4、要的表现内容如下: 1、电话(响铃、问候语、结束语、电话反映内容)。 2、室内环境(如第二点分析)。 3、走姿、座姿以及外在表现。 4、办公环境、会议室环境、办公桌面、等等。均含有分值。 抓住“镜头特写”分析解答 1、镜头停留及镜头不断地“从近到远”的展现,从局部观察整体效果,绝大多数含有分值。 2、镜头“从远到近”地不断推进,从整体观察局部效果,也绝大多数均含有分值。,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 情景描述 (宏远公司经理办公室) 场景一: 经理办公室用黄色窗帘遮挡强光。秘书高山身着西装正在电脑前工作 着,桌上凌乱地堆着文件和文件盒。经理走了进来:“高山!” 高山立刻起
5、身:“经理,您好!有什么事吗?” 经理说“咱的征地报告区里批了吗?” 高山:“还没有。” 经理:“还没有?你催一催。” 高山:“是。我昨天打了三次电话都没人接,就在他们的答录机上留了 言。今天上午还没有回音,我一会儿再打电话。” 经理:“哦!那好。”说完离开了办公室。,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 情景描述 场景二: 高山坐下,继续工作。这时电话铃响了。铃声响过三次,高 山拿起话筒。高山:“您好!宏远公司高山。” 小苏:“你好,我是区土地管理局的小苏。” 高山:“小苏,您好!我正想找您呢。” 小苏:“你在答录机上的留言我们知道了。现一在还缺你们公 司办公地点的房屋租赁证明
6、,你尽快把它传真过来,我好抓紧 办。” 高山:“好,我尽快。你们的传真号码是多少?” 小苏:“85473311。”,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 情景描述 场景二: 高山重复道:“8547331,”随手将号码记在一张纸片上, “好,那还得麻烦您抓紧时间办,谢谢您了。再见。” 小苏:“再见。” 高山挂上电话,打开文件柜,很快就找到了 “证件文件夹”。“怎么没有啊?应该在这里的呀!上个月税务检查时还用过呐。不会是在税务文件夹里吧?”高山自语道,又找出“税务文件夹”,房屋租赁证明果然在里面。高山取出证明,把“税务文件夹”放回原处,关上文件柜门,返回办公桌。,情景录像题解析,一、
7、2010年5月情景录像题第一题 情景描述 场景三: 这时小田进来:“高山,新产品发布会的筹备计划做出来了,你看一 下。” 高山示意小田坐下:“好的,好的,先请坐。”高山快速浏览了筹备计划后 说道:“小田,工作计划一定要明确承办人或负责人,这样才便于监督检查。” 小田点头表示赞同。 高山:“哎,你怎么没安排阶段性检查呀?还有,表格中再加上一列负 责人栏吧。” 小田:“行,那我回去补上。” 高山:“新产品宣传册已经定稿,一定要提前送印刷厂,不能等领导发言 稿定稿后再一块儿送。” 小田:“分两次送不是多一道手续吗?” 高山:“咱们的宣传册页数多,又是彩印加塑封,一定要提前送,要不就 不能保证按期完成
8、。” 小田:“这点我倒是没有考虑到。”,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 情景描述 场景三: 高山:“工作计划一定要符合实际,分清轻重缓急。” 小田:“好的。我还真的要多向老员工请教,”接着又递上一份事故情况记录表,“你再看看这个。今天早上三车间有两个工人被烫伤了,你看这样写对吗?” 高山接过记录表看了看问:“你知道这是什么表吗?” 小田:“知道啊!这不是专门记录事故情况的登记表吗?” 高山:“事故情况记录表应该由车间安全员填写呀。” 小田:“哦,我搞错了。安全员那里我去通知。” 高山:“对了,时间栏里要写清事故发生在几点几分,不能笼统。” 小田:“行。” 高山将事故情况记录
9、表递回给小田,小田起身,高山送走小田,随后 拿着房屋租赁证明离开了办公室。,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 情景分析 该情景题涉及的是事务管理,包括办公室日常事务管理、商务沟通、档案 管理等三个方面。 (一)办公室日常事务管理 办公室事务性工作多且繁杂,有些是日常性的工作,有些是领导临时交办 的工作。大体包括制定工作计划,处理邮件和信访件,接待来人来访,管理印 章、印信,督促检查各项工作,处理突发事件,完成领导交办的工作,记录接 待或电话情况等。 1、交办任务的执行:正确、及时地处理落实领导交办的工作,这是对秘 书的起码要求。录像中高山能及时完成经理交办的任务,办事有条不紊
10、,对; 对于征地报告的批复问题能多次与区土地管理局联系,在电话没人接的情况下 又采用电话答录机留言的方式,对。此外,秘书还应及时督促检查其他部门的 工作。录像中高山能及时提醒小田将新产品宣传册提前送印刷厂印刷,以保证 按时完成任务,对。,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 情景分析 2、新产品发布会的筹备计划:计划不仅是实现目标的起点,还是贯穿整 个实施过程的红线。因此,工作计划要明确每一项任务的承办人或负责人,分 清轻重缓急,以便完成任务。录像中高山提醒小田要在工作计划中明确每一项 任务的负责人或承办人,分清轻重缓急,对;提醒小田对大型计划应安排阶段 性检查,对。 3、突发事
11、件的处理: 所有事故、灾害及突发事件均应及时报告和记 录。秘书要了解事故情况记录表和工伤情况报告表的不同。事故情 况记录表主要记录事故发生的时间、地点、姓名、事故或疾病细节,便于总 结教训和为日后判定责任提供依据。如果事故中有人受伤,所涉及到的每个人 都要填写一张工伤情况报告表,用于记录受伤人的基本情况、事故的时间 和地点、伤害细节,以及处理情况。录像中高山指出事故情况记录表应由 车间安全员填写,对;提醒填表时应明确发生事故的具体时间,对;但没有指 出事故中所涉及到的每一个伤员都必须填写一张工伤情况报告表,错。,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 情景分析 (二)商务沟通 秘书
12、工作离不开沟通。高山向领导汇报工作时有条不紊,思路清晰,对; 指点同事工作时语言温和,注意沟通技巧,对。 (三)档案管理 档案管理包括档案收集与整理、档案鉴定、档案保管、档案利用等内容。 档案利用后应及时归还,以避免档案丢失。录像中房屋租赁证明不在“证件文 件夹”中,而是被放在了“税务文件夹”内,错;房屋租赁证明使用后没有及时 归入“证件文件夹”,错。,情景录像题解析,一、2010年5月情景录像题第一题 结论 1高山身着职业装工作,对。 2办公室内环境自然,用窗帘遮住强光,对。 3办公桌上物品摆放凌乱,错。 4领导进办公室时起身相迎,注意礼节,对。 5向领导汇报工作注意条理和重点,对。 6以电
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