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1、秘 书 写 作 绪论,秘书写作的含义和内容,秘书写作是指文秘人员因工作需要在自己的职责范围内起草完成的各类公务文书及其他应用文书的写作。,结绳记事 甲骨文 尚书 三国时,魏主曹丕在典论中说:“文章经国之大业,不朽之盛事”,种类,按照使用领域来划分,其种类主要有: 、公文 、事务文书 、专业文书,秘书写作的作用,展示机关形象的窗口 上级机关实施管理的工具 沟通各机关信息的桥梁 记载公务活动的凭证与依据,两弯似蹙非蹙罥烟眉,一双似喜非喜含情目。态生两靥之愁,娇袭一身之病。泪光点点,娇喘微微。闲静时如姣花照水,行动处似弱柳扶风。心较比干多一窍,病如西子胜三分。 红楼梦,寻人启事 林黛玉,女,年十四岁
2、, 身高1.55米左右,肤白,瓜 子脸,体型偏瘦,苏州口音, 身患咳症,三日前走失。望知 情者速与金陵贾家联系,必有 重谢。 联系电话:13012345678 联系人:贾宝玉先生 年月日,文学写作与秘书写作,练习:根据文学写作和秘书写作的不同特点,表达下面的意思:学校草坪遭到破坏,提醒人们注意保护校园环境。,提示:文学作品可以用拟人等修辞手法表现草坪;而应用文只是客观说明草坪遭破坏,警示人们注意自己的言行,秘书写作的特点,实用性 从属和被动性 时效性 成文的程序性 格式的稳定性 语言的平实性,工作证明,郑开元,男,刚过而立,自2003年秋至2006年阳春。如同一粒默默无闻的棋子,在公司的棋盘上
3、扮演者不可或缺的角色。南下广州开辟战场,北上内蒙寻找出路,每年都交上一份令人满意的答卷。三年不菲的销售合同就是他最好的工作证明。,怎样学好秘书写作,坚持理论与实践相结合的原则 尽可能的接触公文实例,从阅读中提高 练好“内功”(获取信息的能力,思想政策水平的锤炼,本单位、本系统业务知识的积累,逻辑、修辞和语言方面知识的掌握和运用等),昨夜西风凋碧树,独上高楼,望断天涯路。 衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴。 众里寻她千百度,蓦然回首,那人却在灯火阑珊处。,秘书写作基础知识,主题,材料,结构,语言,“灵魂”,“血肉”,“骨骼”,“细胞”,四要素,文 章 写 作,人 体 构 成,主题的含义,主题又称主
4、旨,是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。主题是文章的灵魂和统帅,决定着文章的质量。,深刻,主题的要求,如何确定主题,正确领会和理解领导者的意图 深入实践,积累材料 深入开掘事物本质 反复提炼,不断提高,主题的表达方式,标题显旨法 开篇明旨法 段前撮要法 篇末点旨法,主题与标题,标题应为主题、内容服务,主题又直接影响标题的确立。主题是文章的灵魂、统帅,标题是文章的名称。 秘书写作的标题一般分两大类:单标题和双标题 单标题的完整形式包括三要素:发文机关、事由和文种。 国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知 河北省人民政府关于维护铁路运输安全的公告 黑河乡人民政府关于发
5、展民俗产业的报告 双标题由正题和副题组成,正题往往用来表明主题,副题用来说明关涉范围。 明晰产权起风波对太原市一集体企业被强行接管的调查 靠名牌赢得市场关于深圳市飞亚达(集团)股份有限公司的调查,为了沟通产销渠道,活跃市场,更好的听取顾客的意见,做好新产品的开发工作,经公司董事会研究,决定设立新产品试销部。 公司关于设立新产品试销部的通知,关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见,就有关问题提出如下意见。 一、赋予生产企业自营进出口权的原则 二、自营进出口企业应具备的条件 三、生产企业申请进出口经营权需要申报的材料 四、赋予生产企业自营进出口权的审批程序 ,经国土资源部2002年第10次部长
6、办公会议研究决定,废止国土资源部决定废止的部门规章目录所列的部门规章。 国土资源部关于废止部分部门规章的决定,材料的含义,制作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据。 包括素材和题材 素材:暂时没有写入公文中,但已进入作者视野,被作者所意识、搜集到的一些事实和论据,也就是原始材料。 题材:作者根据行文的目的和意图将所摄取的素材加以筛选、提炼和整理加工、组织到公文中,用以表现行文主旨的事实或论据。 感性、理性;现实、历史;直接、间接;正面、反面,上海六家新闻媒体联合发起的“全球知名注册商标展示博览会”,涉及展商范围广,影响大。故市场营销部拟参加此次会展。活动共需经费8万元,望上
7、级予以拨款。 由文汇、新民、上视、东视、上广、东广等六家主流媒体联合发起“全球知名注册商标展示博览会”,诚邀诺基亚、索尼、三星、宝洁等全球数百个知名企业参加品牌展示,我公司以及同行业的集团、集团都位列其中。届时会有上百家媒体参与报道,具有很强的广告宣传效应。市场营销部接到邀请之后暂拟参加,一天共计会展费人民币8万元,特向上级请示要求拨款。,材料来源,学习积累,现场调研,网络搜寻,查阅文献,材料的选择与使用,选择材料,去粗取精、去伪存真,使用材料,梳理、剪裁、加工,材料选择的要求,真实 系统 典型 切旨,必须经过反复核实证明确凿无误的,而不能是弄虚作假的 要求材料是必然的,能够反映客观事物的一定
8、本质,而不是个别的、偶然的表象 要求材料是客观的,而不是主观的,正反对举(正面材料和反面材料) 前后相应(历史材料和现实材料) “从1986到2005年,农业总产值平均每年增长7.9%,2005年增长14.5%,远远超过了1971年到1986年平均每年增长3%的速度。” 点面结合(总体材料和个别材料),必须看到,最近以来,在各级党政机关中,一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住,而且在新形势下又有所发展,出现了一些性质十分严重的新问题。比如,一些机关违反规定滥用外汇大量购买汽车,某些领导干部争先更换豪华汽车;一些机关乘干部新老交替之际,巧立名目,安排领导干部轮流出国观光游览,以此
9、做人情;一些机关利用手中的权力,私自筹款经商,办企业、开公司,甚至投机诈骗,用非法的手段牟取暴利;一些领导干部及其子女、配偶,也利用职权和某种方便,经商牟利,以饱私囊;一些机关请客送礼成风,讲排场,比阔气,愈演愈烈;一些机关乱收费、乱摊派,甚至弄虚作假,敲诈勒索,对中央规定置若罔闻,我行我素。所有这些腐败现象,都是同社会主义精神文明背道而驰的,虽然发生在少数机关和少数工作人员身上,但它严重的损害了党和政府在群众中的威望,败坏了党风和社会风气 国务院办公厅关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知,要根据主旨的需要决定材料的数量 要根据主旨表达的要求决定材料的详略 要根据主旨的要求决定材料的表现形
10、式,你准备为即将离职的员工写一份工作推荐信,其原来的工作职务是研发部项目主管,离职后的去向大体也是这一方面,以下材料中,应选取哪些: 1、该同志连续三年获得“优秀员工称号” 2、曾成功主持公司的大型晚会和会议 3、部门经理的评价:是一个热情稳重的员工 4、离职的原因是市场萎缩、总部裁员 5、获得钢琴八级证书 6、某项研究发明曾获大奖 7、新近加入中国共产党,结构的含义,指材料的组织和编排形式,即根据主题表达的需要,把有关材料编排成有头有尾、层次清楚、段落分明、首尾连贯的一个不可分割的有机整体。,结构的设计,精心设计写作提纲 认真拟制标题 划好段落层次 巧设过渡和照应 斟酌开头结尾,发文机关+事
11、由+文种 发文机关+文种 事由+文种 文种,嘉奖令 通知 通告 北京市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告 关于成立自治区环保局团委的决定 关于2007-2008学年度第一学期教学检查的实施意见 绵阳市人民政府会议纪要 大学生消费调查报告 上海市人民代表大会常务委员会公告,层次,并列式:将全文内容划分为若干层次,每一层词之间是并列关系。综合性的报告、总结、计划等文体常用。 递进式:按实物自身的内在联系和逻辑发展顺序来安排层次,由浅入深,由表及里,层层深入,各层之间为层层递进的纵深关系。请示、报告、总结、计划、会议纪要等文体常用。 连贯式:按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次,各层之间浑然
12、贯通,连成一体。重大事故的调查报告、重点工程及重要经济技术活动的情况报告常用。 总分式:先总说,后分说,或先分说,后总说,使行文析理入微,眉清目楚。工作总结,综合性报告常用。,广州市公安局关于洛溪大桥交通管理规定的通告 番禺县洛溪大桥将于X月X日通车,为加强大桥的交通 管理,保障交通安全畅通,特作如下规定: 一、通过大桥的机动车驾驶员要自觉遵守中华人民 共和国道路交通管理条例服从大桥管理人员的指挥。 二、通过大桥的机动车载重量不准超过20吨,高度不 准超过4.5米,时速不准超过40公里。 三、通过大桥的机动车辆要各行其道,即大型车走大 车道,小型车走小车道,各类机动车均不准在桥上调头,倒 车、
13、停车。如车辆发生故障,迅速拖离桥面。 四、因大桥桥面坡度较大,为保障安全,禁止手扶拖 拉机、机动三轮车、自行车、手推车、人力三轮车和残疾人 专用车通行。 五、行人必须走大桥人行道,严禁在车行道上行走或 横穿桥面。 本规定自通告之日起执行。 年月日,关于违纪购房情况通报 各区房改办,市直各单位房改办,驻穗各单位房改办: 去年年底,我办在房改售房审核过程中发现个别职工弄虚作假二次购房等 情况,给予了通报批评。然而,近日我办再次发现个别单位和职工弄虚作假骗购 住房,有的为多购住房伪造公章,有的为多得工龄折扣搞假配偶,有的为达到换 购目的搞假职务,还有的单位把关不严,导致职工出现违纪购房等情况。现将
14、14宗违纪购房情况通报如下: 一、广东房地产开发有限公司退休职工,1996年8月以本人名义在 配偶单位购买了房改房92.29平方米,已达本人职务住房面积标准。1999 年10月,使用假公章,冒充配偶单位在购房申请书上加具审核意见,另购住 房90.15平方米,违反规定购买两套房改房。 上述单位和职工在已购房改房情况下,由于单位把关不严,有些单位甚至出 具假证明,造成职工隐瞒事实,虚报资料,弄虚作假骗购公有住房,此类严重违 反房改政策的行为,必须按有关规定严肃处理。对公司、等单 位给予通报批评。对等14名职工的违纪购房问题提出处理意见如下: 责成上述违纪购房职工对其违纪行为作出书面检讨,由其工作单
15、位的纪检部 门提出处理意见,并抄送上级纪委和我办备案。(略) 各级领导应加强对这项工作的指导和管理,严格执行房改政策。各单位在办 理房改过程中应依法办事,如实申报,从这些违纪购房事件中吸取教训,引以为 戒,杜绝类似行为的再次发生。 特此通报。 年月日,银行职员工作总结 我的2008年是在*分理处度过的,*分理处是一个业务量大,业务种类繁多的分理处,我的职责是接待单位客户,解答他们的有关业务问题,编制和录入会计凭证,登记账簿,整理和保管会计业务资料。回顾这一年来的工作,我是问心无愧的。 在思想上,我一贯热爱社会主义祖国,拥护中国共产党的领导,坚持四项基本原则,遵纪守法,为人正直。通过参加区直机关
16、工委党校的学习,使我对党的基本理论和国家的方针政策有了新的认识,进一步领会到为人民服务的根本宗旨和江总书记“三个代表“重要思想的精神实质 在工作中,我是忠于职守,尽力而为的,领导和同事们也给了我很大的帮助和鼓励,在大家的共同努力下,客户们都认为*分理处的服务比其他银行的好,都愿意来这里开立账户和办理业务,去年开立的会计账户有200多个,会计业务笔数去年更是从年初的日均*多笔上升到*多笔,人均笔数列居全行榜首, 回顾检查自身存在的问题,我认为: 一是学习不够。当前,以信息技术为基础的新经济蓬勃发展,新情况新问题层出不穷,新知识新科学不断问世。 二是在工作较累的时候,有过松弛思想 针对以上问题,今
17、后的努力方向是: 一是加强理论学习,进一步提高自身素质。 二是增强大局观念,转变工作作风,努力克服自己的消极情绪,提高工作质量和效率,积极配合领导同事们把工作做得更好,过渡和照应,过渡指层次、段落之间的衔接和转换。 1、词语过渡 因此、总之、所以、由此观之、但是、然而、可是、其实,相反地 2、句子过渡 现将有关事项通报如下 特通知如下 特提出如下意见 3、段落过渡 照应指文章的前后、上下内容要相互呼应。,开头,1、简明交代撰文的理由、目的和根据,以帮助读者理解其内容 (根据;遵照;按照;为;为了;由于;鉴于) 2、表明作者的态度。如:“国务院同意部关于的报告,现转发你们”,一般用于批转、转发公
18、文的通知或答复下级请示的批复。 3、概述有关的一般情况。如:总结报告、综合报告,一般要在开头处先概述某一时期、某一方面工作的基本情况;会议纪要、调查报告,首先要介绍会议与调查的时间、地点、范围及规模等。 4、以致意的词语开头。贺信、感谢信、慰问信、讲话稿等多以这种方式来写开头。,为了贯彻落实中央会议精神,深化外贸体制改革,增强国营大中型企业的活 力,使其直接参与国际市场竞争,扩大我国工业产品出口,促进我国生产技术尽 快赶上国际先进水平。根据国务院关于进一步增强国营大中型企业活力的通知 的精神,应本着积极、慎重的原则,对具备条件的大中型生产企业赋予自营进 出口权。 关于赋予生产企业进出口经营权有
19、关问题的意见 广州军区、自治区党委、自治区人民政府和广西军区于1999年10月28日在 南宁召开广西伤病残战士移交安置工作军地领导联席会。广州军区副政委张国 初,自治区党委副书记陆兵,自治区人民政府副主席周明甫,广西军区司令员刘 国裕、政委周遇奇、副政委杨先厚,广州军区司令部、政治部、后勤部,自治区 党委办公厅、自治区人民政府办公厅、民政厅、财政厅、卫生厅、劳动厅,广西 军区司令部、政治部、后勤部等有关部门的负责人参加了会议。 广西伤病战士移交安置工作军地领导联席会议纪要 月日下午在中国四川汶川县发生7.8级强烈地震,余震波及陕、黔、鄂 、豫等多个地区的消息传来,世界华人联合总会全体工作人员心
20、情十分悲痛,深 切关注灾区民众的生死安危、生活救助。在此,世界华人联合总会向灾区所有的 遇难者表示沉痛的哀悼! 向遇难者家属和灾区人民表示深切的慰问!向战斗在 救灾第一线的广大干部群众、人民解放军指战员、武警官兵和医护人员、公安消 防人员等表示崇高的敬意! 世界华人联合总会致灾区人民慰问信,结尾,1、以专用词语,结束全文。如:“特此报告“、“此布“、“此复“等。 2、以简要文字表示具体的要求,再次强调行文目的。如:“上述报告,如无不妥,请批转“,或“上述要求,请予批准“,或“请尽快函复为盼“。 3、再次点明与深化全文主题,使读者加深理解。 4、 发出号召,寄托希望。 5、秃尾型,国家测试机构将
21、编写相应的指导用书。各级测试机构应根据大纲对普通话水平测试员进行培训,并开展科学研究。 教育部 国家语言文字工作委员会关于印发普通话水平测试大纲的通知 国务院、中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习,学习他崇高的民族气节、严谨的科学态度、朴实的工作作风。像他那样忠于党、忠于社会主义祖国、忠于人民,像他那样坚持运用辩证唯物主义和历史唯物主义的科学世界观、方法论指导科研工作;像他那样勤勤恳恳,艰苦奋斗,顽强拼搏,无私奉献,为发展和繁荣我国科技事业,推进社会主义现代化建设,做出新的贡献。 国务院、中央军委关于授予钱学森同志国家杰出贡献科学家荣誉称号的命令,秘书写作各文种的外形结构,篇段合一式 撮
22、要分条式 分列小标题式 全面性分块式 章条款分列式,语言,秘书写作的语言是汉语言学的一个细小分支,是近几年我国语言学研究中心开辟的一个领域,是各级机关、企事业单位从事公众事务活动的交际工具,“以上条件,如能答应,那千好万好;如不允许,就双方拉倒”。 “党委成员在讨论中,心情格外激动,有的热泪盈眶,泣不成声,一致表示”。 “领导得法,生产直线上升,工人们干得也更带劲了”。 “我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情,在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会,欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友,怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢!” “一把
23、手亲自抓,县委委员人人抓,分管委员认真抓,主管部门直接抓,有关部门配合抓,村镇党委层层抓” “生硬地对中国历史倒裁以无花之果,对历史人物勾画以循环脸谱”,语言的要求,要尽量做到: 严谨庄重 恰当准确 朴实得体 简明生动,严谨庄重,即使用规范化的书面语言 首先,不要使用口语 其次,不使用生造词语和不规范的行话、方言和简称 选用含义明确而限定的词语 使用专用词语,课堂练习:,改正下面文件中不当的用语: 通知 各系学生会: 经校团委商量,打算在最近几天举行“邓小平同志生日100周年”纪念晚会,请各系学生会积极组织同学报名参加。 校团委 2007年x月x日,商量 研究决定;打算 拟;在 于;最近几天
24、x月x日;生日 诞辰;,秘书写作专门用语 、称谓词 、领叙词 、追叙词 、承转词 、祈请词 、商洽词 、受事词 、命令词 、目的词 、表态词 、结尾词,恰当准确,符合客观实际,符合逻辑,概念明确,判断和推理正确而恰当,同时还要符合语法修辞的规范。,勾通 沟通 必须 必需 制定 制订 亟待 急待,侵吞 侵占 推托 推脱 截至 截止 出席 列席,朴实得体,不追求华丽词藻,不搞形象描写,不用含蓄虚构的写作技巧 说话有分寸、适度 上行文,宜用语尊敬、简要 平行机关行文,用语谦和、礼貌 下行文,用语明确具体,分寸得当 公布性文告,用语通俗明白 社会公共服务的文件,用语平和而有礼貌,简明生动,用尽可能少的
25、文字,浓缩大量的信息,做到言简意赅 练习:会议已经结束,我已于8日购得9日晨返京457次火车票,行李太多,请接站。重新表述以上信息,力求简练。,请接9日晨457次车,称谓词:即表示称谓关系的词,涉及机关或个人时,应直呼机关的全称或规范化的简称,以及对方的职务或“同志”、“先生”。在表述指代关系的称谓时,一般用下列专门用语: 第一人称:“本”、“我”,后面加上所代表的单位简称。如:部、委、办、厅、局、厂或所等。 第二人称:“贵”、“你”,后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。 第三人称:“该”,在应用文中使用广泛,可用于指代人、单位或事物。如:“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产
26、品”等。,专门用语,领叙词,引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容 常用的有:根据 、按照 、为了 、遵照、敬悉、惊悉、收悉 、查为、特、现如下,追叙词,用以引出被追叙事实 应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程,为使追叙的内容出现得自然,常常要使用一些追叙的词语。 如:业经、前经、均经、复经、迭经,承转词,用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。 如:为此 、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之,祈请词,用于向受文者表示请求与希望。 主要有:希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求 使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛,从而建立正常
27、的工作联系。,商洽词,又称询问词;用于征询对方意见和反映,具有探询语气。 有:是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可以、是否同意、意见如何 这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用,在使用时要注意确有实际的针对性,即在确需征询对方的意见时使用。,受事词,向对方表示感激、感谢时使用的词语。 如: 蒙 、承蒙 属于客套语,一般用于平行文或涉外的公文。,命令词,表示命令或告诫语气,用以增强公文的严肃性与权威性 表示命令语气的语词有:着(zhuo2)、着令、特命、责成、令其、着即 表示告诫语气的词语有:切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理,目的词,直接交待行文目的 用于上行文、平行文的目的词,还须
28、加上期请词,如:请批复、函复、批示、告知、批转、转发 用于下行文,如:查照办理、遵照办理、参照执行 用于知照性的文件,如:周知、知照、备案、审阅,表态词,针对对方的请示、问函,表示明确意 如:应 、应当、同意、不同意、准予备案 、特此批准 、请即试行、按照执行 、可行、不可行、迅即办理 在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。,结尾词,表示正文结束 用以结束上文的词语。如:此布、特此报告/通知/批复/函复/函告、 特予公布、此致、谨此、此令、此复 再次明确行文的具体目的与要求。如: 为要、 为盼、 是荷、 为荷(承受恩惠) 表示敬意、谢意、希望。如:敬礼、致以谢意、谨致谢忱,运用秘
29、书写作专用词语填空(1-10),1.省局: 你 局字1983第073号请示 收悉 ,经与部研究批复如下: 2. 据 部领导指示精神, 3.办法 经 厂务委员会讨论通过,现发给你们,望结合本单位具体情况 参照 执行。 4.以上意见,如 无不妥 , 请 批转各部属院校。 5.为了的需要,特 颁布 如下指令。 6. 承蒙贵 局大力协助,我校工作已基本告一段落。 7.来函 已收悉 ,关于一事,我部完全同意你局意见 特此 函复 。 8.以大力协作 为盼 。 9.以上所请 如无不妥 ,以迅即批复为盼。 10. 该 生是我校系专业级学员,运用秘书写作专用词语填空(11-20),11. 针对 该厂此类错误做法
30、, 责令 其有关领导 12. 获 悉 贵 公司成立,谨表 贺忱 。 13.以上命令 着即 施行,不得 有违 。 14.以上通令,应使全体公民 知晓 ,切实 遵照 执行。 15.随函附送资料一份,请 查收 。 16. 根据 国务院指示精神,我们 会同 有关部门 17. 为了 进一步提高 经 征得四川省行政管理学院同意, 拟 委托 该 院举办企业管理专业班 18.以上请示,望予 批准 ,并列入二零零九年招生计划。 19. 为了 防止计算机2000年问题, 经 国务院批准, 现 将有关问题通知如下。 20. 遵照 省人民政府领导同志的指示, 现 将国务院办公厅关于公文处理等几个具体问题的通知 转发
31、给你们。,秘书写作的表达方式,叙述 议论 说明,秘书写作中叙述的作用,(1)介绍人物的经历和事迹。 (2)介绍事件发生发展的过程。 (3)为议论说理的文章提供论据。 (4)为调查报告、 工作总结、工作计划等介绍情况,说明工作进程。,刘昶同志是西安公路管理局周至公路管理段路政管理员,中共预备党员。2003年9月8日下午,在108国道周城公路18公里处塌方抢险时,刘昶同志为保护施工人员和设备安全被滚石击下百米深沟,壮烈牺牲,献出了年轻的生命。 西安市人民政府关于追授刘昶抗洪救灾英雄称号的决定 去年一月,江苏省机械进出口公司副经理陈寿阳,带领公司业务员、翻译戴贵和徐州市淮海皮革厂副厂长、工程师申科中
32、,去意大利接洽皮革机械进口业务。在此期间,陈寿阳声称失窃,以借钱为名,接受了外商贿赂。之后,他在商务谈判中不顾国家利益,以为屈从外商提出的苛刻要求,使国家在政治上和经济上遭受损失。陈寿阳三人在国外还用谎报交通费、旅馆费等手段,贪污公款购买个人消费品。 中共中央纪律检查委员会关于必须处理党员干部中的违法乱建案件的通报 2004年从浙江大学毕业的小郭,在一家科技公司上班,这家企业主要从事自动化设备的研发和制造。刚进公司,他只是一个普通技术员,第一个月工资1100元;经过几年打拼,他的能力得到领导和同事认可,现在已是经理,月薪8000元,每月还有一两千元的奖金。工作4年,工资翻了近10倍。 2008
33、年大学毕业生薪酬调查报告,秘书写作中的叙述讲究: 顺叙 实叙 概叙,秘书写作中说明的使用,在文秘写作中,说明性文字占有较大比重。不要求形象性和艺术性,只要求用简明扼要的文字,把有关的事物特点明白准确地表达清楚。 比较法 诠释法 图表法 分类法,今年一季度机械工业生产大幅度增长。工业总产值累计完成175.16亿元,为年计划期限的27.6%,比去年四季度增长17%比去年同期增长34.4%,为经济调整以来同期的最高水平。平均日产值逐月保持上升势头。机械工业基础强的盛事,增长速度一般低于全国水平;基础一般或薄弱的省区,增长速度很高,一般在40%以上。 工业部关于2007年第一季度机械工业生产情况的通报
34、 廉洁奉公是党的优良传统,是党的根本宗旨的具体体现,是党取信于民的根本保证,也是机关干部应具备的职业道德。只有做到高效廉洁,党的工作才能得到群众的信任和支持,党的事业才能得到群众的关心和拥护,党和政府才有可能带领和团结大家同心同德,共渡难关,深化改革,实现发展。 市局关于机关干部勤政廉政的规定 一、用人单位招用与外单位保持全日制劳动关系的劳动者,应当依法订立劳动合同。 二、用人单位招用自主择业转业退伍军人,应当依法订立劳动合同。 三、用人单位招用外国人,应当办理外国人就业证,并依法订立劳动合同。 四、用人单位招用港、澳、台地区的人员,应当办理港、澳、台人员就业证,并依法订立劳动合同。 劳动合同
35、法实施细则,秘书写作中议论的使用,论点要正确、鲜明。既要符合工作实际,做到有理有据,入情入理 论据要充分、可靠。 事实论据:事情的概况和原委 理论论据:党和国家的方针政策、法律、法令或行 政法规,上级的指示精神,某一会议的议项 历史论据:已经发生的原始资料 论证要周密、有力:主要使用立论,极少使用驳论,描写、抒情是文学作品中的主要表达方式,秘书写作中的绝大多数文体是不宜使用的。只有极少数如通讯、特写、专访等新闻文体可以适当使用。,起草与修改,起草要求: 观点明确(符合国家规定,符合领导意图,有具体的意见措施,文字表达准确鲜明) 材料精当(真实确凿,清楚简约,充分有力) 条理清楚(观点与材料有机
36、结合,前后关系清楚,结构布局得当) 角度得体(语词,语气,繁简),修改的必要性,秘书写作的文种大都具有高度的政策性和法律的权威性 秘书写作是“遵命写作”,而不是个人写作,它要求文稿撰写者一定要严格的重视制发意图 秘书写作的文种代表的是机关的整体,修改的内容,订正观点 增删材料(来源、价值、准确、典型) 调整结构 推敲语言,修改的原则,先内容,后形式 先大局,后细节 意务求赅,言唯期简,修改的方法,边看边改 边读边改 边抄边改 边议边改 角色换位修改,行政公文概述,行政公文的概念,国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法第二条给行政公文下了一个定义:“行政机关的公文,是行政机关在
37、行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 公务指国家机关、社会组织和团体为办理社会公共事务而进行的有组织、有计划的活动。从事公务活动,是法律赋予行政机关的权利。,公文、文书、文件,文书:所有文件材料的总称。(公务文书、私人文书) 文件:正式的、重要的、单份的公文。,文书,公文,文件,公文的特点,由法定作者制发 公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织 制发具有程序性 公文的制发,须经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序;对收文的办理,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序,具有法定效力
38、公文的法定效力,指公文的权威性和约束性 具有规范的体式 公文的规范体式,一是指撰写公文所采用的语体,即现代汉语语体;二是指文件的格式,即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式,党政机关公文,中共机关公文:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关公文:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。,行政公文的种类,1、按内容和适用范围来分 可分为知照性公文,报请性公文,指挥性公文,协商记录性公文 2、按行文方向来划分 可分为上行文、下行文和平行文。 3、按缓急程度来划分 可分为特
39、急、急件、一般文件三类。 4、按保密级别来划分 可分为三个等级:绝密、机密和秘密。,我国社会组织的机关单位,政权机关。包括: (1)立法机关体系:全国人民代表大会及其常设机构、省市人民代表大会及其常设机构、乡镇人民代表大会。 (2)行政机关体系:国务院;省、市(直辖市)、区(各自治区和香港特别行政区)政府;市、地区、州(自治州)政府;市(县级市)、区(市辖各区)、县政府;乡、镇政府。 (3)司法机关体系:自最高人民法院至乡镇司法机关。 团体机关。包括: 中国共产党机关体系;中国共产主义青年团机关体系;全国工会机关体系;全国妇女联合会机关体系;其他群众性团体,如文联、社会科学联合会等等。 3实体
40、机关。包括: 事业单位机关,如学校和研究机构等机关;企业单位机关。,行文关系,(一) 直接隶属关系。直接上一级机关与直接的下一级机关之间的领导与被领导的关系。 如省、自治区与国务院。 (二) 间接隶属关系。处于同一垂直系统的,但又不是上下直接相邻的领导与被领导关系。 如省人民政府与市下属的县人民政府。 (三) 业务指导关系。指各业务系统内上级业务主管部门和下级业务主管部门之间的关系。 如国家财政部与省人民政府的省财政厅。 (四)平行关系。指处于同一系统内的同级机关、单位之间的关系。 如省人民政府财政厅、新闻局、公安厅、农业厅。 (五)不相隶属关系。非同一系统、不发生直接职能往来的机关与部门之间
41、的关系统称为不相隶属关系。 如省教育厅与县政府。,国家教育部与国家水利部 河北省政府与廊坊市政府 江苏省政府与河北省政府 广东省教育厅与广州市教育局 河北省政府与中国地震局 四川省政府与汶川县政府 微软公司财会部与人力资源部,上行文,按照垂直系统下级向上级机关的行文。如请示、报告。 自治区人民政府关于尽快开通全国鲜活农产品运输绿色通道的紧急请示(国务院) 塔山乡人民政府关于5.2土炸药爆炸事件的报告(县人民政府),下行文,按照垂直组织系统上级机关向下级机关的行文。如决定、通知、通报、批复、命令、公告、通告。 国务院关于开征石油特别收益金的决定(各省、自治区、直辖市人民政府) 国务院关于香港特别
42、行政区政府王永平等3人职务任免的通知(香港特别行政区政府),平行文,同级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、议案。 行政学院关于解决住宅生活区配电改造工程资金的函(市计划改革委) 国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案(全国人民代表大会),意见与会议纪要可上行、下行、平行。 教育部关于职业院校实行工学结合的意见(各省、自治区、直辖市教育厅) 广州市发展计划委员会关于加快实现农村“五通”的意见 (市人民政府 ),1、下列哪个既可作上行文,也可作下行文和平行文: _ A.函 B.报告 C.通告 D.意见 2、不相隶属机关之间请求批准,用_。 A.请示 B.报告 C.函 D.批复 3、下列属于指挥
43、类公文的有: _ A.决定 B.报告 C.通告 D.批复,行政公文的行文规则,为了确保公文迅速而准确地传递,避免行文紊乱,办法第13条、第14条指出:“行文应当确有必要,注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”,下行文行文规则,1政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。 2部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。 3上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。 4向下级机关或者本系统的重要行文, 应当同时抄送
44、直接上级机关。,上行文行文规则,1请示应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。 2“报告”不得夹带请示事项。 3一般不得越级请示和报告。 4除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。 5受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。,有以下特殊情况时,方可越级行文,1、情况特殊紧急,逐级上报下达会延误时机造成重大损失。 2、经多次请示直接上级机关,问题长期未予解决。 3、上级机关交办并指定越级上报某些事项。 4、检举、控告直接上级机关。 5、直接上下级机关产生争议且无法解决。 6、
45、需直接询问、答复、联系具体事项。 7、反映或处理不涉及直接上级或下级机关职权范围的偶发事件或问题。 越级行文应当抄送被越过的机关。,联合行文规则,1同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文; 2政府与同级党委和军队机关可以联合行文 3政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文; 4政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。,关于党政群机关工作人员参加成人教育有关问题的通知,由省委组织部、省教委、省人事厅、省财政厅联合下发 。 避免了各自分头行文的不一致问题,增强了行文的权威性和约束力,减少了公文数量 。,其他行文规则,1属于部门职权范围的事务,应当由
46、部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以部门行文,文中应注明经政府同意。 2属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。,1、受双重领导的机关向上级机关行文,应当这样处理( ) A.写明主送机关和抄送机关 B.主送一个上级机关 C.报送两个上级机关 D.主送并抄送两个上级机关 2、联合行文的机关应该是( ) A.两个以上的机关 B.两个以上的同级机关 C.上下级机关 D.不相隶属的两个机关 3、公文在以下情况( )可以联合行文。 A.同级政府 B.同级政府各部门 C.各级政府 D.政府与同级党委 4、不宜抄送给下级的文件是( ) 。
47、A.函 B.请示 C.通报 D.通知,5、公文的紧急程度分为( ) A特急 B 急件 C 火急 D 加急 6、向下级机关的重要行文,应抄送( ) A.直接上级机关 B.其他下级机关 C.同级机关 D.业务主管机关 7、按行文方向分,公文可分为上行文、平行文和下行文,下面公文中,属于下行文的( ) A.函、请示 B.议案、通报 C.决定、批复 D.意见、报告,公文的排版规格与印制装订要求,1.用纸要求:公文用纸采用A4型,幅面尺寸为210mm297mm。公文版心尺寸为156mm225mm。 2.排版规格: 正文使用3号仿宋体字, 一般每面排22行,每行排28个字。 3.印刷要求:双面印刷,页码套正,着墨实、均匀。 4.装订要求:公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。,公文的格式,(一)眉首 (二)主体 (三)版记,002 机密一年 急 件 省人民政府文件 政发2001 1号,下行文眉首部分,002 机密一年 特 急省人民政府文件 政发2001 1号 签发人:XXX,上行文眉首部分,眉首包括:公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等项。,(一)眉首,、公文
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