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1、 一、填制凭证的操作方法 1填制凭证的表头部分 一般包括凭证类别、凭证编号 、填制凭证日期、凭 证所附的原始单据等。 2输入凭证正文内容 即输入本张凭证的每一笔分录,无论是何种凭证,也 不管其经济业务特点,每笔分录一般都要由摘要、会计科 目、发生金额组成。 3输入凭证辅助核算信息 当输入的凭证所涉及的会计科目具有辅助核算属性时 ,则应在录入相关会计分录时,同时录入相应的辅助核算 信息内容。 二、填制凭证操作步骤: 1、用鼠标单击菜单【凭证】下的【填制凭证 】,屏幕显示凭证画面。 2、用鼠标单击增加按钮或按F5键,增 加一张新凭证,这时光标定位在凭证类别 上。 3、凭证类别:输入凭证类别字,也可
2、以用 鼠标单击参照按钮或按F2键,参照选择一 个凭证类别,确定后按Enter键,系统将 自动生成凭证编号,并将光标定位在制单 日期上。 4、凭证编号: 一般情况下,由系统分类按月自动编制,即 每类凭证每月都从0001 号开始,对于网络用户,如果是几个人同时制单时,在凭 证的右上角,系统提示了一个参考凭证号,真正的凭证编 号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出,如果只有一 个人制单或使用单用户版制单时凭证右上角的凭证号即是 正在填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号, 系统规定每页凭证有五笔分录,当某号凭证不只一页,系 统自动将在凭证号后标上几分之一,如:收-0001号 0002/0003
3、表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单, 当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时或 在“账簿选项”中,设置凭证编号方式为“手工编号”,则用 户可在此处手工录入凭证编号。 5、制单日期:系统自动取进入账务前输入 的业务日期为记账凭证填制的日期,如果 日期不对,可进行修改或按参照输入。 6、附单据数:在“附单据数”处输入原始单 据张数,输完后按Enter键。 7、凭证自定义项:凭证自定义项是由用户 自定义的凭证补充信息。用户根据需要自 行定义和输入,系统对这些信息不进行校 验,只进行保存。输入方法为:用鼠标单 击凭证右上角的输入框后进行输入即可。 8、凭证内容:输入本张凭证的每一笔分
4、录 。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成 : 摘要:输入本笔分录的业务说明, 摘要 要求简洁明了。 科目:科目必须输入末级科目。科目可 以输入科目编码、中文科目名称、英文科 目名称或助记码。如果输入的科目名称有 重名现象时,系统会自动提示重名科目供 选择。输入科目时可在科目区中用鼠标单 击或按F2键参照录入。 辅助信息:根据科目属性输入相应的辅 助信息。如部门、个人、项目、客户、供 应商、数量、自定义项等。在这里录入的 辅助信息将在凭证下方的备注中显示 当您需要对所录入的辅助项进行修改时, 可用鼠标双击所要修改的项,系统显示辅 助信息录入窗,可进行修改。 当凭证全部录入完毕后,按保存按钮 或F
5、6键保存这张凭证,按放弃按钮放 弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击增 加 则可继续填制下一张凭证。 9、若想放弃当前未完成的分录的输入,可 按删行按钮或Ctrl+D 键删除当前分录即可 11、当一批凭证填完后, 用鼠标单击退 出或通过菜单【文件】下的【退出】制 单功能。 注意: 一、凭证类别为初始设置时已定义的类别名称。一、凭证类别为初始设置时已定义的类别名称。 二、采用自动编号时,计算机自动按月按类别进行连续二、采用自动编号时,计算机自动按月按类别进行连续 编号。编号。 三、采用续时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,三、采用续时控制时,凭证日期应大于等于启用日期, 但不能超过计算机的系统日期
6、。但不能超过计算机的系统日期。 四、凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号不能修改。四、凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号不能修改。 五、科目编码必须是末级的,金额不能为五、科目编码必须是末级的,金额不能为“ “零零” ”,红字以,红字以“ “ -” -”号表示。号表示。 六、若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额,六、若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额, 则在金额处按则在金额处按“ “=”=”键即可。键即可。 七、在七、在“ “填制凭证填制凭证” ”窗口中,选择窗口中,选择“ “查看查看” ”菜单中的命令可菜单中的命令可 以查看当前科目最新余额。以查看当前科目最新余额。 作废及删除凭
7、证 注意: 一、作废凭证仍将保留凭证内容及编号,只显示“作废”字 样。 二、作废的凭证不能被修改,也不能被审核 三、在记账时,已作废的凭证将参与记账,否则月末无法 记账,但系统不对作废的凭证进行数据处理,即相当于一 张空白的凭证。 四、账簿查询时,找不到作废凭证的数据。 五、作废的凭证可以恢复成为有效的凭证。 六、如果不想保留作废的凭证时,可以通过“整理凭证”功 能,将其彻底删除,并对该作废凭证之后的未被记账的凭 证进行重新编号。 记账 概念:记账是以会计凭证为依据,将经济业务全 面、系统、连续地记录到具有账户基本结构账簿 中的一种方法。 手工方式下:记账是由会计人员根据已审核的记 账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有 关的总账或明细账等账簿。 电算化方式下:记账是由有记账权限的操作员发 出记账指令,由计算机按照预先设计的记账程序 自动进行合法性检验、科目汇总并登记账簿。 错账更正方法 l手工:记账后采用划线更正法、红字冲销法( 凭证科目没错,金额有误;会计科目有误)、 补充登记法。 l电算:记账后采用红字冲销(法有痕迹修改) 、补充登记法 。 冲销凭证 l一、进行红字冲销的凭证,必须是已经记账的 凭证。 l二、制作红字冲销凭证将凭证冲销后,需要在 正确的蓝字凭证进行补充。 l三、通过红字冲销法增加的凭证,应视同其为 正常凭证进行保存和管理
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