优秀的行政秘书技能培训月日.ppt
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1、行政秘书技能培训 陈默,Essential Skills for Executive Secretary 行政秘书技能培训,行政秘书技能培训 陈默,行政秘书技能培训,秘书写作与文档管理,沟通与协调,秘书时间管理,秘书商务礼仪,秘书的角色,工作 自信 成长,行政秘书技能培训 陈默,The Role of the Executive Secretary 第一章: 行政秘书的角色,Chapter 1:,行政秘书技能培训 陈默,1 秘书的类别 2 秘书的职业特征 3 秘书工作的性质与特点 4 秘书的作用,第一章: 秘书的角色,行政秘书技能培训 陈默,秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服
2、务于政府机关的统称为“机关秘书”,眼务于工矿企业的统称为“企业秘书”,服务于私人的则统称为“私人秘书”,此外,还有“商业秘书”、“涉外秘书”等等。 同在政府机关和某种企事业单位的秘书,则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”,主要管理机密文件的被称为“机要秘书”,主要从事撰文拟稿的被称为“文字秘书”,高等院校的院、系则有“教学秘书”“科研秘书”和“行政秘书”之分。,1 秘书的类别,行政秘书技能培训 陈默,1 秘书的类别,A 行政秘书 他们在机关或企事业单位内处理函件,收集资料,管理档案,接待来访,办理会务,编制工作程序表;管理办公室设备
3、、器材、用品和小额现金,购置办公物品;办理上司交办事项,安排上司的会晤差旅事宜等等。,行政秘书技能培训 陈默,B 公司秘书 又称“董事会秘书”、“执行秘书”。他们执行董事会决议或董事会指示,监督并管理公司财务人事对外联络事务;与公司总经理及各部门经理保持公务联系,做好协调工作;组织董事会,向董事会汇报公司财务、人事等情况,答复董事质询等。,1 秘书的类别,行政秘书技能培训 陈默,C 通讯秘书 他们普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是负责办公室电话电报、电传、信件等通讯事务;文件的起草打字、誊印编排、校对;记录上司口述或会议情况,整理录音,传递上司口头指示和书面指令等等。,1 秘书
4、的类别,行政秘书技能培训 陈默,d 技术秘书 这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录编写技术资料、文件、科技合同,绘制图表,编制技术项目预算;保管技术性文稿、图纸表格等。,1 秘书的类别,行政秘书技能培训 陈默,E 医学秘书 这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所。他们负责与病人约定诊疗时间、挂号、收费,办理住院手续;打印病史资料和医疗护理记录;帮助配药、送药;负责订购药品、医疗器材和办公用品等。,1 秘书的类别,行政秘书技能培训 陈默,f 法律秘书 这是指服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人,记录、整理当事人口述,起草、打印法
5、律文件;安排法律事务处理程序;保管法律文件或证明材料;执行律师交办的其他事务等。,1 秘书的类别,行政秘书技能培训 陈默,服务的直接性 A 秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么; B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; C 秘书做工作是直接对领导负责的,其结果成败与领导直接有关。,2 秘书的职业特征,行政秘书技能培训 陈默,服务的稳定性 很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间,一次商品交易完成了,其关系就结束。医生给病人治疗,病人治愈或不 治身亡,其关系也就随之断绝。而秘书与其服务对象之间却有相对的固定 性
6、。可能是几天几个月,也可能长达几年甚至几十年,要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。,2 秘书的职业特征,行政秘书技能培训 陈默,知识化 秘书以处理书面信息为主要工作内容,以办公室或称“写字间”为主要工作地点,以笔墨打印机、复印机、电话电脑等现代工具设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子,属于办公人员,属于“白领”阶层。中高级秘书还被称为参谋、顾问, 属于智囊型人物。,2 秘书的职业特征,行政秘书技能培训 陈默,年轻化 从世界范围采看,秘书队伍比较年轻,平均年龄为26岁左右,一般为20岁至35岁。 客观上讲,秘书工作繁忙,对脑力、体力要求都较高,尤其是记忆力
7、、灵敏度、准确性等,这些都是年轻人的优势。因此,秘书的职业年龄比较短,“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书秘书官员或私人秘书除外。,2 秘书的职业特征,行政秘书技能培训 陈默,女性化 从世界范围来看,女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心理素质决定的。西方国家的中、初级秘书女性达到90,而高级秘书侧重于调查研究出谋划策,侧重于逻辑思维和高科技,工作富于变动和挑战性,因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书,是“文员”,被称为“Office girl”。,2 秘书的职业特征,行政秘书技能培训 陈默,无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书,也无论秘书人员的类别或层次,其工作性质与特征是大体
8、相同的,具有某些共性,或可以说是职业特点,3 秘书工作的性质与特点,行政秘书技能培训 陈默,辅助性 “辅助”是相对于“主导”而言的。辅助,既非主导的,又是与主导密切相关,相对于主导而存在的。辅助,是指在主导的领导、指挥控制之下,又是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是处于助手的地位,它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务,实现其预定的目标。,3 秘书工作的性质与特点,行政秘书技能培训 陈默,综合性 所谓综合,就是指不同类型不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作,又有临时的、突发性工作;既有操作简易的工作,又有操作复杂的工作。门类
9、众多、内容复杂。,3 秘书工作的性质与特点,行政秘书技能培训 陈默,机密性 秘书,最初是“秘藏图书”和“秘密文书”,是指物,后来发展为指人,即“秘密文书工作者”。到了近代,秘书才有了更为丰富更为确切的涵义。但至今仍有人戏言:秘书秘书,姓“秘”名“书”,一离不开秘密,二离不开文书。不管是机关企业私人的秘书,其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密,或者是个人的隐私。所以,善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。,3 秘书工作的性质与特点,行政秘书技能培训 陈默,服务性a 1文书撰写(上司口述或会议记录、整理,文件起草修改、润色等); 2文书制作(打字、复印、编排、装订等); 3文书处理(收发、传
10、递、办理飞保管立卷等); 4档案管理(归档、鉴定、管理、提供等); 5会议组织(准备、记录、文件、善后等);,3 秘书工作的性质与特点,行政秘书技能培训 陈默,服务性b 6调查研究(计划、实施、分析、研究等); 7信息资料工作(收集、整理、提供、储存等); 8信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等); 9,接待工作(日常来访与计划来访接待安排、服务等); 10协调工作(政策工作、地区、部门、人际关系等);,3 秘书工作的性质与特点,行政秘书技能培训 陈默,服务性c 11督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等); 12日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等); 13日常事务(通讯联络
11、、值班、生活、管理等); 14办公室管理(环境、设备、经费等); 15其他临时交办事项。,3 秘书工作的性质与特点,行政秘书技能培训 陈默,助手作用 秘书作为上司的直接工作助手,起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关,譬如上司会见来访者的把关,接听电话的把关,发出文件信函的把关,接待会议以及办公室费用开支的把关等等。董事会或公司总裁的秘书,作为高级助手,对公司和下属人员还有着监理作用。,4 秘书的作用,行政秘书技能培训 陈默,参谋作用 中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调查研究收集和提供信息、提供咨询,他们辅助上司决策,为上司草拟计划或实施方案,或组织专家论证、
12、选定最佳方案。高级秘书还能充当领导人的“顾问”和“智囊”,解决领导的疑难问题,为领导主动出谋划策。,4 秘书的作用,行政秘书技能培训 陈默,协调作用 秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司传达上司的指令或收集上司所需要的情况,与其他部门、人员有着广泛的接触,也容易产生矛盾,需要及时协商、沟通、调解。 秘书的地位又往往是在“一人之下,众人之上”,又处于工作网络的“结点”,上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处,力争达到平衡和统一。,4 秘书的作用,行政秘书技能培训 陈默,信息、枢纽作用 以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书则又从接待、联络调研电
13、话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关公司起着信息的提供反馈传递等枢纽 作用。,4 秘书的作用,行政秘书技能培训 陈默,公共关系作用 秘书工作中有“对外联络内部协调”等内容,理应起着“内求团结,外求发展”的公共关系作用。企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东、职工顾客社区公众新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系,树立并维护单位和上司的良好的知名度与美誉度,4 秘书的作用,行政秘书技能培训 陈默,1 交际距离 2 肢体语言 3 倾听及赞美 4 自我保护 5 穿衣味道 6 说话境界,秘书商务礼仪,行政秘书技能培训 陈默,1 交流的距离 人与人
14、之间都有一段距离,以线来表示距离的话,则可区分为下列几段: (1)0.5公尺 WB亲密领域(亲近朋友的领域) (2)0.5米1.5米 DW个人领域(个人隐私的领域) (3)1.5米3米 DW社会活动领域(商业空间的领域) (4)3米7米 DW公共活动领导(演讲、会议的领域),秘书商务礼仪,行政秘书技能培训 陈默,秘书自我保护意识 言谈举止端庄大方,不卖弄,不轻佻 对人态度真诚礼貌,既不冷漠,也不过于亲昵; 不接受分外的报酬和贵重的礼物; 不参与同事关于男女情事的谈话; 不在上司办公室作非工作性的逗留; 不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉; 不让对方误解你的关心和帮助是爱情; 尽量避免与男性上司
15、单独出差,差旅中尤其要注意言行细节; 及时表明你已婚或已有男友; 不得已时可提出辞职,以摆脱纠缠; 必要时依靠法律,寻求保护,秘书商务礼仪,行政秘书技能培训 陈默,缓解压力 大部分压力毫无必要: 40%的担忧永远不会发生; 30%的忧虑涉及过去的决定,是无法改变的; 12%的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评; 10%的忧虑与健康有关,而越担忧问题就越严重; 8%的忧虑可以列如“合理”范围。,秘书商务礼仪,行政秘书技能培训 陈默,6 说话境界 A 想说 B 敢说 C 能说 D 会说,秘书商务礼仪,行政秘书技能培训 陈默,行政秘书技能培训 陈默,行政秘书技能培训 陈默,行政秘书技能培训 陈默,
16、行政秘书技能培训 陈默,行政秘书技能培训 陈默,让别人看看你的 肢体语言 形象礼仪 还有 有声语言 流利的表达 和蔼可亲 而且 很难忘的 ! :),我很难忘的一件事情,行政秘书技能培训 陈默,一、秘书写作概述 秘书写作的内容相当广泛,题材多样。因工作和业务需要,各有所侧重。大致如下 1公文类 国务院所规定的行政公文共有13类14种: 命令(令);决定;公告;通告;通知;通报;议案;报告;请示;批复;意见;函;会议纪要。 2法规类 主要有:规定、条例、办法细则等。,秘书写作与文档管理,行政秘书技能培训 陈默,3经济类 主要有:经济合同协议书、市场预测报告、经济活动分析报告等。 4事务类 主要有:
17、信函、计划、总结、讲话稿简报、调查报告声明、启事、条据等。 5礼仪类 主要有:贺词、祝词请柬、讣告、悼词等。,秘书写作与文档管理,行政秘书技能培训 陈默,二 秘书写作的特点 1代单位立言,非个人意愿 秘书写作与文艺创作或论文写作相比,有一个最大的特点就是非个人意愿,而是代机关、单位立言。代笔立言,这是秘书的职业特征所决定的。,秘书写作与文档管理,行政秘书技能培训 陈默,2 集体成果,非个人创作 秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封简单的信,也要有上司授意卡秘书拟稿上司审核三个程序。较大单位较重要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、反复修改才可定稿;定稿之后还得经过签发打印、校对、缮印才能
18、成为正式文件。一份文件;往往要集中多人的智慧,要经过好几个人的手笔和努力才能完成。,秘书写作与文档管理,行政秘书技能培训 陈默,3内容真实实用客观,符合政策 秘书写作的内容要有新闻那样的真实性,决不允许文艺创作的虚构;要求实用有针对性,能解决实际问题,而不能像文艺作品或新闻那样追求感染或宣传效果,也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化;要求客观,排除个人情绪或好恶;要求符合党和国家的方针政策法律法规,不允许随心所欲。,秘书写作与文档管理,行政秘书技能培训 陈默,4语言要求流畅、平实、简洁、规范 。 要求明明白白,通俗流畅,不要求像文艺语言的含蓄、独特或科技语言的深邃理性和抽象;要求平铺直叙、不
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