专案监控ProjectMonitoringandControlling.ppt
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1、專案監控 Project Monitoring and Controlling,吳明泉,PhD, PMP 11/27/2011 Rev.: C,專案監控,資管系 吳明泉 2012,2,2,2,執行,發展專案管理 計畫書,規劃溝通,發展人力資源 計畫書,規劃品質,規劃採購,規劃,執行品質保證,執行採購,指導及管理 專案執行,結束專案 或階段,結束採購,結束,執行品質管制,管理採購,控制時程,控制成本,控制範疇,驗證範疇,監控風險,報告績效,監控專案工作,監控,4-th專案管理五大流程(IPECC)圖,人資管理,整合管理,時間管理,溝通管理,範疇管理,風險管理,採購管理,品質管理,成本管理,起始,
2、發展專案章程,辨識 利害關係者,規劃風險 管理,辨識風險,執行定性 風險分析,執行定量 風險分析,規劃風險 回應,定義活動,估算活動 期程,排序活動,估算活動 資源,發展時程,估算成本,決定預算,蒐集需求,定義範疇,建立WBS,獲得專案團隊,發展專案團隊,管理專案團隊,發佈資訊,管理利害 關係者期望,執行整合變更 控制,資料來源:長宏專案管理顧問公司,專案監控,資管系 吳明泉 2012,3,3,3,專案監控涵蓋八大知識領域之流程,資料來源: PMBOK Guide第四版,專案監控,資管系 吳明泉 2012,4,4,4,章節大綱,專案監控概述 流程概述: 整合-監控專案工作、執行整合變更控制 範
3、疇-驗証範籌及控制範籌 時程-控制 成本-控制 品質-執行品質管制 風險-監控 採購-(行政)管理(Administer) 溝通-報告績效(Report Performance) 實獲值技術,專案監控,資管系 吳明泉 2012,5,5,5,專案監控的意義,專案不可能完全依計畫執行 環境的變化 認知的差異 執行能力的不足 執行狀況與計畫的差異稱為偏離(Deviation)或變異(variance) 如何知道偏離? 監視及量測 一旦確定偏離,要找出原因,採取改正行動,使專案回到計畫的軌道。 如偏差很顯著,則須調整計畫。,專案監控,資管系 吳明泉 2012,6,6,6,專案監控流程組,對整個專案所進
4、行的一系列的監督與控制程序。 依據專案計畫所定的時程、品質及成本基準(baseline),來衡量進度、工作成效、與預算支用,並採取必要改進措施,以確保符合專案目標。 涉及 評估專案實際進展與規劃完成進度的比較 審查及驗證專案目標的正確性 證實需求在專案執行過程的持續性 排程與運作需求的一致性 資源支應管理 比較預先規劃的價值與成本的支應。,專案監控,資管系 吳明泉 2012,7,包含十個子流程 以整合管理二子流程為核心 監控專案工作及執行整合變更控制 整合其他七大知識領域之相關監控子流程 範疇-驗証及控制 時程-控制 成本-控制 品質-執行品質管制 風險-監控 採購-(行政)管理(Admini
5、ster) 溝通-報告績效(Report Performance) 註:PMBOK對於人力資源不用”監控”,而是管理,7,專案監控流程組,專案監控,資管系 吳明泉 2012,8,8,8,資料來源:長宏專案管理顧問公司,結束,執行,規劃,起始,監控流程組10子流程,專案監控,資管系 吳明泉 2012,9,9,9,監控專案工作子流程,監視(Monitoring)本是專案管理必須持續進行的活動。 包括績效資訊的蒐集、衡量與發佈,並依據衡量值預測趨勢,以利流程改善。 持續監視有助於暸解專案的體質。 控制(Controlling)包含 決定矯正或預防行動 追綜這些行動否有效解決問題 重新規劃後續行動計畫
6、,專案監控,資管系 吳明泉 2012,10,10,10,監控專案工作ITTO,資料來源:長宏專案管理顧問公司,專案監控,資管系 吳明泉 2012,11,11,11,監控專案工作子流程,依專案管理計畫書比較實際的工作績效, 評估績效,決定是否提出改正行動 辨認、分析、追綜及監控新風險 維護正確、完整、適時的專案相關資料與文件 提供支援現況報告、進度衡量與預測的資訊。 提供可以更新時程與成本等計畫之預測。 監視核准變更之執行清況,專案監控,資管系 吳明泉 2012,12,12,12,三類變更(Change),矯正措施(Corrective Action) 可以將已偏差的專案績效拉回原管理計畫書所設
7、訂的基準之改善行動。 預防行動(Preventive Action) 針對可能造成績效與基準偏差所做的預防行動 缺點改正(Defect Repair) 當交付標的沒能滿足客戶需求,需重新修正或製作的工作,又稱重工(Rework),專案監控,資管系 吳明泉 2012,13,13,13,例題,在執行專案工作時若發現爭議而需要修訂專案政策、程式、範疇等事項時,就需要提出變更申請。變更申請可能包括那些項目? 矯正措施 預防行動 缺點改正 所述皆對,Ans: D,專案監控,資管系 吳明泉 2012,14,14,14,執行整合變更控制子流程,專案很少能完全按專案計畫進行的,專案經理要主動預防變更,有效控制
8、變更 整合變更控制的實施橫跨整個專案生命週期 變更計畫有可能會影響範籌、時程、品質、資源需求及風險對策 變更控制委員會(Change Control Board, CCB) 由一群專業人士(不一定在專案團隊內)來審核變更對專案的影響 核准變更的內容需更新至專案管理計畫,範籌說明書及其他專案可交付成果,必要時需更新專案的基準,專案監控,資管系 吳明泉 2012,15,15,15,執行整合變更控制ITTO,資料來源:長宏專案管理顧問公司,專案監控,資管系 吳明泉 2012,16,16,16,例題,專案基準應該於何時變更呢? 當正式變更發生後 時程嚴重延遲時 成本增加時 品質達不到標準時,Ans:
9、A,專案監控,資管系 吳明泉 2012,17,範籌管理流程組,規劃流程組 蒐集需求 定義範疇 發展WBS 控制流程組 驗証範疇 控制範疇,17,專案監控,資管系 吳明泉 2012,18,18,驗證範疇,取得利害關係人正式簽收交付標的的流程。 主要在於驗證交付標的接受性;而品質管制則在於交付標的正確性及品質特定需求的達成。 一般先執行品質管制,再進行驗證範疇,但也可同時進行。,資料來源:PMBOK 第四版 p.123,專案監控,資管系 吳明泉 2012,19,19,驗證範疇的ITTO,專案監控,資管系 吳明泉 2012,20,20,驗證範疇、品質管制與驗證產品之比較,資料來源:長宏專案管理顧問公
10、司,專案監控,資管系 吳明泉 2012,21,21,考題練習,為了得到顧客對於專案階段的交付標的之簽字認可。身為專案經理的你應該特別注重下列哪一個流程? A. 蒐集需求 B. 控制範疇 C. 驗證範疇 D. 定義範疇,資料來源:長宏專案管理顧問公司,Ans: C,專案監控,資管系 吳明泉 2012,22,22,下列何項是驗證範疇的主要目的? A. 確保專案的交付標的是符合技術規格的 B. 確保可以控制範疇變更的因素 C. 確保顧客接受專案的交付標的 D. 確保專案的交付標的是準時完成的,考題練習,資料來源:長宏專案管理顧問公司,Ans: C,專案監控,資管系 吳明泉 2012,23,23,驗證
11、產品不同於驗證範疇。請問,驗證產品 是? A. 確認產品的正確性 B. 發生在實施階段 C. 獲得客戶的簽字認可 D. 確認所有的專案工作都已經被正確的完成,資料來源:長宏專案管理顧問公司,考題練習,Ans: D,專案監控,資管系 吳明泉 2012,24,24,控制範疇(Control Scope),主要精神: 1.設法影響造成專案範疇變更的因素,使其對專 案最有利。 2.於變更發生後,管理與控制可能造成的衝擊。 監控專案及產品範疇的狀態,並管理範疇基準的變更,確保所有變更、矯正措施及預防行動,均由整合變更控制流程來進行。 未經控制的範疇變更,稱為範疇潛變(Scope creep)。,專案監控
12、,資管系 吳明泉 2012,25,25,控制範疇的ITTO,專案監控,資管系 吳明泉 2012,26,26,在過去的幾個月,專案團隊對活動和任務做了幾項範疇的變更。請問,專案經理必須仔細地執行下列哪一件事? A. 防止更多的變更發生 B. 提交所有變更的申請 C. 紀錄所有變更 D. 確保變更都更新到專案範疇聲明,專案範疇管理考題,Ans: D,專案監控,資管系 吳明泉 2012,27,控制時程(Control Schedule),資料來源: 長宏專案管理顧問公司,27,包括 確定專案的進度狀況; 影響造成時程改變的因素: 確定專案進度的變更是否已發生; 如變更已發生時要妥善管理。,專案監控,
13、資管系 吳明泉 2012,28,控制時程之ITTO,資料來源: 長宏專案管理顧問公司,28,專案監控,資管系 吳明泉 2012,29,例題,下列何項是控制時程的內容? A. 判斷時程的現況 B. 所述皆對 C. 當時程產生變更時,主動進行管理。 D. 確定時程是否產生改變,資料來源: 長宏專案管理顧問公司,29,專案監控,資管系 吳明泉 2012,30,控制成本 (Control Costs),定義:監視專案狀況以更新專案預算及管理 成本基準變更的流程。 找出正向與負向的成本差異,做矯正措施或預防行動。成本控制亦為整合變更控制的一部分。,30,專案監控,資管系 吳明泉 2012,31,控制成本
14、,1. 影響變更成本基準的因素 2. 確保所有變更需求能被及時執行 3. 管理實際的變更 4. 確保成本支出不會超過整體預算與定期預算 5. 監視成本績效以找出並解決與成本基準的差異 6. 監控工作績效以防資金耗盡 7. 在成本報告與資源使用狀況中確實記載以預防未核准的變更 8. 將所有核准的變更與相關成本通知適當的利害關係者 9. 採取行動將預期超支成本限制在可接受範圍,31,專案監控,資管系 吳明泉 2012,32,控制成本之ITTO,資料來源: 長宏專案管理顧問公司,32,專案監控,資管系 吳明泉 2012,33,如何知道專案目前執行的績效?,以時程? 例如,畢業專題預計10月完成,某小
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