档案管理的简要概述.doc
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1、档案管理的简要概述随着一个公司不断深入的发展和经营时间的不断增长,它所拥有的各类档案也将日益增加,在这些档案不断增加的情况下,查阅相关资料将变得极其不便,且对于档案的保存将构成很多隐患:随着翻阅次数的增多,纸张将会受到一定程度的磨损;查阅人员的不断更换和存档的不及时,也会造成资料的流失,因此建立一个电子版的档案管理将变得很有必要。一、 根据纸质档案的不同类别和所在档案柜的位置,整理出档案管理的明细,并制作出档案明细的电子目录(参考下图),方便查阅。二、 根据档案管理电子目录中的具体明细,分门别类的整理并录制出各类文档的电子账目。1. 收款凭条电子账目1) 凭条账原有结构框架:序号、交款性质、缴
2、款日期、位置、姓名、联系方式、交款项目、转入项目、招商代表和备注。(其中交款性质包含:新出、续签、补款;交款项目包含:租金、管理费、押金、促销费;转入项目包含:意向金转入、押金转入、装修保证金转入等)2) 凭条账新加表头:起始日、终止日、档口性质、定金和品项3) 新加表头的必要性:起始日和终止日更加明确地确定了交款的期限和催款的时间;档口性质的添加可以更方便快捷地整理出任意时间段四条街区原始档口、武汉买断和大客户所交款项的交款总额;定金的添加是根据交款项目所需,更好的满足交款项目的不足;添加品项这一项目,是为了把凭条更完整的体现出来,也能更好的体现任意档口经营品项的变更。4) 根据交款人缴款性
3、质的需要,同时也为了方便区分和查询买断商户补买断款与买断租赁补款及买断自营补物业费,另行添加了一个武汉买断补款的工作表。2. 租赁合同电子账目1) 租赁合同结构分类:首先,租赁合同根据商铺原有性质分为原始档口租赁、武汉买断租赁和大客户买断租赁三大类;然后,在此基础上分为友谊南路(A区)、多福路(B区)、利济南路(C区)、中山大道(D区和E区);2) 租赁合同结构框架:根据商铺的三种性质可分为三种结构框架。三种框架的表头相同点都包含:序号、档口号、该档口租赁商户信息(姓名、身份证号、联系方式)、签约日期、合同起始日期和终止日期、装修期、档口面积、该档口月租金、管理费、保证金、付款方式、下年度缴费
4、日期、经营品项和备注。根据其后期到期续签工作需要,可添加是否终止和终止日期两项。三种框架的不同之处是武汉买断和大客户这两个类别同时添加了买断商户和大客户的商户信息。3) 租赁合同电子账目录要求具备必要性和准确性:租赁合同是商户与公司之间建立的一种纽带关系,同时也是制约商户经营期间需要的一种有效证明,这就要求电子帐目录必须精准;因在该商户未办理退铺手续前,随时都会因工作需要而临时需查询某商铺的相关信息,它临时查询的随机性就决定了建立电子账目的必要性。3. 认租书电子账目1) 认租书结构分类:原有认租书只分为五个区,后期根据认租期限区分需要另行整理分为两大类:39个月租期和12个月租期。其中39个
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