《秘书培训》PPT课件.ppt
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1、秘书培训,一名出色的秘书,具有良好的专业技能 提高公司的工作效率 减轻领导的工作负荷 享受更多的工作乐趣,秘书的日常工作职责,接待来访客人 文档资料管理 起草或协助起草各类文件 帮助领导安排工作行程,并及时记录和提醒 各种会务安排及会议记录 处理往来信函和传真 领导和部门同事出差安排 督导各项业务的执行和各项决定的执行,秘书的素质,保守机密 良好的文字处理能力 时间管理 个人形象 主动性和可靠性 准确 随机应变 认同不同个性 冷静处事,秘书的重要性,现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手, 而是已经承担着一个部门沟通、协调的任务,成为整个机构中不可缺少的角色。,保守机密,Secret
2、 Secretary ( 保守机密的人) 不向任何人透露所见所闻的公司机密信息:如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等, 包括自己的家人和朋友。,良好的文字处理能力,熟练使用电脑 掌握办公文字应用软件: Word、Excel、Powerpoint 中、英文文字使用能力 熟悉各种办公文案格式,时间管理,你一直都觉得很忙吗? 你能在被要求的时间内准时完成工作吗? 你怎样去处理紧急与重要的事情?,个人形象,员工所制造的印象就是公司的广告 外人会从雇员的表现对机构下判断 每个人只有一次机会给人第一印象 个人形象内容:容貌、声音、衣着、动作、表情,主动性和可靠性,主动完善与工作相关的各种技能:如电脑
3、、速记、写作等 主动承担更多的工作责任 不断寻求更有效的工作方法 面对困难和问题,能独立思考并找到相应的解决方案 把自己的时间、想法和精力贡献给团队,准确无误,我们工作的准确性会影响: 工作的进程 领导对我们工作能力的评估 领导和同事的信任 工作效率,随机应变,寻找不同的方法去适应成长中的变化 不断改进个人的工作习惯以适应工作需要 对不期而至的改变要有充分的思想准备,认同不同个性,学会与各种个性的人打交道 尊重他人的观点及工作态度 与人和睦相处 不要对别人要求苛刻 容忍别人的不足,处事原则,始终保持平和的心态 勇于面对困难和挫折 从不以喜、恶示人 乐于助人 一件事情有始有终 跟综事件的进程和结
4、果,你想成为怎样的秘书?,A、“打印这个文件”、“复印那个文件”、 “把这些文件存档”; B、“这个文件要打印吗?”“需要我去复印吗?”“需要我去复印吗?” C、“我准备去打印这个文件”、“我要改变这种存档方式” D、 她已完全知道怎样安排自己的工作,领导已 不用去过问她的工作细节 E、 她已成为领导的得力助手,能帮助领导管理好一切“后勤”支持工作,秘书工作服饰规范,服装质地要更讲究 款式端庄大方、稳重高雅,不要太时髦 更多地选择职业裙装 服装色彩不能太艳 上下班服装有别 袜子的搭配要注意颜色 避免平底和超高跟鞋,秘书工作形象,必要的化妆 化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价 学会微笑,秘书
5、举止规范,站立 行走 就座 回头 下蹲 见面 握手 介绍 交谈,处理往来信函,注意事项: - 将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领导 - 所有往来信函除机密信件外,应大致了解内容,并提醒领导及时回复,待客礼仪规范,仪容整洁,并先整理好接待环境和接待用品 重要客人应提前在门外迎接 介绍和名片的使用 引导客人就座 茶、水 接待客人时,不要经常看手表 当客人起身告辞时,再起身相送 送客送到电梯口或大门口,代按电梯, 电梯关闭或客户上车后再离开,会议安排,会议前的准备: - 会议日程表 - 场地的勘查和准备 - 准备会议所需一切设备与物品: 文具、白板、白纸、笔、投影系统、音响系
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