Excel操作方法与技巧.ppt
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1、,2011年12月,EXCEL操作方法与技巧,Excel简介,Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一。它具有强大的计算、分析和图表等功能,是公司目前最常用的办公数据表格软件。 在Word中也有表格,在Excel表格与W表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力。Excel中内置的公式和函数,可能帮忙用户进行复杂的计算,由于E在数据运算方面有强大的功能,使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。,Excel工作界面,Excel的基本元素-工作簿、工作表、单元格,Excel主要的四个处理方
2、面,数据管理(作为一种数据管理工具) 数据运算 数据分析(通过图、表及透视分析等) 数据输出,数据管理,数据填充,选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄,或者选择【编辑】【填充】【序列】命令,可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。 在行或列中复制数据,拖动单元格填充柄即可; 填充一系列数字、日期等,通过拖动, Excel可自动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧 按Ctrl+D组合键,可向下填充; 按Ctrl+R组合键,可向右填充; “十”运用,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令,弹出“排序”对话框,如图:,复杂排序,自定义筛选:通过单击数据菜单下的【筛选】菜单命令【自动筛选】
3、,自定义筛选,高级筛选:通过单击数据菜单下的【筛选】菜单命令 【高级筛选】,通过设定条件进行筛选,高级筛选,行列转置,选中此复选框时,可将所复制数据的列变成行,将行变成列。,选择性粘贴应用,还可以实现如下功能: 指定对粘贴的数值进行数学运算,特殊数据的录入,数值格式 可以用来录入一定长度的数字,0开关数据的录入 (方法二:录入前“”) 在“自定义”选项中均有自己预定的格式信息 例:批量添加计量单位 设置单元格格式“0 “XX” ”,文本数据的录入:,日期数据的录入:输入3-8或3/8,显示为3月8日,数据录入的规范准确-有效性设置(一),在进行数据收集时,信息的输入格式有严格要求,比如身份证号
4、码一栏,需要输入的是15位还是18位号码?性别输入的是男女还是MF?如果信息输入有错,会出现怎么的出错提示? 这就需要规定单元格的数据的有效性 假如公司只有4个职务,分别为经理、主管、职员、临时工。对在职职务字段进行信息输入时,如何保证所有人输入的信息只有以上4中。,数据录入的规范准确-有效性设置(二),有效性设置应用,自定义Excel下拉菜单 要在Excel实现直接在下拉菜单中(自定义内容)选择输入的功能,实现如下图所示的效果 步骤操作: 1.选中要做下拉列表的单元格。 2.在菜单中选择:数据有效性设置(允许):序列;(来源):输入内容(可自定义)。,分列与合并,分列:文本分列向导”将简单的
5、单元格内容拆分到不同的列 合并-将两列文本内容进行合并:用&或函数CONCATENATE()进行连接,分列应用举例,批量转换日期格式 有些人Excel中输入职工出生时间时,为了简单都输入成“yymmdd”形式,但规范的要求输入成“yyyy-mm-dd”格式,那么如何转化? 最快速的方法是:先选定要转化的区域。点击【数据】【分列】,出现【文本分列向导】对话框。勾选“固定宽度”,连续两次点击【下一步】按钮,在步骤三对话框的【列数据格式】中,选择“日期”,并选定“YMD”形式,按下【完成】按钮,以前的文本即转化成了需要的日期了,拆分与冻结窗格,冻结窗格以锁定特定行或列 要锁定行,请选择其下方要出现拆
6、分的行。 要锁定列,请选择其右侧要出现拆分的列。 要同时锁定行和列,请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。 拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列 要拆分窗格,请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。 当指针变为拆分指针 或 时,将拆分框向下或向左拖至所需的位置。 要取消拆分,请双击分割窗格的拆分条的任何部分。,工作表,复制、移动工作表 隐藏工作表 多个工作表的同时操作 若要选择相邻的多张工作表,可以通过shift键+单击实现; 若要选择不相邻的多张工作表,可以通过ctrl+单击实现。 工作表的保护,实用快捷操作,CTRL+C:复制;CTRL+X:剪切;CTRL+V:粘贴 CTRL+Y(
7、F4):重复上一步操作 CTRL+Z:取消上一步操作 CTRL+F:查找 Ctrl+shift+*:快速选择工作表的数据区域 在行或列间双击鼠标左键,行或列自动宽度自动适应 SHIFT+鼠标左键:移动列或区块 Alt+ 格式刷 Ctrl+Enter :相同数据录入 Alt+Enter :单元格文字随时换行,外部数据的导入,表格的美化,三个方面:格线、表头、背景 添加边框:选中区域,添加绘图边框 背景添加 经过简单的合并、颜色、居中等处理 快捷方式:自动套用格式 突出显示:条件格式,其他重要功能,超链接 图表(同PPT,不单独介绍) 选项的使用,综合小运用,让Excel中人名显示更美观的技巧 a
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