Excel操作技巧之查找和引用函数.ppt
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1、,Excel 查找和引用函数,在Excel中,可以用非常简便的方法,快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格,并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。,1 数据库表格及其功能,Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。,Excel数据库表格样式及其特点,在建立和使用Excel数据库表格时,用户必须遵循以下的基本准则: 一个数据库最好单独占据一个工作表,避免将多个数据库放到一个工作表上。 数据记录紧接在字段名下面,不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。 避免在数据库中间放置空白行或空白列,任意两行的内容不能完全相同。,Ex
2、cel数据库表格遵循的准则,避免将关键数据放到数据库左右两侧,防止数据筛选时这些数据被隐藏。 字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式,应当与其他数据的格式相区别。 条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时,Excel会在原数据库的下边添加数据记录,如果数据库的下边非空,就不能利用记录单添加数据。,应用Excel数据库表格,可以进行简单的数据组织和管理工作,比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大,数据种类不多,企业规模不大时,用Excel进行数据的组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便,它能简化工作步骤,提高工作效率。 另外,Excel具有相当强
3、大的数据计算功能,提供了许多有用的函数和数据分析工具,如财务函数、统计函数、图表分析等,这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。,Excel的数据库功能及其局限性,然而,Excel并不能取代真正意义上的数据库系统,也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大,数据的种类较多,数据的关系比较复杂时,用户用它来建立数据库管理信息系统时,很难处理好数据之间的各种关系。,Excel 使用如下排序规则: 数字按从最小的负数到最大的正数排序; 字母按照英文字母AZ和az的先后顺序排序。 在对文本进行排序时,Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。 特殊符号以及包含数字的文本,升序按如下排
4、列: 09(空格) ! “ # $ % ? _ | + AZ az 在逻辑值中,FALSE (相当于0)排在 TRUE (相当于1)之前; 所有错误值的优先级等效; 空格总是排在最后; 汉字的排序可以按笔画,也可按汉语拼音的字典顺序。,2 数据的排序,按单个关键字排序就是根据数据表中某一列的内容进行排序,包括“升序”和“降序”两种方式。 其功能实现的最好方法就是采用工具按钮法,操作时,只要将光标置于待排序的列中;然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。 说明:按某一列数据作为关键字排序时,只需单击该列中任一单元格,而不用全选该列数据。,单个关键字段排序,所谓多关键字排序,就是对数据
5、表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序。进行多关键字的排序,可使数据在主要关键字段相同的情况下,再按次要关键字段排序;在主要关键字、次要关键字段都相同的情况下,数据仍可按第三关键字段有序。,多关键字排序,汉字与数值不同,数值有大小可比,而汉字本身没有。为了处理的方便,人们按照一定的规则(按照字母顺序、按照笔画顺序)确定汉字的“大小”次序。 默认为按照字母顺序,要想按照笔画顺序,可以在对话框中进行设置。,汉字进行按笔画排序,如何实现排序后仍能快速返回原来的顺序? 常见的两种情况: 第一种情形:操作只是刚刚发生过,这很好办直接按下【Ctrl+Z】撤消操作即可; 第二种情形:如果原来的表格本身
6、已经有了一个排序索引字段(如学号、职工编号,日期型数),只要按照原来那个排序索引字段再重新排序一次即可。 但是,如果不是上述两种情况,则需要采用引入辅助列的方法通过以下步骤来实现。,数据排序操作的应用技巧,如何快速删除数据区域内的空行? 有时候,处于数据分区显示或者错误操作等原因,数据区域中可能包含很多空行。这些空行的存在,会影响到对数据的分析。对这些空行如果一行一行地操作,非常费时。 利用“数据排序时,空格总是排在最后”这一排序规则,则可以通过数据排序的方法删除数据区域中的所有空行,并且不打乱数据区域中各行数据的顺序。,RANK函数及其应用 RANK函数用来返回一个数值在一组数值中的排位,其
7、语法格式为: RANK( number, ref, order) 该函数共包括三个参数,其中: Number 为需要找到排位的数字; Ref 为包含一组数字的数组或引用; Order为一数字,指明排位的方式,为 0 或省略,按降序排列排位,不为零,按升序排列进行排位。,排序函数应用,如何快速给一组数据记录填上排位序号? 方法一:给数据排序,然后使用数据填充方法 方法二:使用Rank()函数,如何取得一个数据集中的第K个最大值? LARGE和SMALL函数及其应用 LARGE函数和SMALL函数的功能分别是用来返回一个数据集中第k个最大值和第k个最小值 语法格式分别为: LARGE(array,
8、k) :Large(c2:c20,5) SMALL(array,k) :Small(c2:c20,5),当数据库表格制作好之后,有时还需要根据指定条件从众多数据中筛选特定的记录。 Excel中提供了两种筛选方法:“自动筛选”和“高级筛选”,它们可以将那些符合条件的记录显示在工作表中,而将其他不满足条件的记录隐藏起来;或者将筛选出来的记录送到指定位置存放,而原数据表不动。,3 数据的筛选,执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令,使“自动筛选”项为选中状态(打上对号),即可进行自动筛选。,自动筛选,自动筛选非常方便,通过它可以实现以下的筛选操作: 对某一字段筛选出符合某特定值的记录单击需要筛选字
9、段的筛选器箭头,从下拉菜单中直接选择某特定值即可。 例如:“筛选出学历为硕士的记录” 对同一字段进行“与”运算和“或”运算单击需要筛选字段的筛选器箭头,从下拉菜单中选择“自定义”,在弹出对话框中进行设置即可。 例如:“筛选出学历为硕士或博士的记录“ ”筛选出毕业年份在2002-2004之间的记录”,对不同字段之间进行“与”运算只要通过多次进行自动筛选即可。 例如:“筛选出学历为硕士或专业为会计的记录” 可以筛选出最大最小的若干个若干百分比)记录只要单击需要筛选字段的筛选器箭头,从下拉菜单中选择“前10个”即可。 例如:“筛选出年龄最大的5个记录” 但是,自动筛选无法实现多个字段之间的“或”运算
10、,这时就需要使用高级筛选,使用高级筛选的注意事项: 高级筛选必须指定一个条件区域。 如果“条件区域”与数据库表格在一张工作表上,筛选前,确定光标放置到数据库中某一单元格上。 执行“将筛选结果复制到其他位置”时,在“复制到”文本框中输入或选取将来要放置位置的左上角单元格即可,不要指定某区域。 条件区域可以定义多个条件,以便用来筛选符合多个条件的记录。,高级筛选,条件区域的设置实例及其图形化解释,高级筛选条件区域中可以使用通配符“*”和“?”。 查找姓王的人员信息? 查找姓名中包含有学字的人员信息?,查找1980年10月1日前出生的人员记录? 查找1980年出生的人员信息?,在高级筛选的条件区域中
11、,可以将公式的计算结果作为条件使用。例如,找出成绩表中高于平均分的学生记录,找出工资表中高于或低于平均收入的职工档案,找出人员档案表中超过平均年龄10岁以上的人员的信息等。此时,因为平均成绩、平均收入和平均年龄都不是一个常数条件,它们全部都是需要根据工作表计算的结果。 在Excel中,可以创建计算条件的条件区域,用计算条件进行高级筛选。,将公式结果用于高级筛选的条件区域,当筛选的条件不是一个常数,而是随数据清单中数据变化的计算结果,此时无法直接利用高级筛选进行数据筛选。通过计算条件可以解决此种情况。 计算条件的条件区域设置规则: 字段名行为空 条件行中输入包含有公式或函数的条件,查找3月份出生
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