公文写作培训课程.ppt
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1、,公 文 写 作 主讲:黄耀章,第一部分,公文概述,第一章 公文的基本知识,一、公文的定义 (一)文书,指单位或个人在工作或活动中,为联系或处理公务或事务而形成使用的正式书面材料。包括公务文书和私人文书两大类。 (二)公务文书按性质分为法规性、行政性、党务性公务文书三种。私人文书指个人常用的如合同、协议、遗嘱、书信、借据、请柬、申请等文书。 大学课程分为基础写作、应用文写作、文学写作,公文属应用文范畴。,(三)行政性公务文书简称行政公文,如以应用文分类就是公务应用文,即国务院2000年8月24日发布,2001年1月1日开始实施的国家行政机关公文处理办法中的13类公文,称为法定公文: 命令(令)
2、、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 。,(四)另一类是处理日常公务的应用文,称为事务应用文。指总结、计划、情况汇报、调查报告、书信、讲话稿、祝辞、简报、规章制度、大事记、批示、合同等。 应用文写作特点强调对象明确、突出时效、 格式规范、语言简朴,公文当然也不例外。,二、公文的种类,决议 指示 公报 条例 规定,命令/令 公告 通告 议案,决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要,中国共产党机关公文条例将党的机关文种划分为14种。,国家行政机关公文处理办法将行政公文划分为13种。,如:生造“回复”文种,并以此作为主题词。,常见不规范文种现象:
3、将不是法规类公文的材料,如安排、要点、回复、细则、汇报等作为法定公文直接行文。,第二章 公文的格式,分为文面格式和书写格式 第一节、文面格式 由文头、主体、文尾三部分组成。(具体文件) (一)文头部分 1、发文机关标识。版头由发文机关的全称或规范的简称以大字套红印上,如“广州供电局文件” 。 2、发文字号。由发文机关代号、年份与序号组成。如“广供电发20083号。便于统计发文数量与序号,也便于文件收发、登记、办理、归档、查找。,3、密级与保密期限。分为绝密、机密、秘密。 4、紧急程度。分为特急、急件。 特急件要随到随办,最迟不超过24小时;急件要在3天内处理完毕;平件不能超过一周。 5、签发人
4、。凡上行文均应当注明签发人。签发人应该是各级单位的领导班子成员。 6、份数序号。每份公文的顺序编号。凡秘密公文都应编写份号,以便于分发、处理、回收。,发文机关标识,密级,发文 字号,签发人,眉首示例:,(二)主体部分 1、标题。公文标题“三要素”:发文机关、发文事由、文种。 公文版头一般印有发文机关名称,标题则可以省略发文机关。 除法规、规章名称加书名号外,标题一般不用标点符号。 回行时要做到词义完整、排列对称、间距适当。,不应加注引号,例一:标题不规范,不应加注逗号,例二:标题冗长,例如: 关于招收我局退休退职 职工子女就业,进行合理安排, 确保社会稳定的通知 可修改为: 关于妥善安排我局退
5、休退职职工子女就业 有关问题的通知,例三: 回行题式不规范,公文标题回行时,要做到词意完整: 如: 关于进一步整治和改善办公大 楼环境的实施意见 应改为: 关于进一步整治和改善 办公大楼环境的实施意见,应改为“转发国资委关于做好报告工作的通知” 。避免“的通知的通知”写法,2、主送机关。也称公文抬头。 非普发性的下行文及上行文、平行文,主 送单位只能有一个。多头主送将会误事。,3、正文。 公文最主要部分。不同的文种,正文的写法有不同。 4、附件说明。对公文附带资料的大体内容作扼要说明。要注明附件的具体名称和件数,不可只写“附件如文”或者只写“附件件”。顺序号用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号
6、。,5、附件。分两类: (1)补充说明和证实正文的附件,如说明材料、图表、凭据等。是真正的附件。 (2)向上级机关报送或向下级单位发布、 印发、转发批注的材料,如方案等,是 正件的主体。如”转发XXXX文的通知”。 附件要与正文一起装订。,附件标注范例 附件如不止一份,使用阿拉伯数字序号,且附件名称后不加标点符号。,6、发文机关。即落款。可以用机关印章代替发文机关名称。两个单位联合发文,主办机关排列在前。 7、发文时间。是公文生效和考查的重要依据。以单位负责人签发日期为准,发文时间要用汉字小写完整标出。“零”写“0”。 8、印章。加盖印章,是公文合法 生效的凭证。除单位内部办公自动 化系统发文
7、外,其余对外公文均需 加盖印章。,(三)、文尾部分 1、附注。用于标注秘密文件的发送、传达范围,或对文中有关事项的说明。如请示,要在附注处注明联系人姓名和电话。位置在成文日期左下方。加圆括号标识。 2、主题词。办文与文件把关的必要程序之一。起阅读、检索作用。必须是名词或名词性词组。除类别词外,最多不超5个主题词。 使用时参考本单位专用的主题词表。词组之间不使用标点符号,用黑体字标出 。,(1)主题词标列方法: 第一层:对主题词区域的具体分类,类别词。 第二层:主题词 。用于文件的标引。 第三层:文种词。表示文种。 (2)标引原则:谁办文,谁标引。 (3)标引顺序:先标类别词, 再标主题词,最后
8、标文种词。,3、抄报、抄送单位。是指除主送机关外,需要了解或执行此公文的其他单位。现均以抄送即可。 4、印发机关和时间。印发机关不是发文机关,而是指公文的印制主管部门,一般应是各单位办公室、综合部。标明印发机关目的是询问公文情况时方便联系。 印发时间。不一定与签发时间同一天,但发 文时间必须是签发时间。 印发时间用阿拉伯数字标识出年、月、日。,不规范公文例子,本公文存在三处错误:一是没有在主题词中标出必须标明的法定公文文种。二是抄送的最后一个机关后应该加注句号。三是抄送与印发机关应左对齐,即均左空1字。,错误:将印发机关等同于发文机关。,应改成:云南电网 公司办公室,第二节、公文的书写格式,1
9、、公文用纸尺寸与规格 公文用纸一般采用国际标准A4纸; 2、排版规格: 正文用3号仿宋,一般每面排22行, 每行排28个字; 3、装订要求: 公文应左侧装订。(看书P45) 各单位专职印制文件人员对以上规定必须清楚。,第三章 常用行政公文种类,一、决定 适用于对重要事项或重大活动作出安 排。具有严肃、准确、周密的特点,要求 相关的机关和人员必须贯彻执行。,决定的写作要领 对决定的原由,主要说明作出决定的目的、意义、原因和根据。注意原由和事项的详略;时间标注要准确;原由要准确、合理;决定事项要明确、清楚。 决定的结语,可以写明落实决定的具体要求和措施,也可提出希望和号召。这部分可以单独成段。,二
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