物业管理理论与实务-11第十一章.ppt
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1、第十一章 物业的信息管理,第一节 信息管理的基本概念,一、信息概念 二、信息系统的概念 三、信息系统的作用,一、信息概念,(一)信息的定义及特点 (二)物业信息的定义 (三)物业信息的来源及内容 (四)信息在物业管理中的作用,(一)信息的定义及特点,1信息的定义 2管理信息的特征,1信息的定义,l 信息是对客观世界的现象,通过直接观察或对讯息的语文解释而得的知识;讯息是人们通讯活动中的实体,而信息是讯息的含义或内容。 l 信息与数据是两个不同的概念。数据是存储在一种媒介物上的非随机的记号或符号,它通过有意识的组合来代表关于客观世界中某个实体(具体对象、事物、状态或活动)的信息。 l 信息概念的
2、重要性在于:它是人类一切社会活动的基本条件之一,是与物质、能量并列的人类活动的最重要的概念。,2管理信息的特征,(1)事实性 (2)时效性 (3)不完全性 (4)适用性 (5)价值性,(二)物业信息的定义,l 物业信息就是有关物业(包括物业管理)的知识。是人们在物业的产生、交易、维护、处置过程中人与人、人与物、物与物关系处理的各种记录、文件、合同、技术说明、图纸等资料的总称。 例如,承包合同、委托监理合同、土地使用权证、设备使用说明、施工图、契证、租赁合同、纳税记录、抵押贷款合同等都是有关物业的信息。,(三)物业信息的来源及内容,按时间顺序 按物业管理参与者的不同 按信息的性质,(四)信息在物
3、业管理中的作用,1信息的认识作用 2信息的心理作用 3信息的预测作用 4信息的控制作用 5信息处理不当的消极作用,1信息的认识作用,l 人类知识的积累是信息收集与加工的结果,而经验实质上就是大量信息的积累、整理并从中抽象出规律性的东西。 物业管理过程中所涉及的事物繁杂,要进行有效管理,必须要求物业管理者有多方面的经验。这些经验的取得,离不开对所收集的信息的分析、提炼,从而得到规律性的东西。,2信息的心理作用,在租赁活动中,可以通过各种渠道,以各种不同方式向社会公众传播该物业独特的优势,以激起客户的租赁欲望。 可以定期发布物业管理信息资料,向用户传达物业管理公司近期和远期的工作目标、实施计划等,
4、以使全体用户了解,从而使用户体会到主人翁的感觉,在心理上以至行动上对物业管理工作积极支持和配合; 对物业管理中遇到的困难,也实事求是地让用户了解,以取得谅解和同情。 物业管理者也应懂得严格控制一些不应扩散的信息,避免带来消极的影响。,3信息的预测作用,l 信息不仅反映过去,而且还可以预测未来,这是信息的预测作用。 l 用信息进行预测是建立在对于已有信息深入分析的基础之上的。 l 预测的方法有多种,如外推法、模拟法等。 l 物业管理者在物业管理工作中应充分利用信息的预测作用。,4信息的控制作用,l 作为人为系统,社会经济系统总是围绕某一或某些设定的目标进行活动的。也就是说,在某种控制的作用下,以
5、保证目标的实现。在这里,信息对保证控制起着十分重要的作用。 l 在物业管理中,不论是物业管理企业目标的实现、业主期望目标的实现,还是具体某个设备设施的正常运行,某个维修项目的成本、进度、质量管理,都离不开信息的控制作用。,5信息处理不当的消极作用,l 信息处理不当的消极作用表现在两个方面。 一方面,信息的误解、缺乏及延误会给管理工作带来巨大的损失,有时会造成决策失误,酿成严重的结果。 另一方面,信息的不合理的使用,不适当的传播,也会给管理工作带来不必要的麻烦和干扰。 l 信息的消极作用并不是信息本身造成的,而是由于信息处理工作的有意或无意的错误所造成的。因此需对这种信息的处理错误加以重视,以避
6、免消极作用所带来的损失。,二、信息系统的概念,(一)信息系统的定义 (二)信息系统的功能 (三)信息系统的发展,(一)信息系统的定义,信息系统是指由人员、过程、数据、网络和远程通信所组成的一个集成系统,通过对组织各种业务活动中信息流的组织和管理,对组织的物质流、事物流以及资金流进行有效的控制和管理,从而提高组织运行的效率。,(二)信息系统的功能,1数据和信息的收集 2信息的存储 3信息的加工 4信息的传递 5信息的提供,1数据和信息的收集,据数据和信息的来源不同,可以把信息收集工作分成原始信息收集和二次信息收集两种。 实际工作中,业务信息系统常常涉及原始信息的收集,而其他几种信息系统主要涉及二
7、次信息收集。但这两种区分是一种相对的概念,对不同的层次,原始信息和二次信息的定义不同。 原始信息收集的关键是完整、准确、及时。二次信息的收集的关键是有目的的选取和正确地解释所得的信息。,2信息的存储,l 信息系统必需具有某种存储信息的功能,否则它就无法突破时间与空间的限制,发挥提供信息、支持决策的作用。 l 信息系统的存储功能就是保证已得到的信息不丢失、不走样、不外泄,整理得当、随时可用。,3信息的加工,l 为了使信息更符合需要或更反映事物的的本质,或者使信息更适于用户使用,系统将对收集到的信息进行某些处理,这就是信息的加工。 l 信息加工从加工本身来看可以分成数值运算和非数值处理两大类。 l
8、 事后验证: 信息的加工是人们按照自己已有的认识,进行去粗取精的过程。这种取舍是否得当,往往需要验证。,4信息的传递,l 当信息系统具有较大的规模,在地理上有一定的分布时,信息的传递就成为信息系统必须具备的一项基本功能。系统越大、地理分布越广,这项功能所占的地位越重要。 l 系统的管理者在设计信息的传递方式时,必须充分考虑所需传递信息的种类、数量、频率、可靠性、安全性及一致性等因素,从全局综合考虑,以达到全局的最优。,5信息的提供,l 信息系统的服务对象是管理者,因此,它必须具备向管理者提供信息的手段或机制,否则它就不能实现自身的价值。 l 提供信息的手段即是信息系统与管理者的接口或界面。它根
9、据信息情况或管理者自身情况的不同,采取不同的方式。,(三)信息系统的发展,1电子数据处理系统(EDP)阶段 2管理信息系统(MIS)阶段 3决策支持系统(DSS)阶段 4远程综合运用阶段,1电子数据处理系统(EDP)阶段,l 电子数据处理系统是最早发展起来的一个信息系统分支,其主要功能就是利用计算机技术进行数据处理,一般不涉及预测和控制功能。 例如,工资管理系统。其主要目的是解决手工作业的自动化,提高工作效率,节省人力。,2管理信息系统(MIS)阶段,l 管理信息系统是对一个组织进行全面管理的信息系统。它将电子数据处理与经济管理模型的仿真、优化计算结合起来,具有预测、控制和决策功能。 l MI
10、S解决的是结构化决策的问题,即决策过程和决策方法可以用明确的语言和模型加以描述的问题。 l 对于组织中的高层管理人员来说,他们面临的多数是非结构化决策或半结构化决策,而这方面MIS无能为力,这也是决策支持系统产生的原因。,3决策支持系统(DSS)阶段,l 决策支持系统是能够运用各种数据、信息、知识、人工智能和模型技术,辅助高层管理者解决半结构化和少数非结构化决策问题的信息系统。 l DSS的目标是支持决策而非取代决策,是为了提高决策效能而非提高效率,因此,它与EDP和MIS有明显差别。 l DSS旨在建立一种决策环境,使决策者可以充分利用自己的经验、知识,在系统的帮助下,详细了解和分析决策过程
11、中的各种主要因素及其影响,激发其思维和创造力,从而在系统的帮助下最终作出决策。,4远程综合运用阶段,随着通讯技术的飞速发展,特别是因特网技术的发展,智能化、综合化、社会化和网络化成为信息系统的发展大趋势,信息系统涉及了很多新的领域,如专家系统、社会化信息网络、战略信息系统、计算机集成制造系统、电子商务系统等。,第二节 物业管理信息系统概述,一、物业管理信息系统的定义及构成 二、物业管理信息系统的作用 三、物业管理信息系统的模块组成,一、物业管理信息系统的定义及构成,(一)物业管理信息系统的定义 (二)物业管理信息系统的构成,(一)物业管理信息系统的定义,物业管理信息系统是指物业管理中由人和计算
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