档案管理与信息安全培训课件.ppt
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1、文书档案管理,四川大学公共管理学院 何 玲,档案与档案工作概述 文书档案管理 电子文件管理 几种专门档案的管理,第一部分:档案与档案工作概述,档案概述 档案工作概述 从事档案工作应注意的几个问题,一、档案概述 1、档案的起源及演变 (1)档案的起源 档案的产生与文字有密切关系,它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。,(2)档案的演变 古老型载体档案:甲骨、金石、简牍、缣帛档案。 传统型载体档案:纸质档案。 新型载体档案:感光材料与磁性材料形成的档案,如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。,(3)档案的名称 商代:册 周代:中 秦汉:卷、案 唐宋:文案、案卷、簿书,清代:杨宾柳边纪略 “边外文字,多
2、书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存贮年久者曰档案,曰档子,以积累多,贯皮条挂壁若档故也,然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”,2、档案的定义及含义 (1)定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。,(2)含义 档案的来源国家机构、社会组织和个人;社会活动。 档案的条件保存备查的历史文件。 文件转化为档案有三个条件: 办理完毕; 有查考利用价值; 按一定规律保存(履行了归档手续)。,档案的记录方式和载体多种多样。 档案的性质原始记录性。 (档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的),3、档案
3、的基本价值 (1)档案的凭证作用 (2)档案的参考作用,二、档案工作概述 1、档案工作的内容 八个业务环节: 收集、整理、鉴定、保管、 统计、检索、编研、利用 2、档案工作的性质 服务性 科学管理性 政治性,3、我国档案工作的基本原则 (中华人民共和国档案法1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过, 根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议关于修改中华人民共和国档案法的决定修正) “统一领导、分级集中地管理国家全部档案,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。”,统一领导、分级集中地管理国家全部档案我国档案工作的组织原则和管理体制。 维护
4、档案的完整与安全我国档案工作的基本要求。 便于社会各方面的利用我国档案工作的根本目的。,4、档案工作机构 各级各类档案室(内部机构) 各级各类档案馆(文化事业机构) 档案行政管理部门 国家档案局:是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。,文件中心(介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构) 档案寄存中心(由国家综合性档案馆设立) 档案科研和教育机构 档案宣传、出版机构,档案室基础 档案馆主体 档案行政管理部门组织指挥中心 档案工作辅助机构档案工作发展的条件,三、从事档案工作应注意的几个问题 1、档案与文件的关系问题(文件是档
5、案的前身,档案是文件的归宿) 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系(突出前者) 3、档案的“动”与“静”的关系(档案具有潜在价值),4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系(一体化) 5、档案室与档案馆的关系(积累输送、无偿进馆) 6、传统管理与现代化管理的关系(人员素质、电子文件、双套制) 7、管理工作中人与物的关系,第二部分:文书档案管理,档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的编研与利用 档案的统计与保管,第二部分:文书档案管理,一、档案的收集 1、机关内文件的归档档案室收集工作的主要途径。 归档制度主要内容:归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。 (1)归档范围,国
6、家档案局机关文件材料归档和不归档的范围(1987)(已废止) 归档文件整理规则(DA/T222000) 国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(2006.9.19) 四川省档案局关于施行归档文件整理规则的几点意见川档发200124号 2001.4.9 GB9705文书档案案卷格式 DB51/T171-93四川省文书立卷与案卷构成的一般要求,凡是反映本机关工作、生产活动,有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。本单位文件是归档的主体。 (2)归档时间: 一般在次年上半年向档案部门移交。 国家档案局机关档案工作条例(1983),(3)归档案卷的质量要求 遵循文件的形成规律和特点,保持
7、文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 (4)归档手续 案卷目录的移交,交接双方签字。 2、归档的组织工作:档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。 3、平时收集,二、档案的整理 1、整理工作的原则:档案的整理应该充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。 2、常用的档案分类法:年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。 年度组织机构分类法(现行机关); 组织机构年度(撤销机关和历史档案); 年度问题分类法(现行机关) 问题年度分类法(撤销机关和历史档案),3、立卷 立卷工作的内容:组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编
8、目与案卷的装封。 立卷六特征:问题、作者、文种(名称)、时间、地区、收发文机关 4、类内案卷排列和案卷目录的编制 5、档案整理工作的组织:系统化与编目,档案室协调。,归档文件整理规则简介,归档文件整理规则 档案行业标准 (2000-12-06批准 2001-01-01实施DA/T22-2000) 1、归档文件:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 3、件:指归档文件的整理单位。,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一
9、件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。 4、整理方法 装订:按件装订 分类:年度-机构(问题)-保管期限 编号:文件首页上端加盖归档章(全宗号、年度、保管期限、件号) 编目:逐件编目 装盒:按件号顺序装盒 (四川省档案局关于施行归档文件整理规则的几点意见 川档发200124号 2001.4.9),三、档案的检索 1、档案检索的内容 (1)存储:著录标引、组织检索工具。 (2)查找:确定查找内容、查找操作。 中国档案分类法(1996) 档案分类标引规则(GB/T1541894) 中国档案主题词表(1995) 档案著录规则(GB:1986) 档案著录规
10、则(DA/T181999),2、档案检索工具的种类 (1)按体例分:目录、索引、指南。 (2)按载体分:书本式、卡片式、缩微式、机读式。 (3)按功能分:馆藏式、查找式、介绍式。 3、常用的检索工具:案卷目录、卷内文件目录、分类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。,四、档案的鉴定 1、鉴定工作的内容: 2、档案保管期限表 (1)定义:用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件,它是档案馆、室鉴定档案价值,确定档案保管期限的依据。 (2)结构:顺序号、条款、保管期限(永久、长期、短期)附注、说明,(3)档案保管期限的划分 国家档案局文书档案保管期限表(1987)
11、 保管期限(永久、长期、短期)已被以下文件取代: 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。,3、档案鉴定工作的制度和程序 (1)制度: 制发鉴定档案的标准文件; 档案鉴定工作的组织领导:“三结合” 鉴定小组=有关领导+业务人员+档案人员; 销毁档案的批准和监销制度 (2)鉴定方法:直接鉴定法 (3)销毁清册,五、档案的档案的编研与利用 1、档案的编研 (1)内容:编辑档案史料和现行档案文件汇编,编辑档案文摘汇编,编写档案参考资料。 (2)现行档案文件汇编和
12、档案文摘汇编的主要种类: 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等 (3)档案参考资料的主要种类: 大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇集。,2、档案的利用 (1)档案利用服务工作的含义:通过一定的方式方法,直接提供档案信息,为社会各项事业服务的一项业务活动。 “档案利用”档案部门 “利用档案”利用者 (2)档案提供利用的基本途径和方式 档案提供利用的途径:提供档案原件;提供档案副本或复制品;提供档案信息加工品.,档案提供利用的方式: 阅览服务; 外借服务; 展览与陈列服务; 制发档案复本服务; 制发档案
13、证明服务; 档案目录信息服务; 档案咨询服务。,六、档案的统计与保管 1、档案的统计: (1)定义:以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。 (2)步骤:统计调查、统计整理、统计分析。 (3)内容:档案数量和状况的统计;档案利用的统计等 2、档案的保管(略),第三部分:电子文件管理,电子文件概述 电子文件管理 电子文件的鉴定与归档 电子文件保管与利用,第三部分:电子文件管理,一、电子文件概述 1、电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 具备文件构成三要素:内容、背景、结构。
14、,2、电子文件的种类 (1)文本文件 (6)声音文件 (2)数据文件 (7)程序文件 (3)图形文件 (8)“多媒体文件” (4)图像文件 (9)“超文本文件” (5)影像文件,3、电子文件的特点 (1)信息的非人工识读性 (2) 系统依赖性 (3) 信息与特定载体之间的可分离性 (4) 信息的易变性 (5) 信息存储的高密度性 (6) 多种信息媒体的集成性 (7) 信息的可操作性,二、电子文件管理 1、电子文件管理原则 (1)全程管理原则 (2)前端控制原则 (3)集成管理原则 (4)动态管理原则 (5)注重效益原则,2、电子文件的管理模式 (1)机构内部管理模式:统一管理;一体化管理;双套
15、制。 (2)档案馆管理模式:分布式;集中式。 (3)数字档案馆:是一种技术模式,是一个数字化的信息系统,是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开放的环境。,3、电子文件管理的法规、制度与标准 (1)目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准 档案著录规则(DA/T181999)档案分类标引规则(GB/T1541894)归档文件整理规则(DA/T222000),(2)电子文件管理特有的标准 磁性载体档案管理与保护规范(DA/T151995) 电子文件归档与管理规范 (GB/T188942002,2002/12/04,2003/05/01) CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分:电子
16、文件归档与档案管理 (GB/T17678.11999) CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第二部分:光盘信息组织结构 (GB/T17678.21999) CAD电子文件光盘存储系统一致性测试 (GB/T176791999) CAD电子文件管理(GB/T17825.1101999) (1999/02/26,1999/10/01),三、电子文件的鉴定与归档 1、电子文件鉴定工作的内容:鉴别、内容与技术鉴定、处置、鉴定过程的记录。 2、电子文件内容鉴定的步骤 (1)制定电子文件保管期限表 (2)将电子文件保管期限表纳入管理系统并加以维护 (3)鉴定归档前文件 (4)鉴定期满文件 3、电子文
17、件技术鉴定与处置,(1)分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施 (2)检查保障措施的实施结果 (3)判断文件的技术状况 (4)处置:销毁、留存、移交 (5)监控,4、电子文件的归档 (1)归档范围: 依据:电子文件归档与管理规范(GB/T18894_2002) 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行。 (2)归档方式:逻辑归档,物理归档。 (3)归档时间:实时归档,定期归档。 (4)归档要求:归档工作要求,质量要求。 (5)归档手续:归档电子文件登记表归档电子文件移交检验表,四、电子文件保管与利用 1、电子
18、文件保管 (1)载体保管: 磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15_1995)电子文件归档与管理规范(GB/T18894_2002) CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分:电子文件归档与档案管理(GB/T17678.1_1999) 电子文件归档与管理规范 (GB/T188942002),(2)电子文件信息保护 中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例(1994) 信息加密技术,信息认证技术,防治计算机病毒,信息备份,网络安全、电子文件长期可存取技术。 2、电子文件的利用:阅览、出借、复制、咨询、局域网与网站服务。,第四部分:几种专门档案的管理,人事档案管理 会计档案管理 教学
19、档案管理,第四部分:几种专门档案的管理,一、人事档案管理 1、人事档案和人事档案工作 (1)人事档案 是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。 由干部(公务员)、职员、工人、学生、军人档案构成。,(2)人事档案工作 是用科学的原则和方法管理人事档案,提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。 管理体制集中统一、分级负责。,2、人事档案的收集与鉴别 (1)人事档案的收集 完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度。 (2)人事档案的鉴别 判断是否属于人事档案; 判断是否属于本
20、人的档案材料; 判断材料是否处理完毕和手续齐全; 判断材料是否真实、准确、完整。 剔除材料的处理转出、退回、留存、销毁。,3、人事档案的整理 人事档案的分类: 履历类; 自传类; 鉴定、考核、考察类; 学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政历类; 党团类; 奖励类; 处分类; 录用、任免、出国、工资、待遇及各种代表会议代表的材料; 其他。,4、人事档案的保管、转递和利用 (1)人事档案的保管 在职人员人事档案的保管与人员管理范围相一致; 离休、退休人员人事档案的保管分级、分单位保管; 死亡人员人事档案的保管分级保管、5年后进各级档案馆。,(2)人事档案的转递 及时、准确、安全。“档随人走
21、,人档一致”。 (3)人事档案的利用,二、会计档案管理 1、会计档案概述 (1)会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 (2)会计档案内容 会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他。,A、会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。 B、会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。 C、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 D、其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清
22、册,会计档案销毁清册。,2、会计档案的管理会计档案管理办法 【发布单位】财政部 国家档案局【发布文号】(98)财会字第32号【发布日期】1998-08-21 【生效日期】1999-01-01 (1999) (1)会计档案的管理体制 财政部门和档案行政管理部门条块结合、分工负责; 财会部门立卷归档制度; 管理形式原则上由本单位档案部门集中统一保管,但应视实际情况而定,自行选择。统一归口、统一制度、统一检查。,(2)会计档案的保管 保管清册;专人保管;原卷册;按程序销毁;会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类;纸质。,(3)会计档案的销毁 保管
23、期满的会计档案,可以按照以下程序销毁: A、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 B、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。,C、销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。 D、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。,E、保管
24、期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。 F、单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 G、正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。,(4)会计档案的移交 A、移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 B、 交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 C
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