秘书与助理培训 PPT.ppt
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2、别的差异,男性:情绪稳定,自信,善决断,临危不惧 女性:推理能力较差,好嫉妒.,6,2019/5/23,秘书与助理培训,6,种豆得豆,种瓜得瓜,种下思想,收获行动 种下行动,收获习惯 种下习惯,收获性格 种下性格,收获前途,7,2019/5/23,秘书与助理培训,7,把握机会,发展自己,全面了解你的企业 提高你的技能 抓住变革机会,8,2019/5/23,秘书与助理培训,8,人才发展所需的三种能力,专业技能 策略技能 行为技能,策略技能,行为技能,专业技能,职 务,技 能 要 求,9,2019/5/23,秘书与助理培训,9,案例分析,一天,某公司经理突然收到一封非常无礼的信,信是由一位与公司交
3、往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室,让秘书记录自己口述的回信:我没有想到会收到你这样的来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众!,10,2019/5/23,秘书与助理培训,10,秘书的角色定位,地位的从属性 作用的辅助性,11,2019/5/23,秘书与助理培训,11,If you are General Manager,你认为作为秘书五点最重要的要求是什么?,12,2019/5/23,秘书与助理培训,12,计划与时间的管理,Fail to plan is planning to fail
4、不做计划就等于为失败做计划 “仅仅忙碌是不够的,问题在于我们在忙些什么?” 梭 罗,13,2019/5/23,秘书与助理培训,13,计划与时间管理,理解时间管理的意义 了解紧要与重要的概念 向文件管理要时间 收集与处理信息,14,2019/5/23,秘书与助理培训,14,时钟罗盘,N,15,2019/5/23,秘书与助理培训,15,紧要与重要,重 要,紧 要,% OF TIME,16,2019/5/23,秘书与助理培训,16,影响时间的十项因素!,桌面杂乱无章/找不到东西 缺乏优先/目标 优先顺序不明确/危机管理 贪多嚼不烂 无效授权 缺乏自律/拖延 电话打扰 不速之客 不会说“不” 会议,1
5、7,2019/5/23,秘书与助理培训,17,4原则,Do it now马上就做 Do it later以后再做 Delegate授权 Dont do it 不做,18,2019/5/23,秘书与助理培训,18,整理你的办公室,保持你的办公桌整洁,仅把正在处理的工作放在手边。 注意每天整理,而不要留到明天早上。 建立一套文件系统,适应你自已、你的经理和你的业务;每过几个月就回顾这个系统。 定期检查你的文件,仅仅保留你需要的文件,扔掉你不再需要的文件。 为无法正确归档的文件,设立一个“其它”文件夹。,19,2019/5/23,秘书与助理培训,19,计划的杠杆原理,帕累托原理 巅峰期 每天十五分钟
6、,20,2019/5/23,秘书与助理培训,20,大脑图,21,2019/5/23,秘书与助理培训,21,接听/拔打电话,Taking Phone Calls 学会使用“转接”功能 学会说“是”,当对方问及“现在是否不方便接听” 记住自己的承诺,给对方回电话 不要问一些细节性的问题,除非你真的需要 运用4D原则,Making Phone Calls 确认你已经准备好了,把要讨论的事写下来,很清楚、简洁地表达自己的意图 集中起来拔打电话 不要把困难或紧急的电话放在最后 介绍你自己 利用等待的时间,22,2019/5/23,秘书与助理培训,22,管理其他人的时间,同事 珍惜、尊重他人的时间 团队工
7、作,确定合理的工作期限及跟进方法 遵守对时间的承诺 有效地管理项目进展 确保你明确地表达了你的目的 到他的办公室去 有效地沟通,经理 熟悉经理的工作习惯并努力适应 让经理了解你的工作状况 让经理授权给你 守时 一次带几件事找经理 时间是最民主的 有效地沟通,23,2019/5/23,秘书与助理培训,23,信息的收集与处理,时间上4D原则 形式上二次加工 内容上收与放 渠道上多元化,24,2019/5/23,秘书与助理培训,24,沟通?!,管理就是沟通 销售就是沟通的过程 生活就是沟通的艺术 . 秘书就是经理与外界沟通的纽带,25,2019/5/23,秘书与助理培训,25,沟通模式 The Co
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