企业会计制度设计—理论与案例分析-5会计账簿的设计.ppt
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1、1,企业会计制度设计 理论与案例分析 Business Accounting Systems Designing: Theories and Case Analysis 罗其安 著,2,教学课时安排,3,第五章 会计账簿的设计,1,会计账簿的种类和设计要求; 2,序时账簿的设计; 3,分类账簿的设计; 4,备查账簿的设计; 5,会计账簿处理规则的设计; 6,案例及其点评。,4,1,会计账簿的种类和设计要求,一、会计账簿的种类:P127 1,会计账簿: 简称账簿,是由具有定格式、相互联系的账页所组成,用来序时、分类地全面记录一个企业、单位经济业务事项的会计簿籍。 2,设置和登记会计账簿,是重要的
2、会计核算基础工作,是连接会计凭证和会计报表的中间环节,做好这项工作,对于加强经济管理具有十分重要的意义。 所谓中间环节:一方面,它以会计凭证为依据;另一方面,它又是编制财务会计报告的基本依据。,5,1,会计账簿的种类和设计要求,(一)按会计账簿用途的分类:P127 1,序时帐簿(也称日记帐) 2,分类帐簿 3,备查帐簿 4,联合帐簿,6,(一)按会计账簿用途的分类:P127,联合账簿 (日记总账),7,1,会计账簿的种类和设计要求,1,序时账簿:又称日记账,是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。 序时账簿按其记录内容的不同,又分为普通日记账和特种日记账两种。 (1)普通
3、日记账是将企业每天发生的所有经济业务,不论其性质如何,按其先后顺序,编成会计分录记入账簿; (2)特种日记账是按经济业务性质单独设置的账簿,它只把特定项目按经济业务顺序记入账簿,反映其详细情况,如库存现金日记账、银行存款日记账、采购日记账、销售日记账等。,8,库存现金日记账簿,9,银行存款日记账簿,10,1,会计账簿的种类和设计要求,2,分类账簿:对全部经济业务事项按照会计科目开始并进行进行登记的账簿。 分类账簿按其提供核算指标的详细程度不同,又分为总分类账和明细分类账。 (1)总分类账简称总账,是根据总分类科目开设账户,用来登记全部经济业务,进行总分类核算,提供总括核算资料的分类账簿。 (2
4、)明细分类账简称明细账,是根据明细分类科目开设账户,用来登记某类经济业务,进行明细分类核算,提供明细核算资料的分类账簿。,11,总分类账,12,明细分类账,13,1,会计账簿的种类和设计要求,3,备查账簿:又称辅助账簿,是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。 它可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。 备查账簿的设置应视实际需要而定,并非一定要设置,而且没有固定格式。如经营性租入固定资产登记簿、融资租入固定资产登记簿、代销商品登记簿、代管物质登记簿、委托加工物质登记簿、支票(或汇票、本票、发票)使用登记簿、印花税登记簿等。,
5、14,备查账,15,1,会计账簿的种类和设计要求,4,联合账簿:联合账簿简称联合账。是指将序时账簿与分类账簿相结合设置的账簿。 它兼有序时账簿和分类账簿的作用。如将日记账与总账结合设置的日记总账。或既具有总分类账簿的功能,同时又具有明细分类账簿的功能,如单方细数多栏式费用账簿等。 联合账簿的特点是该种账簿的账页格式兼具不同用途账页的内容。,16,1,会计账簿的种类和设计要求,(二)按会计账簿外表形式的分类:P128 1,订本式账簿 2,活页式账簿 3,卡片式账簿,17,(二)按会计账簿外表形式的分类:P128,固定资产明细账,18,1,会计账簿的种类和设计要求,1,订本式账簿:订本式账簿,简称
6、订本账,是在启用前将编有顺序页码的定数量账页装订成册的账簿。 这种账簿,一般适用于重要的和具有统驭性的总分类账、现金日记账和银行存款日记账。 (1)优点:可以避免账页散失,防止账页被抽换,比较安全。 (2)缺点:同一账簿在同一时间只能由一人登记,这样不便于会计人员分工协作记账,也不便于计算机打印记账。 (特种日记账,如库存现金日记账和银行存款日记账,以及总分类账必须采用订本帐形式) 采用电脑机制账簿的,必须用计算机定期打印会计账簿记录,连续编号,经审核无误后装订成册,并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章。,19,这种账簿的账页固定,不能增减抽换,可防止账页散失和抽换账页的现象,
7、但由于账页固定,使用起来欠灵活,必须预先估计每个账户所需要的账页,否则,账页多了浪费,少了不够用,影响账户登记的连续性。另外,一本账簿在同一时间内只能由一个人登记,不便于记账分工。,订本式账簿,20,1,会计账簿的种类和设计要求,2,活页式账簿:活页式账簿,简称活页账,是将一定数量的账页置于活页夹内,可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。 活页账一般适用于明细分类账。 (1)优点:可以根据实际需要增添账页,不会浪费账页,使用灵活,并且便于同时分工记账 (2)缺点:账页容易散失和被抽换。 各种明细分类账可采用活页账形式 采用会计电算化,必须定期打印明细账簿 发生收款和付款业务时,在
8、输入收款凭证和付款凭证的当天,必须打印出现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。,21,活页式账簿,活页式账簿是指事先不把账页装订成册的账簿。这种账簿有利于分工记账和机器记账,可根据需要随时增、减账页,但账页和卡片容易散失和抽换,不利于控制,其又可以分为穿绳式账夹、装订式账夹、弹簧式账夹。,22,1,会计账簿的种类和设计要求,3,卡片式账簿:卡片式账簿,简称卡片账,是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中,账页可以根据需要随时增添的账簿。 卡片账一般适用低值易耗品、固定资产等的明细核算。 企业常见的卡片账簿包括材料卡片(吊卡)、固定资产卡片等。,23,固定资产卡片,24,会计账簿
9、按账页格式分类,三栏式账簿,数量金额式账簿,多栏式账簿,按账页 格式分,会计账簿,25,三栏式账簿,26,数量金额式账簿,27,多栏式账簿,28,1,会计账簿的种类和设计要求,二、会计账簿设计的基本要求:P129 (1)按照会计科目的层次和数量设计分类账簿并确保账簿体系完整严格和协调 (2)设计的账簿数量及分割必需充分考虑企业的生产经营业务量和管理要求 (3)尽可能精简账簿数据处理程序和方法提高核算工作效率。应尽量使账簿格式简单明了,并避免账本册数过多、账页尺寸过大和账页栏次过多。 (4)尽最大可能为对账、查账、定期结账和编制会计报表提供方便。如材料明细账应增设“数量”和“单价”栏目。,29,
10、1.适应企业规模和特点 企业规模较大,经济业务数量较多,会计人员数量也相应增加,其分工越细,会计账簿的种类和册数也就越多。 2.账簿设计要适应单位管理的需要 会计账簿设计的目的是取得管理所需的资料,因此账簿设置应以满足管理需要为前提。 3.账簿格式要适应操作手段和满足信息量的需要 现在很多单位都采用电算化记账,手工操作与电算操作不同,其账页格式和项目位置排列都有不同的要求,在设计账簿时应注意所用账页的大小、格式的内容都与机器的性能相适应,不能硬搬手工操作的账页格式和结构。,会计账簿的设计原则,30,4.与采用的会计核算程序相适应 会计核算形式的设计已大致规定了账簿的种类,在进行账簿的具体设计时
11、,应充分注意已选定的会计核算形式。 5.满足会计报表的信息需要 在设计账簿种类和明细项目时,要考虑会计报表的指标需要,尽可能是账簿的种类、明细项目与会计报表的种类与指标做到口径一致,减少编表是的汇总或分解等计算工作,加快报表的编制和报送速度。 6.账簿设计应做到省时省力,简便易行,便于审核、查阅和保管 账簿的设计要考虑登账、审核与保管的要求。账页尺寸不宜过大,账页格式不宜过于复杂,以方便账簿的登记,提高工作效率。,会计账簿的设计原则,31,(一)账簿的选择 考虑单位规模大小 经济业务繁简 会计人员分工 采用的核算程序 记账机械化程度,32,单位特点与核算程序及账簿设置参照表,33,2,序时账簿
12、的设计,一、日记账簿的历史演变及其设的基本要求:P131 1,日记账簿的历史演变:P131 序时账簿的设计,主要就是具体研究现金日记账簿、银行存款日记账簿等有关日记账簿的设计问题。,34,日记账簿的设计,常见的日记账,包括: 现金日记账 银行存款日记账 货币资金日记账 转账日记账 购货日记账 销货日记账,35,日记账簿的设计,36,2,序时账簿的设计,2,日记账簿设计的基本要求:P132 (1)详细反映货币资金的增减变得及其结存情况 (2)规范日记账簿与有关总账(包括现金、银行存款总账等)、银行对账单相互核对的方法和要求。,37,2,序时账簿的设计,二、现金日记账簿的设计:P132 1,登记责
13、任人和要求的设计:P132 有关现金日记账簿登帐责任人和要求的会计制度: (1)由出纳员根据审核过的现金收、付款凭证,已经从银行提取现金时填制的银行存款付款凭证,按照经济业务发生的前后顺序逐日逐笔登记现金日记账簿。 (2)每日终了,出纳员应根据现金日记账记录结算出当天现金收入合计数、支出合计数和结存数,并保证现金日记账的结存数与实存数核对相符。,38,2,序时账簿的设计,(3)财会部门应于开户银行合理商定公司的库存现金限额。公司实际结存的现金超过库存现金限额的部分,出纳员应在当天或次日上午及时送存银行。 (4)公司审计部门或财务部门经理,应根据需要对库存现金的实际结存情况实施必要的突击检查,如
14、实记录检查结果,并报公司主管负责人。 (5)每月结账前,出纳员的日记账的结存数应与会计现金总账余额进行核对,保证账账相符。,39,账户名称,账页编号,记账日期,凭证号字,经济业务摘要,借贷发生金额,余额,余额方向标记,40,2,序时账簿的设计,2,现金日记账簿格式和登帐方法的设计:P133 (1)三栏式日记账簿:P133 专门反映某一科目借方发生额、贷方发生额和余额的帐簿。 三栏式现金日记账是最简单、最基本的一种现金日记账格式。 主要适用于由一名出纳员负债登记现金日记账簿的单位。其优点为:便于记账;能在一本日记账簿中集中反映现金收、付、存情况。,41,(1)三栏式日记账簿:P133,42,3、
15、三栏式现金日记账,现金日记账是专门用来登记现金收入和支出业务的日记账簿。在现金日记账中,现使用的比较多的是借、贷、余三栏式 。,43,三栏式现金日记帐的登记方法,1,在登记现金日记帐时, (1)当新年度开始后,应先将上年度转来的现金数记到“余额”栏; 在“年、月、日”栏中填写公元年数和1月1日; 在“摘要”栏内写明“上年结转”字样。 (2)以后每发生一笔现金收、支业务,都应按照发生时间的先后顺序,根据收、付款记帐凭证逐笔登记;也可以根据收、付款原始凭证对性质相同的经济业务进行汇总登记,但原始收、付款凭证应作同一编号(即一笔一个编号)。,44,三栏式现金日记帐的登记方法,(3)记帐时,应填明年、
16、月、日和凭证的种类及号数,这样做有利于查帐,填写丝毫不能马虎; 填写“摘要”栏时,应用简练的文字说明该笔帐项的经济内容和责任人员或部门。 (4)现金收入业务,文字说明应在“摘要”栏的左边端线处填写;现金付出业务,文字说明应在“摘要”栏中离左边端线处两个字的地方填写,以示区别现金收入和支出业务,利于查阅。 (5)填写“对方科目”栏时,应根据记帐凭证的对应关系填写。 (6)最后,根据凭证上的数字,收入现金时记到“收入”栏,支出现金时记到“支出”栏。,45,三栏式现金日记帐的登记方法,(7)每天结帐时,要计算出当天的收入方发生额、支出方发生额和余额。 收入方发生额,就是当天现金的收入总数; 支出方发
17、生额,就是当天现金的支出总数; 余额,根据下列公式计算填列昨日余额+本日收入方发生额-本日支出方发生额=本日余额现金日记帐的余额,就是金库里实有的现金数,每天的帐面余额必须与库存现金数绝对相等。 填好当日收、付方发生额和余额后,应在此栏数字的上下分别画一道红线,以示当日已经结帐,利于加总和查对。,46,2,序时账簿的设计,(2)多栏式日记账簿:P134 是在账内设若干金额专栏,逐日逐笔记录全部或某类经济业务事项发生情况的账簿。 多栏式日记账可分为:多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账。,47,(2)多栏式日记账簿:P134,48,1、多栏式现金日记账,多栏式现金日记账账页格式一般采用增设了对
18、应科目的栏式这样做的优点是:所有的现金收付业务集中在一张账页上,便于集中查阅,能反映科目对应关系,有利于分析现金的流量;缺点是:若对应科目过多,则易造成栏目过长,反而不便于记账、查账。,49,2、现金收入日记账,现金收入(支出)日记账簿分别按现金收入的对应科目和现金支出的对应科目在多栏式账页中设置专栏进行登记,其登记方法与多栏式日记账簿登记方法基本相同,所不同的是,每日终了,应将现金支出日记账中的当日“支出合计”数转入现金收入日记账中当日“支出合计”栏内,以便结算出当日的现金账面结余数,填入余额栏。,50,现金支出日记账(多栏式日记账),多栏式日记账是指在每张账页上设计三、四栏或更多金额栏的日
19、记账,用来登记借贷方和余额。此种日记账虽然可以简化部分过账工作,但只能供一个人记账,而且如果专栏设置过多,导致账页过长,不便于记账和查账。,51,特种日记账,在经济业务大量发生的情况下,为了解决会计分工的需要,日记账就须进行分割。把大量重复发生的同类经济业务集中在一本日记账中登记,这就产生了特种日记账,是专门用来序时地登记某一类经济业务的日记账。 现在企业经常重复发生的经济业务,主要有现金收支业务、银行收支业务、购货业务和销售业务等几类,而各种费用支出和应收、应付款项结算等,多数与上述业务相联系,可以结合在上述业务中登记。因此,特种日记账的设计,主要设置现金日记账、银行存款日记账、购货日记账和
20、销货日记账等几种。,52,2,序时账簿的设计,为了扩大多栏式日记账的使用范围,往往将其分解两本日记账簿,即多栏式收入日记账簿和多栏式支出日记账簿。,53,多栏式日记账,54,2,序时账簿的设计,55,2,序时账簿的设计,(P135)借、贷方分设的多栏式现金日记账的登记方法是: 先根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账,根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账; 每日营业终了,根据现金支出日记账结计的支出合计数,一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏中,并结出当日余额。 要点1:出纳人员登记 要点2:登记依据:“现收”、“银付”登记 “现金收入”栏, “现付”登记“现金支出”栏
21、 月末,分别结出“现金收入日记账和现金支出日记账中的每个对方科目的合计数,以及本月现金收入、支出总额。,56,2,序时账簿的设计,除对方科目中的银行存款栏外,分别按现金收入日记账和现金支出日记账中每个对方科目的合计数过入相应账户的贷方或借方。 按现金收入日记账的本月现金收入、支出总额分别过入现金总账的借方或贷方。,57,2,序时账簿的设计,多栏式现金日记账的适用范围:P135 适用于:经济业务较多,货币资金收付频繁的单位。 多栏式现金日记账的优缺点:P135 优点:减少了登记总账的工作量,可反映货币资金的来龙去脉。 缺点:日记账专栏设置较多,账页过长,登记不方便。,58,2,序时账簿的设计,(
22、3)非多栏的专用式日记账簿:P136 是现金收付业务较多,需要多人负债登记现金日记账簿,但是又未采用或不能采用多栏式现金日记账簿核算组织程序的单位所采用的一种现金日记账簿。,59,2,序时账簿的设计,其登记方法如下: 1,由不同的出纳员分别负债登记现金收入日记账和现金支出日记账; 2,每日终了,负债登记现金收入日记账的出纳员与负责登记现金支出日记账的出纳员将其登记的总额,以书面形式报告给出纳管理人员。 3,出纳管理人员根据出纳业务员上报的收支总额登记出纳登记簿、结出当天余额,并编报现金出纳报告单(或称现金收支日报表),60,2,序时账簿的设计,三、银行存款日记账簿的设计:P137 1,登记责任
23、人和要求的设计:P132 有关现金日记账簿登帐责任人和要求的会计制度: (1)由出纳员根据审核过的银行存款收、付款凭证,已经将现金送存银行时填制的现金付款凭证,按照经济业务发生的前后顺序逐日逐笔登记银行存款日记账簿。 (2)每日终了,出纳员应根据银行存款日记账记录结算出当天银行存款收入合计数、支出合计数和结存数。,61,2,序时账簿的设计,(3)出纳员根据银行对账单核对银行存款日记账,根据核对出来的未达账项编制银行存款余额调节表,并作相应调整。 (4)将核对结果分别报收开户银行及上级领导。 (5)定期或不定期检查银行存款余额调节表的编制工作。 (6)每月结账前,出纳员的日记账的结存数应与会计银
24、行存款总账余额进行核对,保证账账相符。,62,2,序时账簿的设计,2,银行存款日记账簿格式和登帐方法的设计:P138 银行存款日记账是用来反映银行存款增加、减少和结存情况的账簿。企业应按币种设置银行存款日记账进行明细分类核算,其格式也有“三栏式”、“多栏式”、“出纳集中登记式”和“复币式”四种。,63,2,序时账簿的设计,(1)三栏式日记账簿:P138 银行存款日记账采用订本式账簿,其账页格式一般采用“收入”(借方)、“支出”(贷方)和“余额”三栏式。,64,65,4、银行存款日记账,银行存款日记账是专门用于逐日逐笔登记银行存款的增加、减少和结存情况的账簿。其格式一般也为借、贷、余三栏式,并按
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