友为费用报销系统解决方案-朱鑫水.ppt
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1、,友为费用报销系统 解决方案,华北区域朱鑫水 手机:13603991343,目录,1、前言,“费用报销”每个企事业单位必须进行的一项工作,它不但 影响企业员工的工作效率,也能反映出企业的财务制度是否健全、 透明;然而,因为各种原因,公司职员、财务以及管理人员却经 常被报销工作所困扰:职员的报销单经常被退回;财务人员为处 理报销单据加班加点,也为各种费用不能控制而苦恼;领导因为 出差等原因不能及时审批报销单据,更不能及时全面地了解公司 的费用支出状况。费用网上报销,是一种新的管理思想,最初在 一些外企得到应用,并取得了意想不到的效果,之后被许多国内 企业作为新思想引进,如:联想集团、九阳电器等,
2、都取得成 功,为企业带来较大效益。,2、传统的手工填单报销模式,手工填单报销模式下的员工报销一笔费用时,经过的流程是 “员工填单-主管审批-副总审批-财务审核-出纳付款-会计记账”, 假 设各环节流转均很顺畅,员工就可以很快拿到报销的费用,但这 仅仅是理想状态下结果。其实大多数情况下是员工填写好纸质的 报销单据后,先后找各级领导审批签字,最终交给财务部门,剩 下的就是被动地等待费用的发放。如果因为那个环节中间耽搁, 很可能一个简单的报销流程要费员工很多心思和周折。 实际上,大多数企业特别是在各地设有分支机构的大中型集 团企业,普遍存在费用报销流程长、费用管理效率低、财务信息 滞后等问题。,3、
3、基于OA办公系统的报销模式,OA办公系统主要是用来进行公文流转及其流程审批使用,在 OA系统中能够实现简单的流程审批,但由于OA办公系统自身的弊 端,无法实现费用的精细化管理,同时由于OA系统无法与账务处 理系统、网上银行系统等无缝对接,往往造成记账人员、出纳人 员效率低下,重复劳动。,4、当前费用报销模式弊端,1、单据填写效率低下:员工每次报销均需要填写大量重复的信息,如部门、付款信息等。 2、业务审批效率低下:员工需要拿着每份单据找到各级领导进行审批,如果遇上领导出差,则需要等待很长的时间。 3、财务审核效率低下:财务人员审核单据必须对每一份纸面单据的审批金额进行复核,并需要核对众多复杂的
4、业务信息。 4、无法进行有效的资金控制:手工审批的单据由于没有一个有效的资金执行反馈并且无法强制审批领导在资金计划超额后停止审批,使得企业往往无法将资金计划管理落到实处。 5、内部控制不力:由于采用纸面的审批方式,需要每个员工熟知该单据需要审批到哪一层次,而由于没有系统的流程管理,审核会计必须花费大量的精力对流程进行复核,并且仍然存在出错的可能性。,目录,1、什么是友为费用报销系统,友为费用报销系统是基于Internet的财务报销流程。在这一 流程下:员工可以任何时间、从任何地点提交财务报销申请,领 导则可用CA数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批, 财务部门对原始凭证审核无误后,自
5、动生成记帐凭证,并可通过网 上银行进行付款。 网上报销系统在实现网络报销流程的基础上,通过网上报销、 网上银行、帐务处理系统三者的规范对接,实现了对财务数据的 自动处理,这将是财务工作继会计电算化后的再次革命。,2、友为费用报销系统概述,友为费用报销系统是企业费用管理、资金管理和财务控制为主 的业务系统,不仅实现网上报销和网上费用控制,在系统设计和 开发过程中吸取了成功行业的经验,采用最新的、主流的IT技术, 形成一个多业务资金管理门户 把传统的面对面的借款、报销、申请、支付等流程经过科学规 划,结合预算管理在本系统中实现规范管理;费用报销结合费用申 请系统做到事前管理,通过事后审批,使费用合
6、理归属;预算和 费用审批紧密联系,实现预算实时控制,保证预算的有力执行及 统计查询管理;,3、友为费用报销系统解决方案,企业费用在线系统,基于.NET平台+SQL Server数据库,帐务管理,系统接口管理,WEB,手机,PDA,网上银行、ERP/帐务管理系统,OA、HR、资金管理系统,4、系统应用功能结构图,首页,自助费用申请,自助费用报销,待审批单据,费用申请,申请审批,申请填单,我的薪酬,我的报表,我的信息,我的单据,与我有关,预算管理,预算查询,预算调整,预算编辑,合同管理,供应商管理,部门预算报表,项目预算报表,人员预算报表,合同管理,发票管理,欠款管理,收款管理,项目管理,我的资产
7、,资产管理,资产管理,资产盘点,资产折旧,帐务处理,收款凭证,帐务管理,付款凭证,凭证导出,应用模块,费用报销,业务查询,业务报表,报销管理,消息公告,申请查询,报表分析,收款处理,付款处理,银行管理,出纳查询,日记帐查询,数据维护,七大应用模块,满足不同用户应用需要,目录,功能篇-界面,客户声音: 可以与OA实现单点登陆,员工可以通过OA界面进入系统,不用重复输入帐号密码信息。,系统功能首页,功能模块区,常用表单,方便员工快捷自助填单,功能篇与我有关,客户声音: 员工:以前不知道每个月都花了多少钱,有没有借款未还,现在有了历史报销、历史借款,每个人的各项费用支出明细都很清楚,一目了然,查询非
8、常方便,费用申请功能简介,用于费用事前的申请及管理,需要进行事前审批的业务,如出差、商务招待、资产采购等, 支持费用申请单据关联费用报销单; 可设定多种类型的费用申请,设置多种费用科目。 针对不同的业务事项设置灵活的审批流程;,功能篇费用申请,费用报销功能简介,主要功能:单据填写、报销审批、原始发票管理、单据查询、报表统计 提供各种单据表单模板,支持个性化模板自定义 模板自动计算各种费用(如出差补助),实现复杂的费用分摊核算,支持添加附件; 费用报销与预算管理结合,报销填示时提示预算使用情况。 条形码扫描与原始单据发票管理 个人信用管理 集团架构设计,支持多组织多帐套管理 强大的工作流审批功能
9、,支持串行、跨部门会签流程、按照额度越级跳转审批、授权审批等; 灵活的报销流程状态查询,审批人可以查看员工历史报销记录、借款记录、冲帐记录及审批记录; 提供各种维度报表,按部门、时间、项目、个人、区域报表查询;,网上报销协助企业提升管理效率,19,报销表单模板(单页)机票预订单,系统自动带出员工基本信息,表单内容少,不用记制度系统自动匹配流程制度执行更轻松,填单界面提示当前科目剩余预算金额,报销表单(分步式)-交通费报销单,选择单据类型后点击下一步填写详细内容,交通费明细支持EXCEL模板批量导入,费用报销审批,提示待主管审批单据3个, 通过快速审批通道点击其中 交通费报销单进入审批界面,客户
10、声音: 领导:可以逐个审批或批量审批,节省领导时间 审批界面有预算、申请金额相关信息提示,为审批提供参考,客户声音: 领导:可以查看报销人“本次报销明细”、所有“历史单据”、所有“借款单据”领导随时掌控下属员工报销、借支相关信息,客户声音: 员工:可以随时随地查询报销流程审批单据状态,报销表单模板出差报销单,招待费明细,住宿费明细,交通费明细,系统按不同级别的员工出差不同区域进行标准和补贴自动计算,为报销人和财务节省大量时间,客户声音: 按员工级别和出差区域进行出差标准补助设定 支持批量报帐,员工代报帐 员工和财务都非常方便,不用熟记制度,避免人为计算错误,完全系统在填单时自动规范,报销表单模
11、板出差报销单,出差报销单可设置必须关联出差申请单才能提交,员工填单后可打印带条码的单据粘贴在原始单据上,便于财务审批查找该单据,通过将零散的报销信息以规范载体传递至财务部,来实现整体报销业务的异地完整分析仪和快速高效传递流转,实现财务集中核算。,费用报销流程图,票据管理(原始发票管理),待财务签收原始票据13个,客户声音: 可按需配置原始发票传递流程 财务:可以批量或逐个签收原始单据,系统记录邮寄人、签收人各个节点处理接收时间日期,避免单据流转过程丢失,找不到责任人。 审核会计可以通过扫描枪分拣,跟电子表单一起签收。,费用统计报表(多维度),部门费用统计表(按费用科目),部门费用统计表(按月份
12、/季度),项目费用统计表(按项目),随时查询执行明细 支持穿透查询 及时发现问题,人员费用统计表(按个人),用户随时查看各项费用开支明细情况,支持报表导出EXCEL、PDF等格式,费用统计报表(各种明细表),核销统计表(先借款后报销、还款冲帐),核销统计表(先事前申请,借款时冲申请金额),审批效率分析(统计用户审批时效,分析员工工作效率),预算管理系统简介,主要功能:预算编制、预算调整、预算审批、实时控制、执行报表 支持预算手工录入、批量导入、预算审批 支持预算调增(追加预算)、预算调减(减少预算) ; 控制方式:弹性控制、刚性控制、自定义控制,如按时间(年、季、月)、部门、项目、人员等维度预
13、算控制管理; 提交报销单时有预算使用情况预警提醒(预算数、使用数、剩余数); 实现多个维度的预算报表查询分析,如年度、季度预算执行管理及查询分析; 提供预算与实际支出对比分析报表及图表、支持报表数据追溯查询; 严格的查询权限管理,权限管理包括项目预算查询、预算执行情况查询等; 预算控制提醒节点包括:提单预算提示、审批预算提示、审核预算提示; 纳入预算时间点可选择:提单后纳入预算、审核后纳入预算、付款后纳入预算。,预算编制(多维),预算编制支持EXCEL格式预算导入和手工录入,预算调整(预算审批),客户声音: 方便不同用户查询与自已相关的预算信息 预算执行过程中支持预算调整(预算调增、调减) 支
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