山西公务员之行政管理与公文.ppt
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1、行政管理,行政管理的一般原理,1计划原理 “木桶”原理,亦称限定因素原理。含义是木桶能盛多少水,取决于桶壁上最短的那块木板条。它指“行政人”越能清晰地了解达到行政目标起主要限制作用的因素,则越能有针对性地拟定各种行政计划和行动方案,其实质是界定行政目标实现过程中的主要矛盾。 注重整体性 承诺原理,指任何一项行政计划都是对完成各项行政管理任务所做的承诺,任务越多,承诺越大,实现承诺的时间就越长,计划的期限也就越长。行政计划的期限与其所要完成的任务是成正比的。,灵活性原理,指行政计划的灵活性越大,因未来意外事件引起损失的可能性就越小,两者是反比例关系。灵活性原理是行政计划工作中最主要的原理,它主要
2、针对计划的制定过程,使计划本身具有适应性,要求计划的制定“量力而行,留有余地”。至于计划的执行,则必须严格准确,要“尽力而为,不留余地”。 改变“航道”原理,指计划实施过程中,在保持行政计划总目标不变的前提下,实现目标的进程可因情况的变化而变化,使计划的执行过程具有应变力。因此,在行政计划实施过程中,必须进行定期检查和调整。,2组织原理 目标统一性原理,指国家行政机关组织结构的设计和组织形式的选择,必须有利于组织统一目标的实现。目标统一性原理,还要求在组织设计中以事为中心,从事入手,因事设职,避免出现因人设事、因人设职。 管理幅度原理,管理幅度指行政领导者有效地监督、指挥其直接下属的人数限额。
3、它取决于多方面的因素,其中,管理层次是一个最主要的因素。在被管理单位或人员不变的情况下,管理幅度与管理层次成反比例关系,管理幅度大,管理层次就少;管理幅度小,管理层次就多。,统一指挥原理,指行政组织的各级机构以及个人只能服从一个上级的命令,才能避免“政出多门”,保证行政决策的落实。但统一指挥,并不等于取消了行政领导的临时命令权和下级的申诉权 稳定性与机动性相结合的原理,指国家行政机关组织为了能顺利地行使职能,实现目标,必须保持足够的稳定性,同时为了适应外部不断变化的情况,又要有一定的灵活性。,3沟通协调原理 四方协同原理,指在行政管理实践中,“行政人”要处理好“上、下、左、右”四方面关系,其中
4、最难的是处理与上级领导者中相互不团结的关系问题。这一原理运用得当,不仅能减少摩擦,避免内耗,而且能使行政管理取得事半功倍的效果。 求同存异原理,指行政领导在行政管理活动中,研究和探索协调对象的一致之处,以此作为协调的基础,并允许国家行政机关各部门保留一定程度的灵活性和差异性。求同不等于采用一种行政管理模式,更不是简单地“一刀切”,只有承认利益、思想、行为等方面的差异,因地制宜,因时制宜,灵活应变,才能使行政管理工作充满活力。,客观公正原理,指“行政人” 在协调各种关系、矛盾和冲突中,均需依据客观事实,遵循制度、信守原则,以坚持和维护人民大众利益为出发点,秉公行事。这一原理,要求行政领导具备客观
5、公正的意识、能力和魄力。 公共关系原理,指国家行政机关组织为实现自身目标,对外开展公关和协调活动,以获得社会、公众的了解和对自身有益的协作与支持。,4控制原理 控制原理是指对行政管理运作过程及效果进行衡量和校正,以确保行政目标以及为此而拟定的行政计划得以实现所应遵循的规律和原则。 反映计划要求原理 适应组织要求原理 控制关键点原理 例外原理 控制趋势原理,,行政管理的负面原理,1负面原理的内涵 帕金森原理,亦称“官场病”或“组织麻痹病”。其主要内容 一是行政首长和主管喜欢增加下属人员和机构,以显示自己的权势,导致机构臃肿、人浮于事; 二是行政首长和主管,喜欢用比自己能力低的人,以免妨碍自己的升
6、迁; 三是行政首长和主管采用委员会制议决问题,凡事关重大的问题议决时间较短,越是小事议决时间越长,因为对重大问题缺乏认识,说不出什么话; 四是凡采用委员会制议决问题,则委员人数越多,效率就越低; 五是行政效率越低的机关,越注重机关外观的装饰、豪华; 六是行政效率越低的机关,越会人为地“制造工作”,并且越会提前花掉预算金,以便来年增加预算额。,推托原理,亦称“无效能原理”,是指行政机关增人、增机构,不增效,多数“行政人”推诿责任并有一套推托技术 彼得原理,指基于人事晋升制度的缺点和行政首长或主管的偏心,专爱提升阿谀依附的人员,从而导致行政人员才能递减法则和反才能病态。 格勒善原理,指由于选任体制
7、的败坏及其用人的不正之风,导致行政人员“劣胜优汰”。 行政权力扩张原理, 寻租原理。,公共组织,分类: 上下级权限:集权制、分权制 各组织机构的职权性质和范围: 层级制、职能制 组织内部行使最高决策人数: 首长制、委员会制、混合制,行政领导,(一)类型: 按职权是由首长一人或者由委员数人行使,或者一部分职 权由首长,一部分由委员数人行使分: 首长制 委员制 混合制 我国行政首长负责制 1、“首长“的范围: a.第一类:法定的首长: 包括国务院总理、各委员会主任、部长、省长、自治区主席、市长、州长、县长、区长、镇长、乡长 b.第二类:推定的首长: 包括国务院秘书长、中国人民银行行长、审计署审计长
8、、 国务院直属机构的正职领导、县级以上地方各级政府组成部 门的正职领导+其他,2.主要内容: a.向谁负责: 向本级人大及其常委会负责、 向国务院负责, 向上级行政机关负责、 向本级政府负责 b.负什么责: 行政责任/政治责任/领导责任,行政决策,(一)现代行政决策组织体制的架构 1.行政决策的中枢系统,即行政决策中心、政府首脑机关。重要任务是“断“。 2.行政决策信息系统,神经系统,信息处理员、计算机组成的人-机系统。 3.行政决策咨询系统,重要任务为“谋” ,即智囊团 4.行政决策审批控制系统,由中枢系统之外或之上的有权机构组成。,(二)行政决策过程 过程如下: a.发现问题 b.拟制方案
9、、论证筛选。 c.评估优选、决断方案。 d.实施反馈、修正完善。,行政协调,指协商、调整行政系统与其外部环境之间、行政系统内部 纵横向之间的各种关系,使之分工合作、权责清晰,相互配 合,有效地实现行政目标和提高整体效能的行为。 一、几种类型的行政协调及其机制: a.与外部环境的: 协调机制主要有三种: 行政反馈(首要机制) 职能调查 行政参与 b.内部纵横向的: (1)纵向垂直府际关系:关键是解决好事权与财权、人事权与决策权的配置机制 (2)横向平行府际关系:关键是解决好分工又合作的机制。,二、行政协调的前提条件 1.前提条件是: 行政沟通 2.行政沟通的种类: 下行沟通 上行沟通 平行沟通,
10、政府职能,1)政府职能的含义 1.含义: 亦称行政职能,是国家行政机关,依法对国家和社会公共事务进行管理时应承担的职责和所具有的功能。 2.包括几层意思 a.实施主体:政府机构 b.主要内容:管理国家和社会公共事务 c.实施手段:依法行政 d.是完整统一的体系,2)政府的基本职能 依据政府管理的事务性质横向划分的政府职能称 政府的基本职能。 内容: a.政治职能(包括军事保卫、外交、治安、民主政治建设) b.经济职能(宏观调控、提供公共产品和服务、市场监督) c.文化职能(教育、文化、卫生、体育、新闻出版、广播影视) c.社会职能(其他的社会公共性的职能),3)政府职能转变的内容 1.政府职能
11、的外部转移 (政府与非政府组织之间) 2.政府职能的系统转移 (或叫内部转移,是政府内部重划分职能) 3.行政管理方式的转变 (包括工作方式、工作作风、运行程序等) 4)政府职能转变的关键 关键是:政企分开,党政机关公文基础知识,一、公文的概念,公文,是公务文书的简称,是国家机关、社会团体、企事业单位在日常工作、活动中为处理公务而按照特定的体式,经过一定的处理程序制成的文字材料。是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。,二、公文的种类,国家行政机关的公文分为类: 、命令(令);、决定; 、公告 、通
12、告; 、通知; 、通报; 、议案; 、报告; 、请示; 、批复; 、意见; 、函; 、会议纪要。,党的机关公文种类主要有: (一)决议 (二)决定。 (三)指示 (四)意见。 (五)通知 (六)通报 (七)公报 (八)报告 (九)请示 (十)批复 (十一)条例。(十二)规定 (十三)函 (十四)会议纪要,行政 党 命令、议案 决议、条例、规定 公告、通告 公报 指示,分类: 一、按行文关系分: 上行文、平行文和下行文 二、按公文性质、作用分: 法规文件,指挥性、报请性、知照性、 记录性 三、按文件的机密性分: 机密文件(秘密、机密、绝密) 内部文件 公布文件(对外公开、限国内公开),三、公文写
13、作的基本要求,(1)要保证公文内容在政治上的正确性。 (2)要实事求是,在业务上符合客观规律。 (3)在文字表述上准确、庄重、朴实、严谨、精练、符合语法逻辑。 (4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。 (5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。,四、公文写作的一般步骤和方法,(1)明确发文主旨。 (2)收集有关材料。 (3)拟出写作提纲。 (4)认真起草正文。 (5)反复检查修改。,九、公文的格式,(一)公文格式,公文的格式可以分成: 眉首、主体、版记三部分。,公文的基本样式,0000001 机密一年 特急 文件 发 号 签发人: - 关于工作的通知 各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部
14、委、各直属机 构: ,. 附件: 1 2 (盖印) 二OO四年月日 附注: 主题词: - - 抄报: 抄送:,。 - 市人事局办公室 2004年月日印发,眉首部分格式,眉首即文件头,包括: 1、公文份数序号 2、秘密等级 3、紧急程度 4、发文机关标识 5、发文字号 6、签发人 7、横隔线,一、公文份数序号 亦称公文份号,是指根据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。一般秘密文件才加顺序号。份数序号,一般由六位阿拉伯数字组成,标识在公文首页版心左上角第行,如果数字不足规定位数的,前面用“”(零)补齐。 二、秘密等级 需要保密的公文,应根据保密程度注明密级。密级分为绝密、机密、秘密三种。用号黑体字
15、,顶格标识在版心右上角第行,两字之间空字。也有的标于标题的左上角份数序号之下。同一机关发出的文件秘密等级标注位置要一致。,三、紧急程度 是对文件送达和办理速度的要求。紧急公文应分别注明“特急”或“急”字样,用号黑体字,标注在秘密等级之下。,四、发文机关标识 又称版头。是公文制发机关的标记。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,如:“中共中央文件”“河北省人民政府文件”等。发文机关标识一般使用小标宋体字,用红色标识,人们常把法定公文称为“红头文件”,居中印在文件首页上端。发文机关标识上边缘至版心上边缘为。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于。 若几个机关联合行文,主办
16、机关排列在前。发文机关标识的主要作用是:强调公文法定作者的归属,唤起受文者对公文权威性的警觉。,五、发文字号 发文字号是一个机关同一年度制发公文的顺序号。简称“文号”。位于文件头的正下方。它是由发文机关代字,年份和顺序号三个部分组成,如中共中央年发的第号文件,其文号应写成“中发号”。辽宁省教育委员会年所发的第一号文件的发文字号,可写成“辽教字号”。发文字号应在发文机关标识下空行,用号仿宋体字,居中排布。,六、签发人 供上行文用,标注在发文字号右侧,书写“签发人”和签发者姓名,是表示公文生效并对公文内容郑重负责的一个标志。签发人用号仿宋体字,后标全角冒号,冒号后用号楷体字标识签发人姓名。,七、横
17、隔线 横隔线也称红色反线。在发文字号之下处。与版心等宽,用于隔开文头和正文。,公文主体部分格式,公文的主体部分包括: 1、文件标题 2、主送机关 3、正文 4、附件 5、发文机关 6、成文日期 7、公文生效标识 8、附注,一、文件标题 标题用于提示公文的主要内容,是公文主旨的高度概括。公文标题的制作有三种情况: 最基本的标题形式是“三项式”标题。即由发文机关、事由、文种三部分构成。如:“国务院关于颁发会计人员职权条例的通知”。 “两项式”标题。或由事由、文种两部分构成,如:“关于赴省旅游局学习考察的函”;或由发文机关和文种两部分构成,如“北京市人民政府令”,“中华人民共和国主席令”。 只以文种
18、为标题。这种写法往往用于公开张贴的文告,如通告、公告等。,拟定公文标题时需注意: 标题起提示作用,应准确、简要、概括。 避免层层套转。 标题中,除批转的法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 标题可分一行或多行居中书写,人名、地名不能分割成两行表示。 公文标题应在红色反线下空行,用号小标宋体字排布。,标题的拟定中,常犯的有三种毛病: 三要素不全。有的正式文件只有“通知”二字,缺事由,使人一接到文件不知是什么事。 事由中没事。例如,一女营业员在下班时拾到一黑色手包,交该营业所保卫部门后,查包内有支票两张、人民币三万元,后全部还给失主,受到表扬。但该营业所的上级在发通报时,标题为“关于拾金不
19、昧的通报”,事由模糊,原标题若改为“关于表彰拾到巨款交还失主事迹的通报”为好。 语言啰嗦。主要是写事由没有抓住主要内容,把涉及的事项全放在标题中,使标题冗长、繁琐,不能使人一眼看到文件的实质。,二、主送机关 主送机关,指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关,也称“受文机关”。写在标题之下空行处,靠左顶格用号仿宋体字书写,后加冒号。 三、 正文 是公文的主体和核心,用来表述公文的内容,位于主送机关之下,成文日期之上。每一段首行一律空两个字书写,回行时顶格书写。,四、 附件 是正文的补充材料或参考材料。是公文的重要组成部分 常见的附件有两类: 一类是发布令和发布通知等发布、印发、转发
20、、批转的公文。附件实质上是主件、而形式上的主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告作用。 另一类是对正文的补充、说明或是正文的参考材料。常见的有:图表、统计表、凭据等。 公文若带有附件,应在正文之下左空字用号仿宋体字标注“附件”,然后按顺序完整地写明附件的名称,如不是一件,要在前面标上序号,最后把附件与主件装订在一起。 注意:不是所有的公文都有附件。,五、发文机关 公文的发文机关又称落款,是公文的法定作者。在正文之后偏右处,应用机关全称或规范化简称。几个机关联合发文,应将主办机关排列在前。以领导人的名义发文,应在领导人的名义前冠以职务名称。,六、成文日期 是公文生效和查考的依据。位于发文机关
21、名称之下,会议纪要、决定、决议等不标注主送机关的公文,成文日期可用括号标注于标题下方居中位置。成文日期要书写完整,不得用阿拉伯数字,需用汉字书写,“零”写为“”。,七、公文生效标识 是公文制发机关对公文生效负责的凭证,即机关印章。要盖在机关名称和成文日期上,做到上不压正文、下要骑年盖月。以印章的下部边缘压盖发文日期,一般以压盖个字为准。,八、 附注 位于成文日期的左下方,主题词之上。用以说明公文中在其他地方不便说明的各种事项,如需要加以解释的名词术语或用于表示公文的传达范围、使用方法等内容。比如“此件发至县团级”、“此件发至各街道、乡”。用号仿宋体字,居左空字加圆括号标识。,版记部分格式,公文
22、版记部分格式主要包括: 1、主题词 2、抄送机关 3、印发说明,一、 主题词 主题词由反映文件内容的规范化名词或名词性词组组成,作公文主题检索使用,标注在发文机关落款的左下方。主题词一般是在本系统或本单位所编制的主题词表中选取,词与词之间空一个字的位置。正式文件均应标注主题词。主题词的个数除类别词外,不得超过5个,其前后排列次序可根据需要有次序地排列。 主题词表有13类751个主题词,附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如 02工交、能源、邮电 等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如02A工业 第三层是类属词,如“冶金 钢铁 地矿 机械 汽车”、第二层
23、和第三层统称为主题词,用于文件的标引。类别类属文种,二、抄送(含抄报、抄发)机关 用以标明需要了解公文内容的机关名称。标注在主题词横格线之下左侧顶格处,注明抄送或抄报、抄发,之后加冒号,后面以机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系,标注抄送机关的全称或规范化简称。对上级机关用“抄报”,对同级和不相隶属的机关用“抄送”,对下级机关用“抄发”。,三、印发说明(印发机关、时间) 又叫“印制版记”,标明公文印发部门名称、印发日期。印发部门名称和日期置于文件末页下端。,公文格式其它要求,一、 公文用纸规格 国内公文用纸一般采用国际标准型纸(长毫米 宽毫米)。 二、 书写形式 公文中所涉及的文字符号一律采
- 配套讲稿:
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