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1、,计算机应用基础 普宁广播电视大学 黄文辉,电子报表处理软件Excel,学习目标,掌握在excel中输入数据、处理工作表、设置工作表格式的方法 掌握常用函数的使用方法 掌握图表的制作、工作表的打印和在excel中保护数据的方法 掌握数据的排序、筛选、分类汇总方法 掌握用excel进行数据的分析的方法,内容提要,重点和难点,重点 公式与函数函数的应用 数据的排序、筛选 图表的修改 难点 绝对引用和相对引用的区别 数据透视表的建立,Excel 概述,Office家族成员之一电子报表软件,建立基本概念,Excel 工作界面,列号,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,建立基本概念,1. 标题栏: 当
2、前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿,最多255张。 3. 工作表: 工作的主要对象,由行、列组成的表格。 列 A,B.,IV(256);行 1,2.65536。 4. 单元格: 行和列的交叉,表格的最小单位。 5. 活动单元格:当前正在操作的单元格,被黑线框住。 6. 工作表标签: Sheet1Sheet3,当前活动的白色,其余灰色。 7. 标签滚动按钮: 利用标签按钮,切换显示工作表。 8. 滚动栏: 纵、横。,工作簿窗口,工作表 图表,工作簿与工作表,工作簿(Workbook) 工作簿是计算和存储数据的文件,也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一
3、个或多个工作表组成,在默认的情况下是由3个工作表组成的。 工作表(Worksheet) 它是工作簿的一部分,也称作电子报表。,工作簿(255),建立基本概念,认识电子表格,建立基本概念,创建工作表(输入数据),输入:原始数据(中英文字符、数字)和公式,步骤1:明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2:内容输入(注意观察公式栏),确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,数据类型:文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。,工作表的操作与编辑,创建工作表(创建公式),=(B4+25)/ SUM(D5:F5),工作表的操作与编辑,三使用公式 公式形式:操作数和运算符 操作数 :单元格、数字、
4、字符、区域名、区域 运算符 :算术 、*、%(百分号)、(乘方)、() 字符 (文本连接) 关系 =、=、 引用运算符: 1、:(冒号)区域运算符,产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用 (B5:B15) 2、(逗号)联合运算符,将多个引用合并为一个引用 (SUM(B5:B15,D5:D15) 3、(空格)交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用。(B7:D7 C6:C8),有关工作表的操作,工作表的操作方法 工作表的编辑,编辑单元格数据(F2或双击) 移动或拷贝数据(工具栏按钮或鼠标拖动) 有规律数据的快速填充 插入与删除行、列、区域,选择工作表中的数据 工作表的更名 插入与删除工作表
5、 复制工作表,工作表的操作与编辑,一、单元格选取 单个单元格:单击所需的单元格。 连续多个单元格:单击首单元格,Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格:Ctrl+单击单元格。 整行或整列:单击行头或列头。 全部单元格:单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格:工作表任意处单击。,工作表的建立,二、数据的输入,1. 单元格数据的输入,单击单元格,直接在单元格输入数据,双击单元格,在编辑框内输入数据,注意: 数值数字右对齐,字符左对齐,数字字符输入: 数字。 数值输入超长,以科学记数法显示。 字符输入超长,扩展到右边列;若右边有内容,截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 、 进
6、行个单元格之间的移动。,2. 数据自动输入 (1)自动填充 。指一批有规律的数据,例等差、等比数列,输入前2个数,选中该2个单元格,指向第2个单元格右下角的自动填充柄 ,拖曳填充柄到结束,工具选项自定义序列,在输入序列框依次输入序列,之间用逗号分隔,(2) 系统提供的序列数据 例:甲、乙、丙.;?3、6、9.;星期一 、星期二. 方法:输入一个数据,利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3) 用户自定义序列数据,输入第一个数,选中包含该数的区域,设置填充序列,编辑/填充/序列,等差,比差,浏览工作表的方法 工作表的修饰,有关工作表的操作,用编辑键进行浏览(PageUp、PageDown) 用F5功
7、能键快速定位到某个单元格 分割屏幕法(冻结拆分窗口),用工具栏中的按钮进行格式化 工作表标题的处理 用“格式/单元格”命令修饰工作表 条件格式,工作表的操作与编辑,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。,如何在工作表中应用函数,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名(参数1,参数2 , ),代表函数功能,=(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10)/9,= Average(B2:B10),公式与函数的应用,函数应用举例,函数按功能分为以下几种类型: 数学与三角函数(比如,SUM、 SUM IF) 统计函数(比如, AVERAGE、COUNTIF) 逻辑函数(比如,
8、IF) 财务函数(比如, PMT) 日期和时间函数(比如, TODAY) 数据库函数(比如, DCOUNT) 查找与引用函数(比如, VLOOKUP) 文本函数(比如, CONCATENAT) 信息函数(比如, ISBLANK),公式与函数的应用,Excel的函数(补充),Excel的函数,Excel的错误信息,单元格地址在公式中的作用,绝对地址:A1 相对地址:$A$1 混合地址:$A1 A$1,E4=B1+A2+C2,?,?,公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置(单元格地址)。,公式与函数的应用,创建三维公式,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示:工作表名称! 单元格引用
9、地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示:工作簿名称 工作表名称! 单元格引用地址,=Sale1.xls 销售统计! $E$4+ Sale2.xls销售统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计! $E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4,公式与函数的应用,数组公式(补充),数组公式:对一组或多组值进行计算,返回一个或多个结果 数组公式的输入: 选中需要输入数组公式的单元格区域。 键入数组公式。 按 Ctrl+Shift+Enter。,打印工作表,工作表的打印设置 打印预览,设置页面 设置页边距 设置页眉/页脚 设置工作表的选项,打印工作表,更直观地显示数据(图表),图表:
10、数值数据的图形化,创建步骤: 选取数据 插入图表 独立图表 嵌入图表 编辑图表 修饰图表,数据表格,图表相关名词术语,图表相关名词术语,图例,数据标记,类型轴 (X),刻度线,值轴(Y),图表相关名词术语,编辑图表,选择图表类型 增加或删除图表元素 图表标题 X轴标题 Y轴标题 图表标记 数据标签 图例 刻度线,创建和修饰图表,修饰图表样例,创建和修饰图表,插入地图,条件: 1、需要有电子地图 2、原始数据中需要有与电子地图匹配的数据列 步骤: 选定包含地名字段的一组数据,点击插入地图,出现“+”型的光标,拖动鼠标画一个显示地图的矩形空间即可,数据的组织与管理,数据清单概念,数据清单概念,数据
11、清单,正确创建规则: 列名唯一 纯数据(杜绝空行、非法数据) 同列数据的数据类型和格式应完全相同 避免在一张工作表上放置多份数据清单,数据清单概念,使用“数据”/“记录单”菜单命令,打开某数据清单的记录单。,利用记录单可以进行下列操作: 输入数据 修改和删除数据 查找数据清单中的记录,使用记录单编辑数据清单,数据清单概念,排序条件: 单一条件的排序(简单排序) 多重条件的排序(轻重缓急),数据类型: 升序: 降序: 文本 A,B,Z Z,X, A 数字 1,2, 10,9, 日期 Jan 1, Dec 31, ,数据排序,数据排序,简单排序,所谓简单排序就是根据数据清单中的某一列数据进行排序。
12、只要单击用来排序的字段列中的任一单元格,然后再单击常用工具栏中的“降序”或“升序”按钮,数据清单中的记录就会根据该列数据的大小按降序或升序重新排列。,多重条件的排序,用以设置两个以上的排序约束条件。,数据排序,2) 多重条件的排序,如果排序的要求比较复杂(比如要先按总分进行排序,总分相同再按中医基础得分进行排序等),这时排序不再局限于单列,须使用“数据”菜单中的“排序”命令。 进行复杂排序的方法是: 单击数据清单的任一单元格 选择“数据”菜单的“排序”命令 在“排序”对话框中设置排序的关键字以及排序的顺序(若关键字选择为“无”,则表示不参与排序操作)。, 为保证数据库的字段名不参加排序,必须选
13、中“当前数据清单”中的“有标题行”单选按钮,然后再单击“确定”按钮。见图5-40。,图5-40 “排序”对话框图,如果想按自定义次序排序数据,或排列字母数据时想区分大小写,可在“排序”对话框中单击“选项”按钮,如图5-41所示“排序选项”对话框。,图 5-41 “排序选项”对话框,自定义排序序列,升序 北京、东京、南京、西京 降序 西京、南京、东京、北京 自定义 总部(南京)、分部(北京、东京和西京),数据排序,筛选数据,大表,明晰的小表,有条件的筛选,自动筛选 高级筛选,数据筛选,(1)自动筛选, 单击数据清单中任一单元格 选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令,每个字段右侧均
14、出现下拉箭头。 单击某列的下拉箭头,选取筛选条件。如:单击“性别”列的筛选箭头,在选取筛选条件时,若选择“男”,如图 5-42所示,筛选结果只显示男生记录。,图5-42 利用自动筛选箭头进行筛选,(2)取消自动筛选,选择“数据”菜单中“筛选”命令的 “全部显示”子命令,或再次选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”命令以去掉其前面的对号,即可关闭自动筛选,复原数据。,(3)高级筛选(补充),如果需要输入复杂的筛选条件,或者将符合条件的数据输出到工作表的其它单元格中,可以使用高级筛选功能。,使用“高级筛选”功能,“高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和
15、“或”关系的数据。,或,与,数据筛选,高级筛选的操作方法:,将表格的字段名行复制到一个单独的区域(一般为表格的下方,与表格隔开数行),称为条件设置区域。 在条件设置区域中,在字段名行的下面一行开始设置筛选的条件,若多个字段的筛选条件处于同一行则表示“并且and”,不在同一行时表示“或者or”。 单击数据清单中的任一单元格。, 从“数据”菜单中选择“筛选”中的“高级筛选”命令,屏幕显示“高级筛选”对话框,如图5-43所示。在给出的对话框中的“数据区域”选定原数据清单的数据区域(系统会自动选择,包括字段名行),在“条件区域”中选择刚才设定的条件区域(包括字段名行)。,图5-43 “高级筛选”对话框
16、, 选定筛选出的数据显示的区域左上角单元格(否则将在原数据清单中显示筛选结果,原数据清单将不能再恢复),然后单击“确定”按钮。其处理结果。 见图5-44。,图5-44 选择“高级筛选”命令后的工作表,分类汇总,先分类(排序), 后按类汇总分析。,分级显示符号,分类汇总, 对分类汇总的字段进行简单排序,使相同的记录集中在一起。 单击数据清单的任一单元格,选择“数据”菜单的“分类汇总”命令,出现“分类汇总”对话框。如图5-46所示。 在“分类汇总”对话框中,选择分类字段、汇总计算的方式和要进行汇总的字段(可选择多个)。,分类汇总的操作步骤, 单击“确定”按钮。就显示分类汇总表,如图5-47所示。,
17、图5-47 分类汇总后的工作表,分类汇总后,数据将分级显示,单击汇总表左上角的数字1、2、3或汇总表左侧的加、减号可选择汇总的明细级别。 选择“编辑”菜单中的“撤消”命令或再次选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令,在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮,即可恢复原有数据格式。,分级显示数据,分类汇总,数据透视表,分类汇总适合根据一个字段进行分类,对一个或多个字段进行汇总,如果要求按多个字段进行分类汇总,用分类汇总就比较麻烦了。为此,Excel中提供了数据透视表功能。 (1) 建立数据透视表 (2) 修改数据透视表 (3) 数据透视表的格式化 (4) 删除数据透视表,(1) 建立数据透视表,
18、例如要统计各系男女生的人数,首先单击数据清单的任一单元格,选择“数据”菜单中的“数据透视表”命令,出现“数据透视表向导”窗口。如图5-48所示“数据透视表向导-步骤1”对话框。,图5-48 “数据透视表向导-步骤1”对话框,根据系统提示,选择数据来源。默认为“Microsoft Excel数据清单或数据库”,一般选择该项,单击“下一步”按钮,出现如图5-49所示“数据透视向导-步骤2”对话框。,图5-49 “数据透视向导-步骤2”对话框,步骤2用于选定数据区域,一般情况下它会选定整个列表,用户可在工作表中重新选定区域,单击“下一步”按钮,出现如图5-50所示“数据透视向导-步骤3”对话框。,图
19、5-50 “数据透视向导-步骤3”对话框,单击“版式”按钮出现如图5-51所示的“数据透视向导-版式”对话框。将右边的字段拖到左边的图上,构造用户需要的数据透视表。,图5-51 “数据透视向导-版式”对话框,单击“完成”按钮,完成数据透视表的创建,如图5-52所示。,图5-52 数据透视图,在根据向导进行操作时,需注意以下几点:,在选择数据来源时,若数据来源就是当前工作表或其它Excel工作表,可选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”,否则应选择“外部数据源”,通过ODBC打开其它格式的数据文件。 若在选择“数据”菜单的“数据透视表”前已经选择了数据清单中的某一单元格为当前单元
20、格,系统会自动选定数据区域,否则需要用户自己选择数据区域。,在设置透视表布局时,若把某字段拖放到“页”中,则表示按该字段分页显示;若把某字段拖放到“行”中,则表示要按该字段进行分类汇总;若把某字段拖放到“列”中,则表示按该字段的值分列显示汇总结果;若把某字段拖放到“数据”中,则表示对该字段进行计算(如求和、求平均值等)。 单击“数据”中的字段名,可以选择计算方式。,(2) 修改数据透视表,用“数据透视表”工具栏(通过“视图”菜单中的“工具栏”命令可调出“数据透视表”工具栏),可以方便地修改透视表。,(3) 数据透视表的格式化,设计完数据透视表时,可以对透视表进行格式化。选取表中一个单元,再选择
21、“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,选取一个格式即可,也可以自定义格式化。,(4)删除数据透视表,数据透视表一般存放在一个单独的工作表中,删除该工作表即可将数据透视表删除。 此外,先单击要删除的数据透视表的任一单元格,然后再选择“编辑”菜单中的“撤消数据透视表”命令项,也可删除数据透视表。,统计分析,初次使用 点击工具加载宏,出现一对话框 在“分析工具”项前打勾,按“确定” 以后使用只需点击工具 数据分析,选择要使用的分析方法即可,数据交换,与word进行数据交换 打开word文稿 打开excel文件,选中要插入到word中的图表或数据,点击编辑复制 转入word,点击编辑选择性粘贴,在对话
22、框中选择“粘贴链接”,在“作为”下,选择“作为excel工作表对象”,点击“确定”即可,读取外部数据源,读dbase、access数据库、文本文件 使用文件打开,在文件类型处选择相应的类型即可 其他(sql server、oracle、foxpro等) (补充) 点击数据 导入外部数据 导入数据,弹出对话框 选择对应的数据源,用excel进行抽样(补充),简单随机抽样 单击“工具数据分析”,在弹出的窗口中选择“随机数发生器” 在参数对话框中输入总体编号的范围,随机数个数、随机数基数栏分别输入样本的个数和起始编号,分布栏选择“均匀”后按“确定”按纽。 分层抽样 对数据分组,确定每组抽取的样本数
23、利用简单随机抽样抽取样本,Excel的使用技巧(补充),如何在单元格内分段(alt+回车) 如何在多个单元格内输入相同内容(选定这些单元格,在其中一个单元格中输入内容后按ctrl+enter键即可) 如何绘制斜线表头 如何读取外部数据源 模拟运算表有何用途 如何只复制工作表中的数据 怎样隐藏公式 如何快速设置格式 如何插入批注? 如何实现多人修改同一份工作薄 如何从列表中选择数据输入 如何保证输入有效数据,输入有效数据 (1)设置有效数据 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示,选取要定义有效数据的区域,数据/有效数据,设置标签(数据类型,范围),输入信息标签(输入时提示),错误警告标签(出错时提示),(2)有效数据的检查 设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置,自动显示出错提示;也可通过工具/审核命令进行审核。,小结,Excel的基本概念:工作薄、工作表、活动单元格、相对引用、绝对引用、函数 工作表的编辑、复制、移动、改名、设置格式 公式和函数的应用 数据的排序、筛选、汇总、分析,
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