第4章电子表格处理软件Excel2003.ppt
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1、第4章 电子表格处理软件Excel 2003,4.1 Excel 2003概述 4.2 工作簿与工作表 4.3 基本操作 4.4 公式与函数 4.5 建立数据清单 4.6 数据的排序、筛选与汇总 4.7 创建图表 4.8 打印 4.9 在Web环境下使用Excel 2003,4.1 Excel 2003概述,4.1.1 Excel 2003的启动和退出 1. 启动(常用方法) (1)从“开始”菜单启动 (2)通过桌面快捷方式图标启动 2. 退出(常用方法) (1)单击Excel窗口右上角的关闭按钮。 (2)双击左上角的窗口控制按钮(Excel图标)。 (3)单击左上角的窗口控制按钮(Excel
2、图标),在出现的控制菜单中选择“关闭”。 (4)在菜单“文件”中单击“关闭”。 (5)按+组合键。,4.1.2 Excel 2003的窗口组成 标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和任务窗格、其他组件。,4.2 工作簿与工作表,4.2.1 工作簿 1新建工作薄 (1)新建空白工作簿 (2)通过模板新建工作簿 2保存工作簿 3关闭工作簿 4保护工作簿,4.2.2 工作表 1选定工作表 由于一个工作簿中往往包含多个工作表,因此在操作前需要选定工作表。 (1)选定一张工作表。 直接单击该工作表的标签。 (2)选定相邻的工作表 首先选定第一张工作表标签,按住Shift键不放,单击其他相邻工作表标签。 (3)
3、选定不相邻的工作表 选定第一张工作表,按住Ctrl键,单击其他工作表标签。 (4)选定所有工作表 右击任意一个工作表标签,弹出快捷菜单,选择“选定全部工作表”命令。,2插入工作表 插入工作表最常用的方法有两种: (1)单击“插入”|“工作表”命令,即可插入新的工作表。 (2)右击工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令,打开“插入”对话框,在对话框中选择“工作表”图标,单击“确定”按钮。 3重命名工作表 重命名工作表的常用方法有以下两种: (1)选定要重命名的工作表,单击“格式”|“工作表”命令,在级联菜单中选择“重命名”,该工作表标签处于可编辑状态,输入新的工作表名称。 (2)双击要重
4、命名的工作表标签,右击标签选择“重命名”命令,该工作表标签处于可编辑状态,输入新工作表名称。 4删除工作表 删除一些多余的工作表,不仅可以方便用户对工作表进行管理,也可以节省系统资源。在需要删除工作表的标签上右击,在快捷菜单中单击“删除”命令,即可删除选定的工作表。,4.3 Excel 2003的基本操作,4.3.1 使用单元格 使用单元格经常需要选定单元格、插入(行、列)单元格、删除(行、列)单元格、调整行高和列宽、合并和拆分单元格等。 1选定单元格 Excel 2003是以工作表的方式进行数据运算和数据分析的,而工作表的基本单元是单元格。因此,在向工作表中输入数据之前,首先应该选定单元格或
5、单元格区域。 (1)选定一个单元格 (2)选定连续的单元格区域 (3)选定不相邻的单元格区域,2插入行、列与单元格 选择“插入”菜单中的命令可以在工作表中插入行、列或单元格。 3删除行、列与单元格 当工作表的某些数据及其区域不再需要时,可以将它们删除。删除单元格及区域与按下Del键删除单元格或区域的内容不一样,按Del键仅清除单元格内容,其空白单元格仍保留在工作表中;而删除行、列、单元格或区域,其内容和单元格将一起从工作表中消失,空的位置由周围的单元格补充。 例如 删除“同学通讯录”中的C5单元格,然后再删除第C列。 操作步骤如下: (1)打开“同学通讯录”工作簿,并选定C5单元格;,(2)单
6、击“编辑”|“删除”命令,出现图4.16所示的“删除”对话框; (3)在对话框中,选择“下方单元格上移”单选按钮,单击“确定”按钮,删除C5单元格,并将其下方的单元格依次上移一个位置; (4)选定第C列,单击“编辑”|“删除”命令,出现如图所示的“删除”对话框,选择“右侧单元格左移” 单选按钮,单击“确定”按钮,即可删除C列。,4设置行高与列宽 单击“格式”|“行”命令,在级联菜单中选择|“行高” 5合并与拆分单元格 使用Excel 2003制作表格时,为了使表格更加专业与美观,常常需要将一些单元格合并或者拆分。 选定要合并的多个相邻单元格,单击“格式”|“单元格”命令,出现 “单元格格式”对
7、话框,单击“对齐”选项卡,在“文本控制”选项区域中选择“合并单元格”复选框,单击“确定”按扭。也可以在选定要合并的单元格后,单击格式工具栏上的 图标实现合并及居中或者单击鼠标右键在弹出的快捷菜单中,选择“合并单元格”命令。,4.3.2 输入数据 在工作表的单元格中输入数据是创建电子表格的开始,任何电子表格都离不开数据。输入数据的方法是首先选定单元格,直接或通过编辑栏向其中输入数据,单元格中可以输入的数据包括文本、数值、日期以及特殊符号等。 例6 创建“成绩”工作簿,并在表格中输入基本数据。 操作步骤如下: (1)创建一个新的工作簿,并将其命名为“成绩”; (2)选定A1单元格,输入标题文本“成
8、绩单”; (3)使用同样的方法,在A2:D2单元格区域中分别输入列标题“学号”、“姓名”、“课程名称”与“平时成绩(满分5星)”,输入完毕,出现图4.20所示的“成绩”工作簿; (4)在A3:D3单元格区域中输入数据记录,在A3单元格中输入1001,在B3单元格中输入“张伟”,在C3单元格中输入“计算机”,选定D3单元格,单击“插入”|“符号”命令,出现图4.21所示的“符号”对话框; (5)选择五角星符号,然后单击“确认”按钮,即可在D3单元格中插入五角星符号,使用同样方法,在D3单元格中再插入3个五角星符号,图4.22给出成绩输入结果。,图4.20 成绩工作簿,图4.21 “符号”对话框,
9、图4.22 成绩输入结果,4.3.3 编辑单元格数据 在表格中输入数据后,有时需要对其中的数据进行删除、更改、移动以及复制等操作。 1删除单元格数据 要删除单元格中的数据,可以先选中单元格或单元格区域,然后按Del键。当使用Del键删除单元格(或一组单元格)的内容时,只有输入的数据从单元格中被删除,单元格的其他属性(如格式、注释等)仍然保留。 如果要完全地控制删除的单元格,单击“编辑”“清除”命令,在弹出的子菜单中选择“全部”、“格式”、“内容”、“批注”等命令。“全部”是清除单元格的全部内容,包括单元格的格式、内容、批注等;“格式”是仅清除单元格中定义的格式;“内容”是仅清除单元格的内容,“
10、批注”是仅清除单元格的批注。,2更改单元格数据 在工作中,用户可能需要更改或替换单元格中输入的数据,单击单元格使其处于活动状态时,单元格中的数据会被自动选择,一旦开始输入,单元格中原来的内容就会被新输入的内容所取代。 如果单元格中包含大量的字符或复杂的公式,而用户只想修改其中的一部分,那么可以按以下两种方法进行编辑。 (1)双击单元格,或者单击单元格后按F2键,然后在单元格中进行编辑。 (2)单击单元格,选中编辑栏,在编辑栏中进行编辑。,3移动或复制单元格数据 在Excel中,用户不但可以移动或复制整个单元格,而且可以移动或复制单元格中的指定数据。例如,复制公式的计算结果而不复制公式,或者只复
11、制公式,也可通过单击粘贴区域右下角的“粘贴选项”来变换单元格中要粘贴的部分。 (1)使用菜单命令 选中单元格(或区域)数据后,单击“编辑”“剪切”或“复制”命令,将插入点移到要粘贴数据的位置,单击“编辑”“粘贴”命令,即可将单元格(或区域)数据移动或复制到新位置。在复制数据的下面会显示“粘贴选项”按钮,单击该按钮,出现图所示的“粘贴选项”快捷菜单。在该菜单中,用户可以选择如何将信息粘贴到文档中,移动的数据下面将不显示“粘贴选项”按钮。,(2)使用拖动法 在Excel中,用户可以使用鼠标拖动法来移动或复制单元格内容,单击要移动的单元格或选定单元格区域,将插入点移至单元格区域边缘,当插入点变为常规
12、状态后,按下鼠标左键拖动插入点到指定位置并释放鼠标,若按下Ctrl键拖动则实现复制。,4.3.4 设置单元格格式 在单元格中输入数据后,为了使其更加美观,可以对单元格进行格式化操作。用户可以通过使用“格式”工具栏或“单元格格式”对话框来设置单元格格式。 1设置字体 为了使工作表中的某些数据醒目和突出,使整个版面更为丰富,通常需要对不同的单元格设置不同的字体。 通过“格式”工具栏可以快速设置字体的格式、大小等常用属性。若对字体格式设置有更高要求,还可以在菜单栏中单击“格式”|“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在其中切换到“字体”选项卡,然后在该选项卡中进行字体设置。,2设置数值格式 默认
13、情况下,数值是常规格式,当在工作表中输入数值时,数字以整数、小数方式显示。通过“格式”工具栏可以快速设置数值格式为货币模式、百分比模式以及千位分隔模式等。Excel 2003还支持更多的数值格式,如日期、时间、分数、会计专用等。 设置表格中的数据格式,在图4.25中,单击“数字”选项卡,出现图4.26所示的“单元格格式”对话框的“数字”选项卡选项,然后在“类型”中选择数据格式。,图4.25 “单元格格式”对话框的“字体”选项卡,图4.26 “单元格格式”对话框的“数字”选项卡选项,3设置对齐格式 对齐是指单元格中的内容在显示时,相对单元格上下左右的位置。默认情况下,单元格中的文本靠左对齐,数字
14、靠右对齐,逻辑值居中对齐。在图4.25中,单击“对齐”选项卡可以完成详细的对齐设置,如合并单元格、旋转单元格中的内容以及水平、垂直对齐方式、文字方向等。 4设置边框和底纹 默认情况下,Excel并不为单元格设置边框,工作表中的框线在打印时并不显示,使用边框和底纹,可以使工作表突出显示重点内容,区分工作表不同部分以及使工作表更加美观和容易阅读。 在“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中可以设置工作表的边框样式与类型,在“图案”选项卡中,可以设置工作表的底纹颜色。,4.4 公式与函数,4.4.1 公式的基本操作 1输入公式 在Excel 2003中输入公式的方法是:选择要输入公式的单元格,先在编辑
15、栏中直接输入“”号,后面输入公式内容,按Enter键或编辑栏左侧的“”号,将公式运算的结果显示在所选单元格中。 2修改公式 当调整单元格或输入错误的公式后,可以对相应的公式进行调整与修改。具体操作方法为:首先选择需要修改公式的单元格,然后在编辑栏中按修改文本的方法对公式进行修改,最后按Enter键。,3显示公式 默认设置下,在单元格中只显示公式的计算结果,而公式本身显示在编辑栏中。为了方便用户检查公式的正确性,可以设置在单元格中显示公式。 例12 在“工资表”中设置在单元格中显示公式。 操作步骤如下: (1)打开“工资表”; (2)单击“工具”|“选项”命令,出现“选项”对话框,单击“视图”选
16、项卡,出现图4.34所示的“选项”对话框的“视图”选项卡; (3)在“窗口选项”选项区域中选择“公式”复选框,单击“确定”按钮,单元格中显示如图4.35所示的显示公式。,图4.34 “选项”对话框的“视图”选项卡 图4.35 在单元格中显示公式,4复制公式 通过复制公式操作,可以快速地在其他单元格中输入公式。复制公式的方法与复制数据的方法相似,但在Excel 2003中复制公式往往与公式的相对引用结合使用,以提高输入公式的效率。 例13 将“工资表”中E3单元格中的公式复制到E4:E6单元格。 操作步骤如下: (1)打开“工资表”; (2)选择E3单元格,将鼠标指针移至E3单元格的右下方,当鼠
17、标指针变为“ ”形状时,按住鼠标左键,向下拖动鼠标至E4:E6单元格; (3)释放鼠标,自动复制公式至E4:E6单元格中,图4.36给出了公式复制结果。,图4.36 公式复制结果,5删除公式 当使用公式计算出结果后,可以设置删除该单元格中的公式,并保留结果。 例14 删除“工资表”中E6单元格中的公式,保留计算结果。 操作步骤如下: (1)打开“工资表”; (2)右击E6单元格,在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令; (3)单击“编辑”|“选择性粘贴”命令,出现图4.37所示的“选择性粘贴”对话框; (4)在“粘贴”选项区域中,选择“数值”单选按钮,单击“确定”按钮,删除E6单元格中的公式但保留
18、结果,图4.38给出了删除公式后的保留结果。,图4.37 “选择性粘贴”对话框 图4.38 删除公式后保留结果,4.4.2 引用单元格 公式的引用就是对工作表中的一个或一组单元格进行标识,告诉公式使用哪些单元格的值。通过引用,可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据,或者在几个公式中使用同一单元格的数值。引用单元格分为相对引用、绝对引用与混合引用。 1.相对引用 相对引用包含了当前单元格与公式所在单元格的相对位置。默认设置下,Excel使用的都是相对引用。当改变公式所在单元格的位置时,引用也随着行列的变化而变化。 例15 在“工资表”中,设置E3单元格中的公式为“=B3+C3-D3”,将该公式
19、相对引用到E6单元格。 操作步骤如下: (1)打开“工资表”; (2)选择E3单元格,在编辑栏中输入公式“=B3+C3-D3”; (3)将E3单元格中的公式复制到E6单元格中,即可完成相对引用操作,E6单元格中的公式转换成了“B6+C6-D6”。,2. 绝对引用 绝对引用就是使用公式中单元格的精确地址,与包含公式的单元格的位置无关。它在列号和行号前分别加上美元符号“$”。例如,$A$5表示单元格A5绝对引用,而$A$3:$C$5表示单元格区域A3:C5绝对引用。 例16 在“工资表”中,将E3单元格中的公式“=B3+C3-D3”绝对引用至E6单元格。 操作步骤如下: (1)打开“工资表”; (
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