第5章文档管理1.ppt
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1、第5章 文档管理,5.1 文件、文档及公文 5.2 文档的电子化管理 5.3 电子文档管理系统 思考题,5.1 文件、文档及公文,1. 文件 在计算机中,文件是指存放在外部介质上的以文件名为标识的数据的集合。 从文件的内容来区分,文件可以分为程序文件和数据文件两大类,前者存储的是程序运行时所用到的输入或输出的数据;从存储信息的形式来区分,文件可分为ASCII文件和二进制文件。 文件名由主文件名和扩展名(属性)组成。,2. 文档 文档是指应用软件创建的各种信息,其内容包括文字、图像、声音和视频等。 3. 公文 公文,就是公文文书 。 公文又分为专用公文和通用公文。,5.2 文档的电子化管理,所谓
2、“电子文档”,也就是作为档案保存的电子文件,它并非是文档的惟一形式。 在进行文档的电子化时,可以采用数码相机将资料、单据拍下来后,对图像进行压缩、打包,存入单独的数据库。 在进行文档的电子化时,音频文档的处理主要表现在数据采样和加工处理两个方面。,随着存储技术的不断发展,文档的保存形式也趋于多样化,如:基于硬盘的存储方式中的单盘、双盘及磁盘阵列;磁带存储中的大、小数据流磁带及盒式磁带;光盘中的普通光盘及高密度大容量DVD光盘;基于半导体存储中的各种存储卡等。,5.2.1 传统的文档管理方法 在政府的各级机构中存有大量的历史档案,如银行、保险业等行业存有大量单据。 主要体现在以下几个方面: (1
3、) 登录的重复性。 (2) 查找不够及时有效。 (3) 文件办理的总体情况难以掌握。 (4) 文件流转效率低。,5.2.2 文档电子化管理的特点 1. 电子文档管理的优势 与手工管理相比,电子文档管理的优势如下: (1)采用共享存取文件减少工作量。 (2) 存取文件不受时间、地理位置的限制。 (3) 检索查询快捷。 (4) 文档管理一体化。 (5) 利用电子档案柜方便档案管理。,2. 电子文档管理存在的问题 文档电子化管理也存在以下一些问题: (1)应用发展的阶段性。 (2) 设备依赖性。 (3) 信息与载体的分离性。 (4) 非实体归档的可能性。 (5) 对背景信息和元数据的依赖性。,3.
4、电子文档归档及管理 (1) 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。 (2) 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。 (3) 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境,相关软件、版本、数据类型、格式,被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。 (4) 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。,(5) 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等;归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 (
5、6) 应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。,5.2.3 文档电子化存在的问题 概括起来讲,目前我国在文档的电子化方面还存在以下的问题。 (1) 对电子公文的性质和作用认识不足。 (2) 系统功能单一,层次不高。 (3) 安全隐患不容忽视,保密观念还需加强。 (4) 资金投向失衡,开发与应用脱节。 (5) 规划滞后,标准不统一。 (6) 复合型人才缺乏,公务员知识结构亟待改善。 (7) 电子文件的法律效力尚不明确。,5.2.4 文档电子化中的几种关系 (1)电子公文与纸质公文。 (2) 电子印章与电子认证。 (3) 网络媒体与传统媒体。 (4)
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