第三讲工作分析.ppt
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1、第三讲 工作分析,工作分析的含义 工作分析的内容 工作分析的意义 工作分析的程序与方法 工作分析报告的编写格式与举例 工作设计的含义 工作设计的思路与方法,企业的竞争,归根到底是人才的竞争,企业只有把握好人才问题,方能在竞争中稳操胜券。由于人才资源与其他资源一样具有稀缺性,所以我们必须从战略的高度来把握人的问题,这不光是指把人才最大限度地吸引到企业中来,更需要把人才进行合理地匹配,善加利用,以便最大限度地发挥人才的作用。,善用人才的标准可以用一句话加以概括,那就是“人与事的匹配,合适的人干适当的事,合适的事选合适的人来做。这里的“人”,即在岗位上工作的人,“事”,就是工作,任务。做到人与事的合
2、理匹配,首先要求我们把人把握清楚,其次则需把事琢磨透彻。对人进行考察了解,我们有评价人的技术;而对事进行考察了解,就需要对工作进行分析。,在企业间竞争日益残酷的今天,我们面对的工作环境是瞬息万变的,企业竞争战略的调整,必然牵动组织结构和工作岗位的变化,新的工作不断产生,旧的工作随时都在做着适度的微调,与此同时,我们还要面对日益加剧的人才竞争以及人才日趋频繁流动。,在这种“人”与“事”均在变化状态下,一个企业要做到人与事的合理匹配绝非易事,因此我们必须动态地把握人,动态地分析工作,要建立一种机制,建立能够动态地对人才进行选拔、培养与考核和对工作进行动态分析的体系。对人进行动态把握需要研究,本讲仅
3、就工作分析做一系统概述。,引导案例 工作职责分歧,一名机床操作工把大量的液体洒在机床周围的地板上。车间主任叫操作工把洒掉的液体清扫干净,操作工拒绝执行,理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查工作说明书上的原文,便找到一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝,理由也是工作说明书里没有包括这一类工作。车间主任威胁说要把他解雇,因为服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意,但是干完之后立即向公司投诉。,有关人员看了投诉后,审阅了三类人员的工作说明书:机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的工作说明书规定:操作工有责任保持机床的清洁使之处于可操作状态,但并未提及清扫地板。
4、服务工的工作说明书规定:服务工有责任以各种方式 协助操作工,如领取原料和工具,随叫随到,即时服务,但也没有包括清扫工作。勤杂工的工作说,明书确实包含了各种形式的清扫,但他的工作时间是从正常工作下班以后开始。 责任在谁呢?我们姑且不去评论。问题的关键在于各岗位的工作职责界定不清,一旦出了问题,相互推卸责任。实际上,在企业中还常常出现:总经理做的是部门经理的事,部门经理做的是员工的事。 如何解决这些问题呢?重要的途径就是进行工作分析。,案例 博士被“炒”记,我是学营养的博士,但是两年来,我一连三次被“炒鱿鱼”。读了21年书,落得这般下场,我实在接受不了。 刚刚毕业的时候,我被分配到一家国营食品厂。
5、每天上班,换上白衣,我到各部门、各车间走一圈,随后的六个小时,我只能靠打电话、看报纸、写工作日志、喝茶、打招呼度过。上班才两个月,我们厂的贷款到期了,厂里又一直不景气,只好让40的人下岗另谋生路。,厂长很客气地说:“黄博士,是我不好,当初要你,我们是想对上有个交待,您毕竟是博士。我们这么大个食品厂,有个博士也是应该但咱们厂的情况你也知道,设备老化、退休的人多、干活的人少,上新品种不可能,那点儿贷款全填了医药费和工资的窟窿了这也是没办法。您是博士,上哪儿都比在这儿强,我们的庙太小,何况国家对您这样的高级人才是有政策的,这待遇是我们虚荣不起的”没等厂长多说,我就起身去收拾东西了。,临出厂,传达室的
6、老杜头儿喊住我,给我塞了两袋面包,并低声说:“这是厂长让我给您留的。黄博士,您以后常来” 第二次就职,我进了一家日本贸易公司,临时负责技术部的工作,技术部连我一共三个人。第一天上班,我费了两个晚上心思搞好的“就职演说”被破门而入的副总给“轰”到九霄云外去了。副总临走时丢下一句话:“下班前,把技术部第四季度的拓展企划报给我!”可是,这个“拓展企划”我可怎么报呢?手忙脚乱一天下来,,前言不搭后语地拼凑出一篇“企划”。副总接在手里,只扫了一眼就扔在桌上,不屑地望着我:“你不是博士吗?”一周后。我提前拿了当月的薪水2000元,并且在老总的深鞠躬中,退出了我的第二次就业。,天无绝人之路。不久,我到一家美
7、国保健食品公司上班了,待遇极佳。这回我学乖了:没报部门经理,只提出任营养学顾问。作为营养学顾问,我必须不断出席各式各样的促销咨询活动,但是。侃山”不是我所长。第一次坐在北京人民广播电台的直播间里,我紧张得牙齿僵硬、手脚冰凉。第一个热线进来了,我连对方是男是女都没弄准。,我一再叮嘱自己;“别紧张,别紧张,正哆嗦得一塌糊涂的时候,主持人又重复了一遍人家的问题。我支吾着,最终连自己都绕里头了,也没给人家讲明白。此时,全公司、特别是两位老总和董事都在听直播,想到这儿,我的汗都出来了。 那晚,我一夜没睡,第二天我一上班就被叫进人力资源部,爱笑的女部长对我说:“黄博士,昨天的事,相信您也有所感悟。李总和几
8、位副总都讨论过了,您也许不太适合做咨询,您觉得您适合干什么,您可以选择。”沉吟良久,我的头脑飞速运转着,最后说:“我可能更适合查资料、写报告”第三天起,我就被派去查资料。,忙了两三天,我终于捧着半斤多资料推门进了副总办。副总看了半个多小时,直到最后一页看完了,点上一只烟,叹了口气问:“这些都很全了,费了不少心血吧。但是,这些资料还都是死的,对我们的公司和产品有什么启发和借鉴呢?我们请您来,是想让您用您的学识为我们的公司和市场打开局面,提出可行性市场消化方案,可您这些” 结果可想而知,我的第三次就业又成了过去时,该案例说明了什么?(企业应该招干什么事的人,该博士适合干什么工作,缺乏对工作进行分析
9、),工作分析的概念,工作分析,或称职务分析(job analysis),它是指完整地确认工作整体,以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的过程。,工作分析所包含的信息,职务设置的主要目的 主要职责、任务、权力 职务的隶属关系 工作条件 所需知识和技能,工作分析所应包含的信息-7W,1、用谁(Who) 2、做什么(What) 3、何时(When) 4、在哪里(Where) 5、如何(How) 6、为什么(Why) 7、为谁(For whom),工作分析的目的,促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义,实现工作用语的标准化。 确定工作要求,以建
10、立适当的指导与培训内容。 确定员工录用与上岗的最低条件。 为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据。 确定工作之间的相互关系,以利于合理的晋升、调动与指派。,工作分析的目的,获得有关工作与环境的实际情况,利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。 为制定考核程序及方法提供依据,以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。 辨明影响安全的主要因素,以及时采取有效措施,将危险降至最低。 为改进工作方法积累必要的资料,为组织的变革提供依据。,工作分析的应用,人员招聘与甄选 人力资源规划 考核与培训 公平的薪酬体系 有效的监督 劳动保护,工作分析的含义,工作分析又称职务分析,是指完整地确认
11、工作整体,对组织中某一特定工作或职务的目的、任务或职责、权利、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集和分析,作出明确规定,并确定完成工作所需的能力和资质的过程或活动。 简言之,工作分析是进行工作信息收集、分析、综合以及作出明确规定的过程或一系列活动。,工作分析包括的主要信息有: 1某特定工作职务设置的主要目的; 2该工作职务主要的职责、任务、权利; 3该工作职务的隶属关系; 4该工作职务的工作条件; 5该工作职务所需的知识、技能和能力等; 工作分析结果的主要表达形式是职务说明书,它综合了工作描述和任职者说明两部分内容,涉及工作性质和人员特性两个方面。,工作分析的内容,工作分析的内容主要
12、包括以下几个方面: 1职务名称的分析。用简洁准确的文字对某项工作进行概括,主要包括工种、职称、等级等项目。 2工作任务的分析。主要调查研究和分析企业中各个职位的任务性质、内容、形式、完成任务的步骤和方法,以及所使用的机器设备、器具等。 3工作职责的分析。主要调查研究和分析各职位任务范围、职位责任大小以及重要程度。,4职位关系分析。本职位与相关的上下左右各职位之间的关系。 5分析各职位的劳动强度及工作环境。 6调查研究和分析各职位所需员工的知识、技能、经验、体力、心理素质等资格条件。 一般来说,工作分析包括:工作说明(描述)和任职规范(任职说明)两部分内容。,工作描述,工作描述具体说明了工作的物
13、质特点和环境特点,主要解决工作内容与特征、工作责任与权利、工作目的与结果、工作标准与要求、工作时间与地点、工作岗位与条件、工作流程与规范等问题。规范的工作描述包括以下几个方面:工作名称、工作活动和工作程序、物理环境、社会环境、聘用条件。例如,某银行贷款助理员的工作描述如下:,某银行贷款助理员的职务描述,工作名称:公司贷款助理 工作代号: 在职者: 部门:公司信贷部 科室:信贷一科 工作地点:公司总部 时间:2004年12月,工作关系 上级:公司会计主管A先生、B女士 下属:无 内部联系:公司信贷部的C,D,E,F等其他员工 外部联系:主要银行客户 工作主要责任:帮助公司进行商务账单管理,保持与
14、本公司有利益关系的公司的合作关系,工作内容,A.信用分析(每周) 在信贷主管的指导下,分析客户公司的历史、在行业中的地位、现在的状况、会计程序、贷款需求;考察信用报告;为潜在的贷款者推荐贷款方案;考察和总结现有贷款者的绩效;准备且跟踪信用往来与报表以及合法的贷款协议清单。,B.业务(每周) 帮助客户处理贷款问题与需求;出具客户有效需求的信用信息;根据公司资产负债情况分析账面利润,给各个客户贷款;指导公司贷款票据部门的基金收支、贷款签订过程;纠正内部偏差。 C.贷款文件(每周) 起草所需的贷款文件;帮助客户完成贷款文件;在贷款工作结束后立即对照贷款文件检查贷款的完成情况。,D.报告/信息系统(每
15、周) 准备信用报表;描述和分析与客户的关系和贷款协议的条款;为将信息输入信息系统作准备;检查信用报表的准确性。 E.客户/内部关系(每周) 熟悉客户的产品、生产能力与行业,与客户建立深层次的关系;与客户及其他银行经常保持联系,以求获得与贷款相关的信息;解答客户的问题;准备关于客户及未来的与之沟通和合作的报告;对影响客户及未来的重大事件编写备忘录。,F.辅助主管(每月) 帮助特定的主管进行信用和信息支持;监督账目,检查和保管信用文件;在贷款过程中协调票据在各部门中的流动;在主管不在时处理客户问题与需求。 G.辅助科室(每月) 总结银行在行业中的经济活动;跟踪行业与地区的发展;帮助科室经理规划科室
16、近期和未来的经营活动;面试贷款助理的求职者;在主管不在时,代理主管行使职权。,工作条件与环境,57%以上的时间在室内工作,不受气候影响;工作场地温度与湿度适中,无噪声,无有害气体,无生命及其他伤害危险;一般无外出要求,只有在信贷调查时才外出;因工作需要配备一台计算机、一部电话及其他办公用具,个人无独立的办公室。,聘用条件,每周工作35小时。因工作需要而加班,一天加班时数一般不超过2小时,每周不超过4小时,非节假日加班其加班工资按加班时数平均小时工资数2计算,节假日加班其加班工资按加班时数平均小时工资数4计算.法定节假日放假,每年有带薪休假(详见员工手册)。每月月薪4500元。该工作的试用期为3
17、个月,试用期间,若因个人业绩达不到规,定标准或严重违反公司纪律等原因,公司有权在不提前通知的情况下予以解雇,个人也可直接向公司辞职。试用合格即可与公司签订正式录用合同。员工在被正式录用后,公司因经营不善,或因员工个人因素需要解雇员工时,公司必须提前1个月向个人宣布解雇决定,且公司需向个人补贴生活费用,补贴金额为:员工在公司工作的周年数该员工解雇决定宣布当月的工资总额,员工工作不满一年者补贴该员工解雇决定宣布当月的工资总额的2倍。员工被正式录用,后,个人向公司提出辞职时,需提前1个月(重要岗位需2个月)向公司提出辞职申请,获得公司批准后,方可离开公司,此时员工可获得的补贴金额为:员工在公司工作的
18、周年数该员工解雇决定宣布当月的工资总额,员工工作不满一年者补贴为该员工解雇决定宣布当月的工资总额的2倍;若不提前向公司提出申请,或未获得批准而离开公司,则公司只按员工在公司工作的周年数该员工解雇决定宣布当月的工资总额/2的标准支付补贴费用,员工工作不满1年者无,补贴。员工在公司工作期间,每年按业绩实行奖励,按员工手册的规定享受公司的一切福利(如各种保险、旅游、住房补贴等)。,任职说明书,即任职要求,说明担任某项职务的人员必须具备的生理要求和心理要求。主要包括以下几个方面: (1)一般要求:包括年龄、性别、学历、工作经验。 (2)包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度。 (3)
19、生理要求:包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等等。 例如,某银行贷款助理的任职说明书如下:,某银行贷款助理的任职说明,工作名称:公司贷款助理 年龄:2535岁 性别:男女不限 学历:大学本科以上 工作经验:在银行工作三年以上,体能要求 视力良好,能听见8米以内的说话声;对数字口头表达能力强;有充沛的体力寻访客户;能用手书写;无严重疾病和传染病。 知识与技能 良好的语言沟通能力,如倾听与提问能力;具有一般会计能力;有良好的书写能力;有良好的综合分析能力,能对财
20、务文件进行研究分析;有能力代表公司的形象;具有销售技能;具有企业管理与财务知识,具有银行信用政策和服务,的知识,熟悉和银行相关的法律知识与术语;能熟练运用计算机;有独立工作的能力,能适应高强度的工作;具有面试能力;对经济、政治事件有分析能力。 其他特性 具有驾驶执照;愿意偶尔在下班后或周末加班,能每月/周出省出差;愿意在下班后参加各种活动;平时衣着整洁。,工作分析所涉及的概念和述语,1、任务 指安排一名员工所完成的一项具体的工作。例如,打字员打字就是一项任务,包装工人盖上瓶盖也是一项任务。 2、职位 指某人需完成的一组任务。例如打字员需要做打字、复印、维修保养打字机、选购打印纸等。职位是根据某
21、项工作的人数而定,即有多少职位就有多少人员。一般来说,职位与个体是一一匹配的,如某办公室需2名秘书,则设2名秘书职位。,3、职务 是由许多相同的职位所组成,这些职位的性质、类别完全相同,完成工作所需条件也一样,如秘书就是一个职务。一种职务可以有一至多个职位。 4、职务分析(工作分析) 通过与员工交谈、工作日记记录、实地考察等方法去考察一项工作,明确其责任、工作范围及任职资格的过程。,5、工作说明书(职务说明述或工作描述) 指将工作分析的结果,用书面的形式加以说明整理成文的过程。 6、工作规范(任职说明书或职务规范) 指完成某一工作、胜任某一职务所需具备的能力、技巧、知识、学历和工作经历等。,工
22、作分析的目的,1、为企业内每个职位制定一份全面、正确而符合企业需要的工作说明书,即职务说明书。其内容主要包括:工作地点、所属部门、职责范围、使用工具以及危险程度等。 2、制定工作规范,即职务规范或任职要求。其主要内容包括:任职所具备的学历、工作经验、知识及技能等。,工作分析的意义,工作分析所得的资料应用比较广泛,是人力资源管理工作的基础。它对进一步搞好人力资源管理工作具有十分重要的意义。 1、工作分析可为人力资源管理决策提供科学的依据 通过全面而深入的工作分析,可以使企业组织充分了解各项工作的具体内容,以及对员工的身心要求,这就为正确地制定人力资源管理决策提供了科学的依据。,2、工作分析有利于
23、提高部门和员工的工作效率 通过工作分析,使新聘员工和现任员工能清楚了解其工作范围和职责。同时,工作分析还可以明确显示各职位之间的关系,用于设计工作及企业组织机构,可以减少职责的重复和某些工作无人负责的问题。,3、工作分析可以做到人尽其才 根据工作规范要求,可以制定出每个职位所需人才的资格,作为聘请员工的标准。同时,可以根据员工的资历、经验、知识和技能而安排合适的工作岗位,做到人尽其才。 4、工作分析可为评价员工工作提供标准 工作说明书所列的职务、工作性质、责任轻重、繁简难易、危险程度及所需的知识技能等,可以作为评价员工工作的依据或标准。,5、工作分析可以科学评价员工绩效 通过工作分析,每一职位
24、的内容都明确界定。把工作说明书上的要求与员工的实际表现比较,从而评定他们的工作绩效。这样,以工作分析为依据对员工实绩进行评价就能比较合理,比较公平,从而达到科学评价员工的目的。,6、工作分析可预测企业未来的人力需求 通过工作分析可以预测和分析企业未来的人力需求,检查应增加或减少员工的编制,甚至增加或减少某些职位。 7、工作分析可以有效地激励员工 工作分析可以在培训、职业开发、安全、工资奖金、人际关系、员工咨询等方面提供建设性意见,企业可以在工作分析的基础上了解员工工作的各种信息,以便全方位地、有效地激励员工。,工作分析是各项人力资源管理工作的核心,是建立人力资源管理制度的基础,也是各项人力资源
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