第一次全国海洋经济调查档案管理技术规范.ppt
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1、,第一次全国海洋经济调查 档案管理技术规范,http:/ 提高认识 掌握方法 培养习惯,http:/ 二、职责分工和运行模式 三、文件形成和积累 四、文件汇总和审查 五、归档文件规范整理 六、归档、验收和移交,http:/ 档案工作。是管理档案和档案事业的活动; 档案管理。是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动; 档案。国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录; 归档。办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程; 移交。档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。,http:/ “档案工作”和“档案管理”主
2、体是档案工作机构(档案局、档案馆)和档案技术人员 ,但核心词是“档案; “归档”是文件从形成到档案的过程,从责任主体来看,是从文件形成者向档案人员转移的过程,一般发生在一个单位内部 ; “移交”是档案价值的体现,从责任主体来看,是从一个单位向另一方单位转移的过程,发生在两个单位之间 。,http:/ “直接形成的”。任务实施主体自身形成的、需要办理的、密切相关的; “有价值的”。记录历史轨迹的凭证作用和再利用价值,首先应该是有效的; “历史记录”。强调了事情已经结束、“办理完毕的”等概念。 。,http:/ 责任单位 角色安排 运行机制,http:/ 责任单位 角色安排 运行机制,http:/
3、 责任单位 角色安排 运行机制,任务管理机构 档案管理机构 任务业务机构 档案业务机构,http:/ 责任单位 角色安排 运行机制,一般情况下: 确定兼职档案员,承担文件材料形成积累等预立卷工作,组织文件规范整理 ; 与本单位档案部门沟通,专职档案员介入,了解和掌握任务基本情况和档案工作要求; 按照本单位档案管理模式运行。,http:/ 责任单位 角色安排 运行机制,省级调查机构: 调查机构管理部门自己承担; 外包档案服务专门机构; 委托海洋专业档案馆; 委托调查参加单位等; ,省级调查机构: 设置专门的档案工作人员(兼职) 各单位兼职档案员构成档案工作网络,上传下达,http:/ 文件积累方
4、法 几个特别要求,http:/ 文件积累方法 几个特别要求,记录内容 记录形式 记录载体,工作内容、工作机制和工作方式决定产生不同文件集合 设计方案、实施方案、技术规程、任务合同等依据文件 不同的工作方式出现不同的记录方式,形成不同的文件 同一事件记录中有不同的表现形式,http:/ 文件积累方法 几个特别要求,应该形成的文件 可能形成的文件 是谁形成的文件,“涉海单位清查”为例 : 编制单位底册、分发单位底册、采集单位信息、标识认定涉海单位、清查表抽查、逐级审核上报、审定涉海单位、编制涉海单位名录、反馈涉海单位名录等 。,http:/ : 编制分发单位底册。底册、下发记录、修改记录,其中全国
5、调查办编制,逐级下发,但注意期间修改记录; 采集单位信息。调查任务分工清单,方法“入户走访、集中座谈”,形成现场记录(笔记、照片、录音、录像等),填写的单位清查表,清查表审核记录; 标识认定涉海单位。对下一清查表抽查记录,审核后的本地区清查表和标识认定后的底册上报记录,涉海单位清查验收记录; ,http:/ 文件积累方法 几个特别要求,建立归档文件列表: 经济调查文件材料归档范围和档案保管期限(见规程); 自下而上、由小到大进行汇总,并逐级审核; 由熟悉相关业务的技术人员和兼职档案员共同完成。,http:/ 文件积累方法 几个特别要求,纸质文件 电子文件 照片文件,积累有效文件 有效积累文件,
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