HSE内审员复审培训材料.ppt
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1、内审培训,QSY1002.1-2007 健康、安全与环境管理体系 第1部分:规范 丛志华,讲课内容,第一部分 体系运行模式 第二部分 审核程序、方法与审核技巧 第三部分 重点要素审核 第四部分 审核案例分析,第一部分 体系运行模式,1、系统化的管理模式 PPlan策划 DDo实施 CCheck检查 AAction评审与改进,2、Q/SY 1002.1-2007运行模式,5.7管理评审,5.2 方针,5.3.1危害辨识、 风险评价和 风险控制计划,5.3.2 法律及 法规要求,5.3.3目标,5.3.4 管理方案,5.5.6运行控制 5.5.8应急预案 与响应,5.4.1机构和职责 5.4.2培
2、训、意识与能力 4.4.3协商交流,5.4.6 文件 5.4.7 文件控制,5.6.5记录 和记录管理,5.6.1绩效 测量与监测,5.6.3不符合 纠正与预防措施,5.6.6审核,HSE管理体系的运行模式,5,5.1 领导和承诺,5.4 组织结构、资源和文件,持续改进,5.7 管理评审,5.6 检查和纠正措施,5.5 实施与运行,5.2 健康安全与环境方针,5.3 策划,第二部分 审核程序、方法与技巧,内部审核过程包括以下三个阶段: 一、现场审核前(启动审核与审核准备) 二、现场审核实施(含纠正措施实施与跟踪); 三、审核报告。,管理体系审核特点,客观性 系统化 文件化 独立性与公正性 综合
3、评价,一、现场审核前准备,组成审核组 确定审核的目的和范围 文件预审 审核计划 准备工作文件,1、 组成审核组,审核组的规模; 预计审核时间,审核组所需整体能力; 审核组的整体能力确定: 识别所需的知识和技能;选择成员使审核具备所有必要的知识和技能(经过授权);若不能具备,可通过技术专家予以满足。 审核员任务: 熟悉必要的文件和程序;编制检查表。,审核组长的职责,与领导商定审核依据和确认审核范围; 获取实现审核目的所需的背景资料(相关的法律法规和其他要求) ; 负责体系文件的审核(外审) ; 负责制定审核计划,分配审核任务; 主持现场审核,对审核过程进行有效性的控制(审核过程偏重形式、对深层次
4、问题关注。) 及时领导沟通; 提交审核报告。,2、 确定审核范围,确定审核范围的四原则: 组织的管理权限:管理上具备相对独立性;管理者有权决定通过建立QHSE目标、指标和管理方案来实现QHSE方针;并有权支配人、财、物等资源;管理者对该范围的投入产出承担责任。 组织活动的领域:设计、开发、工艺、生产制造、质量检查、设备动力、运输、仓储、安全环保设施运行、行政后勤管理及销售。,2、 确定审核范围,组织的现场范围:在一个特定的区域内,在组织的控制下进行活动的全部场所。 组织的产品范围(场所) 重点审核部门和要素(内审),3 文件评审,文审目的: 1、确定受审核方的管理体系是否满足申请认证的要求,从
5、而确定能否进行现场审核 2、了解受审核方的管理体系的情况,为现场审核做准备 3、获得对受审核方的适当了解,以策划现场审核,包括编制审核计划。,3 文件评审,文件审查的时机: 文件评审实施的方式在审核之前进行。 贯穿于审核的全过程,包括现场审核时对文件的审查(内审应关注文件的适宜性和有效性)。,3 文件评审,文件评审的结论: 对所获得的文件针对审核准则做出有关充分性与适宜性的结论。 文件审查合格,可通知受审核方进行下一步审核工作;不合格(如与审核准则的不符合;文件规定与组织的实际情况或行业惯例明显不一致;体系文件对管理体系的描述不充分),待纠正不合格项后继续进行。,3 文件评审,文件审核技巧:
6、确认体系文件的完整性(按标准要求没有遗漏)外审关注重点 判断文件的符合性(是否符合标准要求) 评价文件的适宜性和可操作性 判断文件的相容性(各层次文件) 发现现场审核的线索(跟踪没有标准如何实施的,是否需要制定文件。如使用的润滑油检验没有规定标准) 以上3、4、5条内审应关注。,4 审核计划,内容包括: 审核目的; 审核准则和任何引用文件; 审核范围; 审核日期和地点; 审核日程,包括与管理层的会议以及 审核组会议; 审核组成员。,4 审核计划,内审方式:集中式和滚动式 1、集中式主要特点: 在计划时间内安排的集中式审核。每次审核应覆盖全部过程及相关部门; 审核后的纠正措施及效果验证在限定时间
7、完成 审核的时机一般在新建管理体系运行后,管理体系有重大变化时,发生重大事故时,外部审核前,领导认为需要时。,4 审核计划,2、滚动式主要特点: 滚动式审核一般在通过第三方管理体系认证后被采用。 审核持续时间较长; 审核后的纠正措施及其跟踪陆续展开; 在一个审核时期内保证所有过程及相关部门得到审核; 重要的过程和部门可安排多频次审核。,4 审核计划,滚动审核计划 4.5.4关于管理体系内部审核计划实施的通知.doc 集中审核计划 4.5.4关于下发体系审核的通知.doc,4 审核计划,3、编制审核计划技巧: 可按部门或活动(过程)制定审核路线(根据审核目的、领导要求决定); 审核组内分工应把具
8、有专业能力的审核员安排在危害因素辨识、运行控制等过程等。 重要环境因素和危险源有关场所(入污水处理站、锅炉房 )应单独列出。 内审员不能审本部门工作。,4 审核计划,4、审核顺序的安排: 正向审核,先审管理部门策划部门,再审执行部门生产部门,按照工艺流程的路线; 逆向审核,先审生产现场特别是存在有重大危险源和环境因素的现场,再审管理部门。 5、应安排对领导层的审核。,5 准备工作文件,编制检查表; 首末次会议签到表; 审核记录表; 不符合报告表。,5 准备工作文件,检查表作用 1、编制检查表的过程是理清审核思路的过程,能使审核员加深对审核准则的理解,明确审核的主要要素及要求、抽样数量、抽样方法
9、;,5 准备工作文件,2、有助于保持审核员对标准理解的一致性,保证始终明确审核目标; 3、保持审核内容的周密、完整,有利于减少审核中的随意性和盲目性; 4、确保审核具备相应的深度和广度,是审核员有效审核的证据,5 准备工作文件,检查表的编制方法: 1、制定过程审核流程图,理清审核思路,按检查内容有序的展开(如:法律法规和其他要求) 2、“归口管理”的检查内容应详细、全面;主相关过程(指涉及其组织、实施的部分职能)检查应覆盖(如采购)。 3、应明确检查涉及的相关文件。,5 准备工作文件,现场审核检查表的内容: 1、到哪查?/受审核部门、场所; 2、找谁查?/审核对象; 3、怎么查?/按照审核准则
10、(标准、公司文件规定的要求及有关法规要求)查有关证据;(包括抽样计划); 6.3基础设施、设备管理.doc,5 准备工作文件,4、检查表的编制应结合企业的实际情况(过程、流程),不应仅按标准条款顺序进行检查。 8.2.2质量健康安全环境体系检查表.doc,5 准备工作文件,编制检查表时常见的问题: 将标准条款中的肯定句原封不动地变成疑问句 只列审核项目,忽视审核方法和抽样量的设计 只依据标准,对企业文件研究不够(编制检查表时,务必参考所收集的所有审核准则)。 以动火作业为例,编写检查表。 还包括编制首末次会议签到表、审核记录和不符合报告的格式。,二、实施现场审核,现场审核流程图,召开首次会议,
11、现场收集审核证据据,召开审核组内部 会议确定审核发发现,与受审核现场负责人 确认审核发现,审核组与受审核方沟通,末次会议,1、 首次会议,审核双方见面会,介绍和确认审核计划中有关事宜。 问题讨论:内审是否一定要开首次会议?为什么?,1、 首次会议,对内审而言首次会议要起到动员和推动作用,因此: 1、应有高层领导参加,各部门领导无特殊情况必须参加; 2、高层领导应强调内审的重要性和严肃性和内审组的权威性; 3、审核组长应对审核过程中需要审核部门配合和理解的事项进行说明; 4、确认审核的时间安排和资源配置。,2、 现场审核的主要方法,面谈(面谈信息应进一步验证) 现场观察 查阅文件和记录,2 现场
12、审核的主要方法,2.1 面谈的方法: 开放式提问:How/What/When/Who /Where/Why? 封闭式提问:是或不是、有或没有 澄清式提问:重述得到的答案 进行确认,察其反应 执行程序 & 记录,询问 观察 记录 核实,停 看 听,提开放性 问 题,查找证据,审核技巧面谈技巧,针对不同的层次和岗位提不同的问题 采用易被理解的语言 提开放式问题 态度友好,减少对方紧张 变换方式重新提出问题 若可能出现误解重述所得到的答案 仔细倾听,记录要点 确认面谈结果 中止或控制讨论,2、 现场审核的主要方法,2.2 现场观察应注意以下几方面: 注意力集中在收集审核证据上; 注意各类危险源和风险
13、; 危险性作业与安全控制措施; 作业环境与个人防护设备。,现场观察的主要内容 环境因素和危险源是否被充分识别 如何确定风险 现场采取了哪些风险控制措施,是否充分 对环境因素和危险源的控制是否满足法律法规的要求 现场员工操作是否符合作业指导书要求,审核技巧现场观察技巧,2、 现场审核的主要方法,2.3 查阅文件和记录收集信息注意几点: 不凭兴趣和专业爱好收集信息; 不凭道听途说收集信息; 不以想当然和情绪收集信息;,2、 现场审核的主要方法,查阅记录应体现不同层面和抽样; 注意现场是否能够提供出应有的文件; 注意提供文件的有效性; 注意提供各种文件的相容性。,2、现场审核的主要方法,审核记录 1
14、、审核记录的作用 作为查阅、核实和追溯体系运行的依据;作为编制不合格项报告和审核报告依据。 2、审核记录的要求 应清楚、便于追溯,文字量最小化。,2、现场审核的主要方法,审核技巧查记录技巧 记录格式和形式是否规范 记录是否有可追溯性-时间、地点、人物 记录的内容是否合理 验证记录效果 追查相关记录,审核技巧查阅技巧 围绕审核目的、范围准则; 确定需查阅文件记录的抽样方案和起止时间 查阅文件记录重点放在最近时间段 所要求记录样本应适量,不能过多或过少 边查阅边提问边记录,加快查阅速度。 更具重点查阅,查什么要什么。,2、现场审核的主要方法,3、现场审核的技巧,现场审核技巧是建立在对标准的理解和对
15、企业管理了解和具备一定专业知识基础上,才能谈审核技巧。具体有以下几方面: 3.1查阅文件时,要明确查什么,要什么资料,看什么。归纳起来有两点:一是有没有,二是行不行。 3.2提问时,要采用易被理解的语言。 3.3现场观察时,要依据审核准则和专业知识寻找客观证据。,3、 现场审核的技巧,3.4审核技巧实际上是一种审核思路,如何找准审核切入点呢? 3.5举例说明审核思路: 现场审核发现,进入有限空间作业没有进行可燃气体浓度的检测。如何进行跟踪审核?,3、现场审核的技巧,1、查有关人员(职能部门和作业人员)是否认识到对此项作业存在风险,查4.3.1是否辨识(有没有),采取控制措施能否控制(行不行),
16、若有: 2、查是否制定相关的管理制度和技术文件(有没有),文件是否能操作(行不行)。查4.4.6,若有:,3、 现场审核技巧,3、查相关人员是否知道在进行此项作业时有这项规定,是否对有关人员进行培训(做没做),培训效果如何(行不行)。查4.4.2,若有: 4、查职能部门是否进行检查(做没做),是否发现这方面问题(效果如何),查4.5.1,若有: 5、查是否采取纠正措施(有没有),措施效果如何(行不行),查4.5.2/4.5.3。如文件控制。,4、典型情况的应对技巧(一),“没问题”型 应对技巧:全面审核、好坏兼顾; “抵触”型 应对技巧:保持冷静、坚持审核、耐心说明; “掩盖”型 应对技巧:耐
17、心、容忍、变换方法;,4、典型情况的应对技巧(二),“一问三不知”型 应对技巧:请示领导,另派熟悉的人员介绍情况 “高谈阔论”型 应对技巧:切入实际问题,不与其辩论; “办不到”型 应对技巧:结合标准要求,与实际核对; “辩解”型 应对技巧:重新核查,以事实为依据;,4、典型情况的应对技巧(三),“主动暴露”型 应对技巧:核实问题、谨慎、不介入内部矛盾; “求饶”型 应对技巧:务实有效处理、耐心说明; “故意拖延”型 应对技巧:主动客气打断干扰、直奔主题; “热情过度”型 应对技巧:少应酬、客气、严肃。,问题讨论,1、如果某些记录不属实,审核员是否有方法进行查证? 2、记录是否可以是电子版的?
18、 3、审核中审核员如何避免与受审核方发生争论? 4、如不熟悉受审何方的专业,如何灵活运用审核技巧发现问题?,5、 不符合判断,审核结束后,审核组共同评审审核发现。汇总符合审核准则方 、面审核发现,记录不符合审核准则方面审核发现。,不符合事项成立的条件,不符合事项,审核准则,不合格事实,管理体系标准 适用的法律和其他要求 管理体系文件,作业记录 访谈内容 测试结果 其他,5、不符合判断,5.1 不符合报告包括的主要内容: 不符合事实描述(审核证据) 要求简洁明确、具有可再现性; 不符合判定-对应的标准(文件或法律法规)条款号 不符合理由-对应的审核准则的具体要求(审核发现),5 不符合判断,纠正
19、措施计划-有具体方法和完成时间 纠正措施实施-有实施情况的描述和完 成时间。 实施效果的验证-验证采取措施是否有效(类似问题是否重复发生)。 验证时间-应有一定的时间间隔。 8.2.2不合格报告.doc,5 不符合判断,5.2 注意的几个问题: 1、发现不合格的部门不一定是问题的责任部门。 2、不合格的事实描述应清楚准确。 3、判定不合格的理由,应按照审核准则进行,而不是受审核方解释的理由或审核员主管推断。 4、不合格报告一经受审核方确认,均应采取纠正或纠正措施,5 不符合判断,5.3 常见不符合报告存在的问题: 1、不合格事实描述不清楚或不准确。 8.2.2问题汇总.doc 2、没有针对不合
20、格事实进行原因分析。 8.2.2包装车间库房标识.doc,5 不符合判断,3、没有针对原因采取纠正措施。 8.2.2五联合(2).doc 4.4 没有对措施有效性进行验证。 8.2.2包装车间库房标识.doc,不符合报告编写要求及技巧,使用被审核方的习惯用语 简明、清晰、语言确切; 审核证据只作客观描述,不作主观判断 审核证据描述与不符合结论应有一致性 对事不对人;人不要写得太清楚,要模糊处理; 同类性质的问题,可开在一张不符合项报告上,要素不同,则根据要素性质多少开多少不符合项 对被审方分析问题,采取纠正措施有帮助 有被审方签字,对不符合分歧解决的方法,撤消 合并、汇总 适当的修改 维持 对
21、于未得到解决的分歧,应当予以记录。,审核过程中审核组与受审核方不同意见的处理?,1、应避免与受审核方发生争论; 2、不要直接指责受审核方的工作; 3、对有争议的问题先确认审核证据,如果受审核方对审核证据有异议,可进行补充审核确认审核证据;如果受审核方确认审核证据,对不符合结论有异议,审核组经内部讨论后,由审核组长确定; 4、应在末次会议前解决所有的争议,不能解决的争议可根据情况崭时不下结论。,6 末次会议,对内审而言末次会议要对内审情况总结,因此 1、应有高层领导参加,各部门领导无特殊情况必须参加; 2、审核组长除了总结好的方面外,最主要是对存在的问题要分析原因,给予解决。必要时,领导可以现场
22、拍板解决问题。如:文件控制 3、对发现的问题明确解决的牵头部门、配合部门、完成时间、验证时间等。如作业现场有限空间作业执行属于文件规定不合理。,三、 审核报告内容,审核报告内容包括: 审核目的、范围、计划; 审核准则; 参与审核的被审核部门代表的名单; 审核组成员名单; 审核报告分发清单; 审核持续的时间和进行审核的日期; 关于审核过程的简要说明;,3.1 审核报告的内容,审核结论: -体系与标准的符合性; -体系的有效性,是否得到了正确的实施和保持; -不符合项分布,存在的问题的综合分析; -纠正和预防措施要求; -其他有关需说明的问题。 8.2.2内部体系审核报告.doc,第三部分 重点要
23、素审核,1、标准的理解 2、标准的要点 3、一般形成的文件和记录 4、审核要点及常见的问题,1 标准的要求,5.3.1 对危害因素辨识 、风险评价和风险控制的策划,5.3.1 对危害因素辨识 、风险评价和风险控制的策划,组织应建立、实施和保持程序,用来确定其活动、产品或服务中能够控制或能够施加影响*的健康、安全与环境危害因素,以持续进行危害因素辨识 、风险评价和实施必要的风险控制和削减措施。,这些程序应包括但不限于:,a) 常规和非常规的活动;(正常和异常) b) 所有进入工作场所的人员(包括合同方人员和访问者)的活动;(现在) c) 工作场所的设施(无论由本组织还是由外界所提供);(现在)
24、d) 事故及潜在的危害和影响;(将来) e) 以往活动的遗留问题。(过去),5.3.1 对危害因素辨识 风险评价和风险控制的策划,组织在建立健康、安全与环境目标时,应考虑危害因素辨识、风险评价的结果和风险控制的效果。 组织应开发危害因素辨识、风险评价和风险控制的方法: a) 依据健康、安全与环境风险和影响的范围、性质和时限性进行确定,以确保该方法是主动性的而不是被动性的;,5.3.1 对危害因素辨识 风险评价和风险控制的策划,b) 规定风险分级,识别可通过风险管理措施来削减或控制的风险; c) 与运行经验和所采取的风险削减和控制措施的能力相适应; d) 为确定设施要求、识别培训需求和(或)开展
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